O que a integração do Xero faz?
A integração do Capsule com a sua conta do Xero adiciona automaticamente todos os seus contatos pagantes do Xero à sua conta do Capsule.
Todas as informações da fatura no Xero são resumidas no Capsule, incluindo:
- Datas de vencimento do pagamento.
- Pagamento ou não de uma fatura.
- Valores e cotações em atraso no registro do contato vinculado no Capsule.
Uma vez que a integração esteja configurada e funcionando, o Capsule continua atualizando o Xero com todas as alterações feitas, portanto é preciso sempre tratar o Capsule como sua fonte de verdade; por exemplo, caso atualize um endereço no Capsule, o Xero também será atualizado automaticamente.
Por fim, quando estiver pronto para emitir uma fatura, os novos contatos do Capsule também poderão ser facilmente adicionados ao Xero.
Como configurar a integração com o Xero
Etapas para configurar a integração com o Xero
A autenticação de dois fatores para todos os usuários é um requisito da integração com o Xero. Para poder configurar a integração com o Xero, é preciso ativar a Required Two Factor Authentication para sua conta ou usar o login único do Google ou da Microsoft.
Quando uma das opções acima estiver em vigor:
- No Capsule, acesse Configurações da contaIntegraçõesXero e clique no botão Configurar para configurar o Xero.
- Selecione a opção Ativar integração. Ser-lhe-á perguntado como gostaria de tratar as informações dos fornecedores. Se utilizar equipas no Capsule para controlar o acesso às informações de contacto, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos do Xero são adicionados.
- Clique em Ligar ao Xero para dar ao Capsule acesso à sua conta Xero. A integração já está funcionando.
Uma sincronização inicial é realizada do Xero para o Capsule, carregando todas as informações atuais de pagamento e fatura, bem como adicionando quaisquer contatos ainda não existentes no Capsule, conforme explicado here.
Se estiver num plano com funcionalidades de controlo de acesso - Pode definir uma equipa predefinida à qual todos os contactos Xero são adicionados durante a configuração da integração. Para alterar a equipa predefinida, terá de desativar e voltar a ativar a integração do Xero. Os contactos podem ser movidos para uma equipa diferente por utilizadores com acesso à equipa predefinida. Pode saber mais sobre como atribuir contactos a equipas aqui.
Gerir fornecedores Xero e facturas de fornecedores
As informações sobre fornecedores armazenadas no Xero podem ser sensíveis, por exemplo, pagamentos de directores e funcionários ou outros fornecedores não conhecidos pela(s) sua(s) equipa(s). Durante a configuração, decide se as informações de pagamento do seu fornecedor devem ser partilhadas no Capsule. Em Definições de contaIntegraçõesXero
- Seleccione Não importar fornecedores do Xero para o Capsule se não for necessário partilhar informações sobre fornecedores.
- Seleccione Importar fornecedor do Xero para o Capsule se pretender que a informação seja partilhada.
Como adicionar um link de um contato no Xero para o Capsule
Separadamente, é possível criar um link no Xero que lhe permita abrir com facilidade o contato correspondente de um contato do Xero no Capsule. Essa é uma configuração única no Xero que simplifica muito a navegação para o Capsule.
- Dentro de sua conta Xero, clique no nome de sua Organização no canto superior esquerdo e, em seguida, vá para ConfiguraçõesLinks de contato personalizados
- Em seguida, use o botão Adicionar um link personalizado e digite "Exibir no Capsule" como o nome e
https://[your-subdomain].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID}como a definição do link. - Certifique-se de substituir [seu-subdomínio] pelo subdomínio de sua própria conta do Capsule.
- Clique em Salvar e está tudo pronto.
Agora é possível acessar um contato no Xero e encontrar um link para o Capsule no painel de detalhes do contato à direita.
Embora esse link apareça em todos os contatos do Xero, ele só funcionará para contatos do Xero que estejam vinculados a um contato no Capsule. Se ele não tiver um contato correspondente, você verá uma página de erro no Capsule.
Gerir fornecedores Xero e facturas de fornecedores
As informações sobre fornecedores armazenadas no Xero podem ser sensíveis, por exemplo, pagamentos de directores e funcionários ou outros fornecedores não conhecidos pela(s) sua(s) equipa(s). Durante a configuração, decide se as informações de pagamento do seu fornecedor devem ser partilhadas no Capsule. Em Definições de contaIntegraçõesXero
- Seleccione Não importar fornecedores do Xero para o Capsule se não for necessário partilhar informações sobre fornecedores.
- Seleccione Importar fornecedor do Xero para o Capsule se pretender que a informação seja partilhada.
Se selecionar Importar fornecedores do Xero para o Capsule, será apresentada uma caixa de verificação que lhe permite selecionar se pretende que as facturas dos fornecedores sejam incluídas.
