La integración con Wave te permite mantener sincronizados los datos de tus clientes y consultar al instante qué facturas tienes asociadas a un contacto, sin necesidad de salir de Capsule. Cuando quieras empezar a facturar a tus contactos, la integración también agiliza y simplifica el proceso de añadir nuevos contactos de Capsule a Wave.
Esta integración está disponible para los clientes del plan Pro de Wave en Estados Unidos y Canadá.
¿Qué hace la integración con Wave?
Al integrar Capsule con Wave, todos los contactos de Wave se añadirán automáticamente a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas de Wave se resume en Capsule, incluidos:
- El importe total de las facturas pagadas o pendientes
- Fechas de vencimiento de los pagos
- Si se ha pagado una factura
- Facturas vencidas en el registro de contacto vinculado en Capsule
Una vez conectada la integración, Capsule seguirá actualizando Wave con cualquier cambio que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes considerar Capsule como tu fuente de información fiable; por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en Wave también se actualizará automáticamente.
Por último, también puedes añadir fácilmente nuevos contactos de Capsule a Wave cuando estés listo para emitir una factura. Obtén más información sobre cómo exportar de Capsule a Wave en esta sección.
Cómo configurar la integración con Wave
Si aún no tienes una cuenta de Wave, regístrate ahora en Wave
Para configurar la integración, deberá tener permisos de administrador tanto en Capsule como en Wave.
- En Capsule, ve a Configuración de la cuenta > Integraciones
- Haz clic en el botón para configurar Wave
- Elige la opción para Habilitar la integración. Si utilizas Equipos en Capsule para controlar el acceso a la información de los contactos, puedes seleccionar un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Wave.
- Haz clic en Conectar con Wave
- Se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Wave. Después, elige la cuenta que quieras vincular y haz clic en Permitir acceso para que Capsule pueda acceder a tu cuenta de Wave. La integración ya está en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial de Wave a Capsule, vinculando los contactos existentes de Capsule con sus contactos correspondientes de Wave. También se añaden los contactos que aún no existen en Capsule.
¿Qué ocurre durante la sincronización de Wave?
Si creas un nuevo cliente en Wave sin añadirlo primero a Capsule, se añadirá a Capsule durante la siguiente sincronización programada, que se ejecuta aproximadamente cada dos horas. También puedes iniciar una actualización en cualquier momento seleccionando Sincronizar ahora en la página de configuración de Wave en Capsule (Configuración de la cuenta > Integraciones).
Los clientes de Wave se crearán como una persona y una organización vinculada en Capsule, o simplemente como una organización. Ambos casos se detallan a continuación:
- Si el cliente de Wave tiene nombre y apellidos, todos los datos del «Contacto principal» (incluidos los campos de nombre, apellidos, correo electrónico y teléfono) se añadirán a una Persona. Todos los demás datos se almacenarán en una Organización vinculada.
- Si el cliente de Wave no tiene nombre ni apellido, Capsule solo creará una organización con todos los datos. Esto incluye los campos de teléfono y correo electrónico.
Como Capsule es la fuente de referencia, los cambios realizados en Capsule actualizarán el cliente de Wave:
- Para los contactos en los que la opción 1 anterior sea verdadera - los cambios realizados en Capsule en los campos de nombre, apellidos, correo electrónico y teléfono de la persona se reflejarán en el cliente de Wave. Las actualizaciones de esos mismos campos en la organización no se reflejarán en Wave.
- Para los contactos en los que la opción 2 anterior sea verdadera - todos los cambios realizados en Capsule se reflejarán en Wave.
Exportar contactos de Capsule a Wave
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de Wave y quieres añadirlo a Wave, simplemente haz clic en Exportar a Wave en el panel de integración. Así no tendrás que añadir manualmente este contacto a Wave para facturarlo.
El contacto se añadirá a Wave independientemente del tipo de contacto de Capsule (persona u organización):
- Si exportas una persona vinculada a una organización, el nombre y los apellidos de esa persona también se exportarán a Wave.
- Si exportas una organización con personas vinculadas, la integración solo creará un cliente de Wave para la organización. No se exportará ningún dato de las personas vinculadas.
Eliminar y gestionar duplicados con Wave
Pueden producirse duplicados debido a la integración. Si hay una ligera diferencia en la ortografía del nombre de un contacto entre Capsule y Wave, la sincronización considerará que el cliente de Wave es nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados por accidente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Deben fusionarse usando exactamente el mismo nombre que figura en Wave; de lo contrario, Wave seguirá enviando el contacto «nuevo» a Capsule.
Eliminar un contacto debe hacerse tanto en Wave como en Capsule, en ese orden. Si se elimina primero un contacto en Capsule sin eliminarlo en Wave, el contacto volverá a añadirse a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por este motivo, es importante eliminar el contacto en Wave y después eliminarlo en Capsule.
Uso de Wave como empresa B2B frente a B2C
Wave solo admite registros de organizaciones (que en Wave se definen como clientes). Esto se debe a que no almacena los contactos como personas individuales:
- Todos los contactos exportados de Capsule a Wave se crearán como clientes. Obtén más información en la sección sobre cómo exportar contactos a Wave.
- Los contactos importados de Wave a Capsule aparecerán como Personas y Organizaciones vinculadas, o solo como una Organización, según determinados criterios. Obtén más información en la sección Sincronización con Wave.
Esto garantiza que las facturas en Wave estén siempre vinculadas a un cliente, independientemente de si el contacto original en Capsule era una empresa (B2B) o un particular (B2C).
Cómo desactivar la integración con Wave
Para desconectar la integración con Wave:
- En Capsule, un administrador deberá ir a Configuración de la cuenta > Integraciones
- Junto a la integración de Wave, selecciona Administrar
- Haz clic en Deshabilitar integración y confirma.
Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a Wave, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.
