A integração com o Sage Business Cloud (UK) permite manter seus clientes sincronizados e oferece uma visão geral instantânea de quais faturas se tem para um contato sem sair do registro do contato no Capsule. Isso também simplifica muito a adição de novos contatos do Capsule ao Sage Business Cloud (UK) para quando desejar faturá-los.
Atualmente, a integração com o Sage Business Cloud está disponível apenas para usuários do Sage Business Cloud UK.
O que a integração com o Sage Business Cloud faz?
A integração do Capsule com o Sage adiciona automaticamente todos os seus contatos do Sage à sua conta do Capsule.
Todas as informações da fatura no Sage são resumidas no Capsule, incluindo:
- Datas de vencimento do pagamento.
- Pagamento ou não de uma fatura.
- Valores em atraso no registro do contato vinculado no Capsule.
Uma vez que a integração esteja configurada e funcionando, o Capsule continua atualizando o Sage com todas as alterações feitas nos registros de contato, portanto é preciso sempre tratar o Capsule como sua fonte de verdade; por exemplo, caso atualize um endereço no Capsule, o contato correspondente no Sage também será atualizado automaticamente.
Por fim, quando estiver pronto para emitir uma fatura, os novos contatos do Capsule também poderão ser facilmente adicionados ao Sage.
Como configurar a integração com o Sage Business Cloud
- No Capsule, acesse Configurações da contaIntegraçõesSage e clique no botão Configurar para configurar o Sage.
- Se utilizar equipas no Capsule para controlar o acesso às informações de contacto, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos Sage são adicionados.
- Clique no botão Conectar-se ao Sage Business Cloud Accounting. Agora, faça login no Sage para conceder ao Capsule acesso à sua conta do Sage. A integração já está funcionando.
Uma sincronização inicial ocorre do Sage para o Capsule, vinculando os contatos existentes do Capsule com os contatos correspondentes do Sage, bem como adicionando quaisquer contatos ainda não existentes no Capsule, conforme explicado here.
Se tiver um plano com funcionalidades de controlo de acesso - Pode definir uma equipa predefinida à qual todos os contactos Sage são adicionados durante a configuração da integração. Para alterar a equipa predefinida, terá de desativar e voltar a ativar a integração do Sage. Os contactos podem ser movidos para uma equipa diferente por utilizadores com acesso à equipa predefinida. Pode saber mais sobre como atribuir contactos a equipas aqui.
Observe que a integração do Sage Business Cloud no Capsule está disponível apenas para o Sage Business Cloud Accounting, não para o Payroll.
Como excluir faturas de fornecedores do Sage Business Cloud
Os fornecedores podem ser tratados de forma diferente dos clientes. Caso prefira não compartilhar faturas de fornecedores com seus usuários, será possível excluir a exibição das faturas deles no Capsule.
Acesse Configurações da contaIntegraçõesSage, marque a caixa Excluir faturas do fornecedor e clique em Salvar. Os contatos do fornecedor ainda serão exibidos no Capsule, mas suas faturas, não.
O que acontece durante a sincronização do Sage Business Cloud?
Há sincronizações regulares de 2 horas entre o Sage e o Capsule. Quando houver um novo contato do Sage, ele será carregado no Capsule. Neste ponto:
- Se o contato ainda não existir no Capsule, um novo será criado.
- Aqueles que podem ser combinados por nome serão automaticamente vinculados.
Como exportar contatos do Capsule para o Sage Business Cloud
Caso tenha um contato no Capsule que não exiba nenhuma informação do Sage e deseje que esse contato esteja no Sage, basta clicar em "Exportar para o Sage". Isso evita a necessidade de adicionar manualmente esse contato ao Sage para faturamento.
Quando um indivíduo está vinculado a uma organização no Capsule, espera-se que você esteja querendo faturar a organização, não o indivíduo. O Capsule exporta a organização, e o registro de pessoa do qual está exportando será tratado como o campo "Pessoa de contato" no Sage. Os campos a seguir são preenchidos no Sage com base no Capsule:
- Nome da organização
- Pessoa de contato (onde a exportação ocorre do registro da pessoa no Capsule)
- Endereço de e-mail principal
- Número de telefone principal
- Telefone celular
- Endereço principal
- Endereço postal
A integração substituirá os endereços do Sage pelos do Capsule. Caso o endereço no Sage esteja correto e o no Capsule esteja incorreto, será importante que o endereço no Capsule seja atualizado_antes_ de ativar a sincronização para evitar a perda das informações corretas.
Como excluir e gerenciar duplicatas com o age Business Cloud
A integração pode gerar duplicatas. Caso haja uma pequena diferença na ortografia de um contato entre o Capsule e o Sage, a sincronização tratará o cliente no Sage como novo e criará um contato duplicado no Capsule. Se forem criadas duplicatas acidentalmente, será possível mesclá-las seguindo as etapas here. Elas precisam ser mescladas exatamente com o mesmo nome armazenado no Sage, ou o Sage continuará a enviar o "novo" contato para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ocorrer tanto no Sage quanto no Capsule, nessa ordem. A exclusão de um contato no Capsule primeiro, sem excluir o contato no Sage, significa que o contato será adicionado ao Capsule novamente na próxima vez que a sincronização ocorrer. Por esse motivo, é importante excluir primeiro o contato no Sage e depois no Capsule.
Como utilizar o Sage Business Cloud como uma empresa B2B versus B2C
Ao lidar com pessoas para a integração com o Sage Business Cloud, dividimos os contatos em B2C (pessoas não associadas a uma organização) e contatos B2B (pessoas associadas a uma organização).
Ao exportar um contato B2C para o Sage Business Cloud, os detalhes da pessoa são exportados para o sistema de contabilidade. Esperamos que as faturas sejam emitidas para essa pessoa. Ao exportar um contato B2B, exportamos apenas os detalhes da organização. Isso ocorre porque, em um relacionamento B2B, as faturas quase sempre são emitidas para uma organização, não para uma pessoa.
Ao utilizar a opção Exportar para o Sage Business Cloud do registro de contato de uma pessoa, o nome e o sobrenome dela são usados no campo "Pessoa de contato" no Sage Business Cloud, e todos os outros detalhes adicionados ao Sage Business Cloud são da organização.