Recursos da integração do Capsule - Xero
O que acontece durante a sincronização?
Há sincronizações regulares de 2 horas entre o Xero e o Capsule. Quando um contato do Xero tiver pelo menos uma nova fatura autorizada (ou seja, a fatura não estiver em rascunho), esse contato será carregado no Capsule. Isso significa que um contato pode estar no Xero por algum tempo e só será transferido para o Capsule quando uma fatura for autorizada para o contato pagar. Neste ponto:
- Se o contato ainda não existir no Capsule, um novo será criado.
- Aqueles que podem ser combinados por nome serão automaticamente vinculados.
O que acontece com os contatos arquivados do Xero?
Durante a sincronização inicial, caso tenha um contato no Xero que esteja arquivado, ele não será adicionado ao Capsule. Isso ocorrerá porque evitamos obter atualizações para contatos arquivados.
Caso tenha a integração com o Xero configurada e depois arquive um contato do Xero que esteja vinculado a um contato do Capsule, o vínculo entre os registros correspondentes permanecerá em vigor, mas não puxaremos mais as atualizações desse contato para o Capsule.
Como exportar contatos do Capsule para o Xero
Caso tenha um contato no Capsule que não exiba nenhuma informação do Xero e deseje que esse contato esteja no Xero, basta clicar em "Exportar para o Xero". Isso evita a necessidade de adicionar manualmente esse contato ao Xero para faturamento.
Quando um indivíduo está vinculado a uma organização no Capsule, espera-se que você esteja querendo faturar a organização, não o indivíduo. O Capsule exporta a organização, e o registro de pessoa do qual está exportando será tratado como o campo "Pessoa principal" no Xero. Os campos a seguir são preenchidos no Xero com base no Capsule:
- Nome da organização
- Pessoa principal (onde a exportação ocorre do registro da pessoa no Capsule)
- Endereço de e-mail principal
- Telefone [Comercial]
- Telefone [Celular]
- Telefone [Direto]
- Telefone [Fax]
- Site/Rede social
Você pode ter armazenado vários endereços para um contato no Capsule, e há algumas regras sobre como os endereços passam para o Xero:
Um endereço postal no Capsule preencherá o "Endereço postal" no Xero. Se não houver um endereço postal no Capsule, será o primeiro endereço do contato a ser usado no campo "Endereço postal" no Xero.
Um Endereço comercial no Capsule sempre será inserido no "Endereço" no Xero. Se não houver um endereço comercial no Capsule, o "Endereço" no Xero será deixado em branco.
A integração substituirá os endereços do Xero pelos do Capsule. Caso o endereço no Xero esteja correto e o no Capsule esteja incorreto, será importante que o endereço no Capsule seja atualizado_antes_ de ativar a sincronização para evitar a perda das informações corretas.
Como excluir e gerenciar duplicatas com o Xero
A integração pode gerar duplicatas. Caso haja uma pequena diferença na ortografia de um contato entre o Capsule e o Xero, a sincronização tratará o cliente no Xero como novo e criará um contato duplicado no Capsule. Se forem criadas duplicatas acidentalmente, será possível mesclá-las seguindo as etapas here. Elas precisam ser mescladas exatamente com o mesmo nome armazenado no Xero, ou o Xero continuará a enviar o "novo" contato para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ocorrer tanto no Xero quanto no Capsule, nessa ordem. A exclusão de um contato no Capsule primeiro, sem excluir o contato no Xero, significa que o contato será adicionado ao Capsule novamente na próxima vez que a sincronização ocorrer. Por esse motivo, é importante excluir primeiro o contato no Xero e depois no Capsule.
Como utilizar o Xero como uma empresa B2B versus B2C
Ao lidar com pessoas para a integração com o Xero, dividimos os contatos em B2C (pessoas não associadas a uma organização) e contatos B2B (pessoas associadas a uma organização).
Ao exportar um contato B2C para o Xero, os detalhes da pessoa são exportados para o sistema de contabilidade. Esperamos que as faturas sejam emitidas para essa pessoa. Ao exportar um contato B2B, exportamos apenas os detalhes da organização. Isso ocorre porque, em um relacionamento B2B, as faturas quase sempre são emitidas para uma organização, não para uma pessoa.
Ao utilizar a opção Exportar para o Xero do registro de contato de uma pessoa, o nome e o sobrenome dela são usados no campo "Pessoa de contato" no Xero, e todos os outros detalhes adicionados ao Xero são da organização.
Como desativar a integração com o Xero
Para desativar a integração com o Xero:
- Acesse Configurações da contaIntegraçõesXero e clique no botão Configurar para configurar o Xero.
- Clique em Desativar integração do Xero e confirme.
Quando a integração for desativada, o histórico de faturas e os links para o Xero deixarão de ser exibidos, mas os contatos criados pela integração permanecerão no Capsule.