Qual é o objetivo de integrar o calendário do Outlook?
Conectando o Calendário do Outlook ao Capsule você obtém uma visão clara dos eventos futuros e passados dos seus Contatos, todos em um só lugar.
- Depois de conectado, os detalhes dos seus eventos do Outlook Calendar serão exibidos no Calendário e nos registros de contato dos participantes, incluindo:
- Próximos eventos agendados
- Eventos passados
- Descrição do evento
- Link direto para entrar em chamadas do Microsoft Teams
- Detalhes de outros participantes do evento e uma opção para adicioná-los como novos contatos no Capsule
- Opção para salvar o evento como uma atividade do Capsule
A integração com o calendário do Outlook não está disponível para assinaturas do Microsoft 365 fornecidas pela GoDaddy.
Você também verá seus compromissos do dia ao verificar o bloco do Outlook na página inicial. Ele exibirá todos os eventos futuros e passados desse dia.
Como configurar a integração do calendário do Outlook
Observe que só é possível conectar ou um calendário do Outlook ou um calendário do Google à sua conta Capsule, mas não ambos ao mesmo tempo. Essa configuração se aplica à conta inteira, portanto, se um usuário conectar um calendário do Outlook, nenhum usuário poderá conectar um calendário do Google, e vice-versa.
Para ver seus eventos do Calendário do Outlook no Capsule:
1. Vá para Minhas preferências > Calendário e feeds
2. Clique no botão Conectar ao Microsoft Outlook.
3. A página de login do Outlook será exibida; insira suas credenciais do Outlook.
4. Você será redirecionado para a sua conta Capsule, onde verá uma lista dos seus calendários para escolher na Etapa Dois seção. Use o menu suspenso nesta etapa para escolher o calendário específico que você deseja exibir no Capsule.
5. Confirme sua escolha de calendário.
6. A cápsula agora irá sincronizar seus eventos – isso pode levar alguns minutos, dependendo da quantidade de eventos.
Quando a sincronização estiver concluída, os eventos do calendário selecionado ficarão disponíveis para você e para os outros usuários da sua conta Capsule.
Cada usuário do Capsule precisará seguir as etapas acima para visualizar seus próprios eventos no Capsule. À medida que mais usuários conectarem seus calendários do Outlook, você terá uma visão mais ampla de todos os eventos que estão ocorrendo na sua organização para um contato.
Como exibir eventos do calendário do Outlook no Capsule
Depois de conectar um calendário do Outlook, você verá eventos futuros e passados dos seus contatos do Capsule na barra lateral ao visualizar um Contato. Com o cartão do calendário do Outlook recolhido, você verá uma prévia do seu próximo evento ou até 3 eventos de hoje. Clique em Ver mais eventos para expandir o cartão e exibir eventos futuros únicos e recorrentes.
Basta passar o cursor sobre um evento para ver todos os seus detalhes, incluindo horário, descrição e participantes.
Os próximos eventos serão exibidos por até dois anos no futuro, começando pelo próximo evento. Eventos passados serão mostrados retroativamente até outubro de 2020.
Quando você seleciona um evento futuro ou passado, verá a opção Registrar atividade. Você poderá acompanhar todo o trabalho realizado com um Contato durante a sua reunião e todos os resultados dessa reunião.
Você também pode participar de reuniões do Microsoft Teams diretamente a partir do evento exibido no Capsule. Para fazer isso, clique em Participar da reunião.
Mostrar eventos do Outlook no seu calendário do Capsule
Depois de conectar o seu calendário do Outlook, os seus eventos do Outlook passarão a aparecer na visualização de Calendário do Capsule. Isso inclui todos os eventos do calendário do Outlook que você conectou.
Para ver esses eventos, vá até Calendário no menu superior e altere o filtro de tipo de evento para Meus eventos. Isso exibirá eventos do seu Capsule e dos calendários do Outlook conectados.
Coisas a ter em mente:
- Você pode visualizar eventos do Outlook no Capsule, mas não pode editá-los.Para fazer alterações, você precisará atualizar o evento no Outlook.
- Seus eventos do Outlook são visíveis apenas para você na visualização de calendário do Capsule.
- Outros usuários ainda podem ver seus eventos do Outlook nos registros de contato.
- Você pode participar de reuniões do Microsoft Teams diretamente na visualização de Calendário, clicando no botão Participar da reunião.
Onde os eventos do Outlook serão exibidos?
Os eventos do calendário do Outlook serão exibidos na barra lateral para qualquer contato do Capsule associado ao evento. O Capsule vincula eventos do calendário do Outlook aos seus contatos usando o endereço de e-mail: se o endereço de e-mail de qualquer um dos participantes do seu evento corresponder a um contato do Capsule, então os eventos serão colocados na pasta desse contato na barra lateral. Se esse contato for membro de uma organização, o evento também aparecerá na barra lateral da Organização.
Os eventos agendados para uma organização são exibidos apenas no registro da organização e no registro do usuário vinculado no Capsule.
Como os tipos de eventos do Calendário do Outlook são exibidos no Capsule
Eventos recorrentes- Você pode identificar eventos recorrentes na barra lateral procurando pelo ícone de repetição. Serão exibidos eventos recorrentes de até dois anos.
Eventos privados- Eventos privados são destacados com o ícone de cadeado. Apenas usuários que têm acesso ao Contato, que são adicionados como participantes a um evento privado no Outlooke que têm o calendário conectadoverão esse evento na pasta do Contato.
- Eventos de dia inteiro -Os eventos de dia inteiro são incluídos na seção de eventos do contato, indicados por uma linha branca em vez de uma linha azul à esquerda do evento.
Editar ou excluir eventos do Outlook
Se você perceber que precisa fazer alterações nos seus eventos, como adicionar participantes ou mudar o horário de início, ainda será necessário editá-los no Outlook. A integração detectará suas novas alterações e as enviará para o Capsule, onde serão atualizadas e exibidas no registro do contato.
Registo de atividades com integração com o Outlook
Salvar os detalhes dos seus eventos do Outlook no Capsule é simples. Quando você passar o cursor sobre um evento, verá a opção Salvar atividade. O evento será salvo no Capsule usando o tipo de atividade padrão Reunião (isso pode ser alterado para o tipo de atividade de sua preferência).
Ao registrar um evento, você verá que todos os detalhes do evento já estarão preenchidos para você, incluindo a data e a hora, bem como a descrição do evento. A partir daí, você pode adicionar suas próprias anotações da reunião, ajudando a fornecer para você e sua equipe um relato claro do que exatamente aconteceu durante a reunião.
Relate os seus eventos registrados
Se você registrou uma atividade para o seu evento do Outlook, ela será incluída no relatório de atividades do Capsule Relatório de Atividades. Todos os eventos que você registrar no Capsule serão gravados como uma Reunião no Relatório de Atividades, a menos que outro tipo de atividade tenha sido selecionado.
A data do evento do Outlook no relatório será baseada na data em que a atividade foi registrada, e não na data em que o evento ocorreu.
Página de configurações da conta
Os administradores da conta poderão visualizar a página de integração com o Outlook Calendar a partir da página Configurações da conta. Esta seção mostra quais usuários conectaram um calendário ao Capsule. Ela também mostra a qual calendário estão conectados no momento e quando foi a última conexão. Se um usuário tiver problemas com o calendário, os administradores poderão desconectar manualmente o calendário desse usuário para que ele possa reconectá‑lo.
