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Integración con el calendario de Microsoft Outlook

¿Qué hace la integración con el calendario de Outlook?

Conectar el calendario de Outlook con Capsule proporciona una vista clara de la agenda con los eventos próximos y pasados de tus contactos en un solo lugar.

Una vez conectado, los detalles de tus eventos del calendario de Outlook se mostrarán en los registros de contacto de los asistentes, entre ellos:

  • Eventos próximos programados
  • Eventos pasados
  • Descripción del evento
  • Vínculo directo para unirse a llamadas de Microsoft Teams
  • Detalles de otros asistentes del evento y una opción para agregarlos como contactos nuevos en Capsule
  • Opción para registrar el evento como una actividad de Capsule
Vista general de la barra lateral del calendario de Outlook en Capsule

También verás tu grupo de eventos de hoy al ver la ficha de Outlook en la página de inicio. Esto mostrará todos los eventos próximos y pasados de ese día.

Vista general de la integración del calendario de Outlook en la página de inicio

Cómo configurar la integración con el calendario de Outlook

Para ver tus eventos del calendario de Outlook dentro de Capsule:

  1. Ve a Mis preferencias > Calendario y canales
  2. Haz clic en el botón Conectar con Microsoft Outlook.
    El calendario seleccionado se muestra seguido del botón de confirmación para activar la sincronización del calendario
  3. Aparecerá la página para iniciar sesión en Outlook, introduce tus credenciales de Outlook.
  4. Te mandarán de regreso a tu cuenta de Capsule, donde verás una lista de tus calendarios para elegir en el paso dos. Usa la opción de lista desplegable en este paso para elegir el calendario específico que te gustaría que se mostrara en Capsule.
     El calendario seleccionado aparece seguido del botón de confirmación para activar la sincronización del calendario
  5. Confirma tu elección del calendario.
  6. Capsule sincronizará tus eventos; esto puede tomar un par de minutos dependiendo del número de eventos.
    El calendario seleccionado se muestra seguido del botón de confirmación para activar la sincronización del calendario

Cuando la sincronización termine, los eventos del calendario elegido estarán disponibles para ti y para otros usuarios en tu cuenta de Capsule.

Cómo ver eventos del calendario de Outlook en Capsule

Una vez que hayas conectado un calendario de Outlook, verás los eventos próximos y pasados de tus contactos de Capsule en la barra lateral cuando veas a un contacto. Con la tarjeta colapsada del calendario de Outlook tendrás una vista previa de tu siguiente evento próximo o hasta 3 de los eventos del día en curso. Haz clic en Ver más eventos para expandir la tarjeta y mostrar próximos eventos únicos o en repetición.

Simplemente pasa el cursor sobre un evento para ver todos los detalles del evento, incluyendo la hora, descripción y asistentes del evento.

Al seleccionar un evento próximo o pasado, verás la opción de Registrar actividad. Podrás hacer un seguimiento de todo el trabajo que se ha llevado a cabo con un contacto durante tu reunión y de todos los resultados de la reunión.

También puedes unirte a reuniones en Microsoft Teams directamente desde el evento que se muestra en Capsule. Eso se logra haciendo clic en el botón Unirse a la reunión.

Botón de unirse a la reunión al pasar el cursor sobre un evento que tiene un vínculo a una reunión asociada de Zoom o Teams

¿Dónde se mostrarán los eventos de Outlook?

Los eventos del calendario de Outlook se mostrarán en la barra lateral de todos los contactos de Capsule asociado con el evento. Capsule agrega los eventos del calendario de Outlook a tus contactos usando sus direcciones de correo electrónico; si la dirección de correo electrónico de uno de los asistentes del evento coincide con un contacto de Capsule, los eventos se colocan en el registro del contacto en la barra lateral. Si ese contacto es miembro de una organización, el evento también se mostrará en la barra lateral de la organización.

Los eventos programados para una organización solo se muestran en el registro vinculado a la organización y al usuario en Capsule.

Cómo se muestran en Capsule los tipos de eventos del calendario de Outlook

Eventos en repetición: Puedes identificar los eventos en repetición en la barra lateral al buscar el icono de repetición. Se mostrarán hasta dos años de eventos en repetición.

Eventos privados: Los eventos privados se resaltan usando el icono de candado. Solo los usuarios con acceso al contacto, que se agregan como asistentes a un evento privado en Outlook** y que tienen su calendario conectado**, verán ese evento en el registro del contacto.

  • Eventos de todo el día: Los eventos de todo el día se incluyen en la sección de eventos del contacto, indicados con una línea blanca en lugar de una línea azul, a la izquierda del evento.

Editar o eliminar eventos de Outlook

Si notas que debes hacer ajustes en tus eventos, como agregar asistentes o cambiar la hora de inicio, deberás editarlos en Outlook. La integración notará tus nuevos cambios y los agregará a Capsule, donde se actualizarán y se mostrarán en el registro del contacto.

Registrar una actividad con la integración de Outlook

Registrar detalles de tus eventos de Outlook en Capsule es sencillo. Al pasar el cursor sobre un evento, verás la opción de Registrar actividad. El evento se registrará en Capsule usando el tipo de actividad de reunión predeterminado (esto puede ajustarse a tu tipo de actividad preferido).

Al registrar un evento verás que todos los detalles del evento se llenan solos, incluyendo la fecha y hora, junto con la descripción del evento. Desde aquí puedes agregar tus propias notas de la reunión, ayudando a proporcionarte a ti y a tu equipo un registro claro de lo que sucedió exactamente durante la reunión.

Al pasar el cursor sobre un evento, habrá un botón para registrar actividad en la casilla del evento.

Informes de tus eventos registrados

Si has registrado una actividad para tu evento de Outlook, esto aparecerá en los Informes de actividad de Capsule. Cualquier evento que registres en Capsule se registrará contigo como una Reunión en los Informes de la actividad, a menos que se haya seleccionado un tipo de actividad diferente.

Pasar el cursor sobre una actividad terminada por el tipo de gráfica en la sección de informes de Capsule

Página de configuración de la cuenta

Los administradores de la cuenta podrán ver la página de integración del calendario de Outlook desde la página de Configuración de la cuenta. Esta sección muestra cuáles usuarios han conectado un calendario a Capsule. También indicará a cuál calendario están conectados actualmente y cuándo se conectaron por última vez. Si el usuario tiene problemas con su calendario, los administradores podrán desconectar su calendario manualmente para que ese usuario pueda reconectarse.

Vista general de calendarios conectados