Integração com o Xero

O que a integração com o Xero faz?

Integrar o Capsule à sua conta Xero adicionará automaticamente todos os seus contatos pagantes do Xero à sua conta Capsule.

Todas as informações de faturas no Xero são resumidas no Capsule, incluindo:

• Datas de vencimento de pagamento,
• Se uma fatura foi paga
• Valores em atraso e orçamentos no registro de contato vinculado no Capsule.

Quando a integração estiver totalmente configurada e em execução, o Capsule continuará atualizando o Xero com quaisquer alterações que você fizer, de modo que você deve sempre tratar o Capsule como sua fonte de verdade, por exemplo, se você atualizar um endereço no Capsule, o Xero será atualizado automaticamente também.

Por fim, novos contatos do Capsule também podem ser facilmente adicionados ao Xero quando você estiver pronto para emitir uma fatura.

Configurando a integração com o Xero

Para configurar a integração com o Xero:

1. No Capsule, vá para Account SettingsIntegrationsXero e clique no botão para Configurar o Xero.
2. Escolha a opção para Ativar Integração. Você será perguntado como deseja lidar com as informações do fornecedor. Se você usa equipes no Capsule para controlar o acesso às informações de contato, pode selecionar uma equipe padrão à qual todos os contatos do Xero serão adicionados.
3. Clique em Conectar ao Xero para dar ao Capsule acesso à sua conta Xero. A integração já está ativa e em funcionamento.

É realizada uma sincronização inicial do Xero para o Capsule, carregando todas as informações atuais de pagamentos e faturas, além de adicionar quaisquer contatos que ainda não existam no Capsule; conforme explicado aqui.

Gerenciar fornecedores e faturas de fornecedores no Xero

As informações de fornecedores armazenadas no Xero podem ser confidenciais, por exemplo, pagamentos a diretores e funcionários ou outros fornecedores que não são conhecidos pela(s) sua(s) equipe(s). Durante a configuração, você decide se as informações de pagamento dos seus fornecedores serão compartilhadas no Capsule. Em Account SettingsIntegrationsXero.

• Selecione Não importar fornecedores do Xero para o Capsule se nenhuma informação de fornecedor for compartilhada.
• Selecione Importar fornecedor do Xero para o Capsule se estiver de acordo em compartilhar as informações.

Adicionar um link de um contato no Xero para o Capsule

Além disso, você pode criar um link no Xero que permite abrir facilmente, no Capsule, o contato correspondente ao contato do Xero. Essa é uma configuração única no Xero que torna muito simples navegar do Xero para o Capsule.

1. Dentro da sua conta Xero, clique no nome da sua organização no canto superior esquerdo e depois vá para SettingsCustom contact links
2. Em seguida, use o botão para Adicionar um link personalizado e insira 'Ver no Capsule' como o nome, e https://[your-subdomain].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID} como a definição do link.
3. Certifique-se de substituir [your-subdomain] pelo subdomínio da sua própria conta Capsule.
4. Clique em Salvar e pronto.

Agora você pode acessar um contato no Xero e encontrará um link para o Capsule no painel de detalhes do contato à direita.

Se você já conectou o Capsule ao Xero e alterar a configuração para não importar fornecedores, então quaisquer fornecedores existentes sincronizados com o Capsule permanecerão, mas nenhum novo fornecedor será sincronizado.

Se um contato for ao mesmo tempo cliente e fornecedor no Xero, o contato será sincronizado com o Capsule, mas as faturas de fornecedor não serão.

Funcionalidades da integração Capsule - Xero

O que acontece durante a sincronização?

Há sincronizações regulares de 2 horas entre o Xero e o Capsule. Quando um contato do Xero tiver pelo menos uma nova fatura autorizada (ou seja, a fatura não está em rascunho), esse contato será enviado para o Capsule. Isso significa que um contato pode ficar no Xero por algum tempo e só será transferido para o Capsule quando uma fatura for autorizada para esse contato pagar. Nesse momento:

• Se o contato ainda não existir no Capsule, um novo contato será criado
• Os que puderem ser correspondidos pelo nome serão vinculados automaticamente.

O que acontece com os contatos arquivados no Xero?

Durante a sincronização inicial, se você tiver um contato no Xero que esteja arquivado, elenãoserá adicionado ao Capsule. Isso acontece porque evitamos buscar atualizações para contatos arquivados.

Se você tiver a integração com o Xero configurada e, posteriormente, arquivar um contato do Xero que esteja vinculado a um contato do Capsule, o vínculo entre os respectivos registros será mantido, mas não traremos mais atualizações desse contato para o Capsule.

Como exportar contatos do Capsule para o Xero

Se você tiver um contato no Capsule que não exibe nenhuma informação do Xero e quiser esse contato no Xero, basta clicar em “Exportar para o Xero”. Isso evita ter que adicionar esse contato manualmente ao Xero para faturamento.

Quando uma pessoa está vinculada a uma organização no Capsule, presume-se que você deseja faturar a organização e não a pessoa física. O Capsule exporta a organização, e o registro da pessoa a partir do qual você está exportando será tratado como o campo ‘Pessoa Principal’ no Xero. Os seguintes campos são preenchidos no Xero a partir do Capsule:

• Nome da organização
• Pessoa principal (quando a exportação é feita a partir do registro da pessoa no Capsule)
• Primeiro endereço de e-mail
• Telefone [Trabalho]
• Telefone [Celular]
• Telefone [Direto]
• Telefone [Fax]
• Site/Redes sociais

Você pode ter armazenado vários endereços para um contato no Capsule e existem algumas regras sobre como esses endereços são enviados para o Xero:

A Endereço postal no Capsule preencherá o campo ‘Endereço postal’ no Xero. Se não houver um endereço postal no Capsule, então o primeiro endereço do contato será usado no campo ‘Endereço postal’ no Xero.

Um endereço comercial no Capsule sempre será colocado em “Endereço da rua” no Xero. Se não houver um endereço comercial no Capsule, o campo “Endereço da rua” no Xero ficará em branco.

Excluindo e gerenciando duplicatas com o Xero

Podem ocorrer duplicados devido à integração. Se houver uma pequena diferença na grafia de um contato entre o Capsule e o Xero, a sincronização tratará o cliente no Xero como novo e criará um contato duplicado no Capsule. Se duplicados forem criados por engano, você pode mesclá‑los seguindo as etapas aqui. Eles precisam ser mesclados com exatamente o mesmo nome que está armazenado no Xero, caso contrário o Xero continuará a enviar o contato “novo” para o Capsule.

Excluir um contato precisa ser feito tanto no Xero quanto no Capsule, nessa ordem. Excluir primeiro um contato no Capsule, sem excluí-lo no Xero, fará com que o contato seja adicionado novamente ao Capsule na próxima sincronização. Por isso, é importante excluir o contato no Xero e só depois excluí-lo no Capsule.

Usando o Xero em um negócio B2B vs B2C

Ao lidar com pessoas para a integração com o Xero, dividimos os contatos em contatos B2C (pessoas não associadas a uma organização) e contatos B2B (pessoas associadas a uma organização).

Ao exportar um contato B2C para o Xero, os dados da Pessoa são exportados para o sistema de contabilidade. Esperamos que as faturas sejam emitidas para essa pessoa. Ao exportar um contato B2B, exportamos apenas os dados da organização. Fazemos isso porque, em um relacionamento B2B, as faturas quase sempre são emitidas para uma organização em vez de para uma pessoa.

Quando você usa a opção Exportar para o Xero a partir do registro de contato de uma Pessoa, o primeiro e o último nome da Pessoa são usados no campo 'Contact Person' no Xero e todos os outros detalhes adicionados ao Xero serão da Organização.

Como desativar a integração com o Xero

Para desconectar a integração com o Xero:

1. Vá para Account SettingsIntegrationsXero e clique no botão para Configurar o Xero.
2. Clique para desativar a integração com o Xero e confirme.

Depois que a integração for desativada, qualquer histórico de faturas e links para o Xero deixará de ser exibido, mas os Contatos criados pela integração permanecerão no Capsule.