La integración con KashFlow te permite mantener sincronizados tus clientes y consultar al instante qué facturas tienes asociadas a un contacto sin salir de su ficha en Capsule. Además, hace que sea muy sencillo añadir nuevos contactos de Capsule a KashFlow cuando quieras empezar a facturarles.
¿Qué hace la integración con KashFlow?
Al integrar Capsule con KashFlow, todos tus contactos de KashFlow se añadirán automáticamente a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas de KashFlow se resume en Capsule, incluidos:
- Fechas de vencimiento de los pagos,
- Si se ha pagado una factura
- Importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integración esté configurada y funcionando, Capsule seguirá actualizando KashFlow con cualquier cambio que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes considerar Capsule como tu fuente de información fiable; por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en KashFlow también se actualizará automáticamente.
Por último, también puedes añadir fácilmente nuevos contactos de Capsule a KashFlow cuando estés listo para emitir una factura.
Cómo configurar la integración con KashFlow
Si aún no tienes una cuenta de KashFlow, regístrate ahora en kashflow.com.
Antes de poder habilitar la integración en Capsule, debes asegurarte de que el acceso a la API esté habilitado en tu cuenta de KashFlow. Para ello:
En la nueva interfaz de usuario de KashFlow:
- Inicia sesión en KashFlow y haz clic en Aplicaciones en la barra lateral
- Haz clic en el botón «Configuración de la API» situado en la esquina superior derecha
- Marque la casilla Habilitado y use el botón Actualizar para guardar los cambios.
En la antigua interfaz de usuario de KashFlow:
- Inicia sesión en KashFlow y ve a Configuración > Configuración de la API
- Marca la casilla Habilitar la API para mi cuenta de KashFlow y desmarca la casilla Permitir únicamente que determinadas direcciones IP accedan a mi cuenta a través de la API.
- Guardar los cambios
Una vez hecho esto, es hora de configurar la integración en Capsule.
- Ir a Account SettingsIntegrationsKashFlow
- Elige la opción para Activar la integración. Si utilizas equipos en Capsule para controlar el acceso a la información de contacto, puedes seleccionar un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Kashflow.
- Introduce tus datos de inicio de sesión de KashFlow para permitir que Capsule acceda a tu cuenta de KashFlow y haz clic en Habilitar integración. La integración ya está en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial de KashFlow a Capsule, vinculando los contactos existentes en Capsule con sus contactos correspondientes en KashFlow, además de añadir los contactos que aún no existan en Capsule, tal como se explica aquí.
Si tienes un plan con funciones de control de acceso - Puedes establecer un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Kashflow durante la configuración de la integración. Para cambiar el equipo predeterminado, tendrás que desactivar y volver a activar la integración de Kashflow. Los usuarios con acceso al equipo predeterminado pueden mover los contactos a otro equipo. Puedes obtener más información sobre cómo asignar contactos a equipos aquí.
Excluyendo las facturas de proveedores de KashFlow
Los proveedores pueden recibir un trato diferente al de los clientes. Si prefieres no compartir las facturas de los proveedores con tus usuarios, puedes optar por excluirlas para que no se muestren en Capsule.
Ve a Account SettingsIntegrationsKashFlowSettings, marca la casilla para excluir las facturas de proveedores y haz clic en Guardar. Los contactos de proveedores seguirán apareciendo en Capsule, pero sus facturas no.
¿Qué ocurre durante la sincronización con KashFlow?
KashFlow y Capsule se sincronizan periódicamente cada 2 horas. Cuando haya un nuevo contacto en KashFlow, este se cargará en Capsule. En ese momento:
- Si el contacto aún no existe en Capsule, se creará uno nuevo
- Los que puedan coincidir por nombre se vincularán automáticamente.
Exportar contactos de Capsule a KashFlow
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de KashFlow y quieres añadirlo a KashFlow, simplemente haz clic en «Exportar a KashFlow». Así no tendrás que añadir manualmente este contacto a KashFlow para facturarlo.
Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se entiende que desea facturar a la organización, no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de la persona desde el que realiza la exportación se utilizará en el campo «Persona de contacto» de KashFlow. Los siguientes campos de KashFlow se rellenan con datos de Capsule:
- Nombre de la organización
- Persona de contacto (cuando la exportación se realiza desde el registro de la persona en Capsule)
- Primera dirección de correo electrónico
- Teléfono
- Teléfono [Fax]
- Teléfono [móvil]
- Sitio web
- Primera dirección
La integración sobrescribirá las direcciones de KashFlow con las de Capsule. Si la dirección de KashFlow es correcta y la de Capsule es incorrecta, es importante actualizar la dirección de Capsule antes de activar la sincronización para evitar perder la información correcta.
Eliminar y gestionar duplicados con KashFlow
Pueden producirse duplicados debido a la integración. Si hay una ligera diferencia en la ortografía del nombre de un contacto entre Capsule y KashFlow, la sincronización tratará al cliente de KashFlow como nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puede fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Deben fusionarse usando exactamente el mismo nombre que figura en KashFlow; de lo contrario, KashFlow seguirá enviando el contacto «nuevo» a Capsule.
Eliminar un contacto debe hacerse tanto en KashFlow como en Capsule, en ese orden. Si se elimina primero un contacto en Capsule sin eliminarlo en KashFlow, el contacto volverá a añadirse a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por este motivo, es importante eliminar primero el contacto en KashFlow y después en Capsule.
Contactos de proveedores y clientes en KashFlow pueden configurarse con el mismo nombre. Sin embargo, Capsule exige que cada registro de organización tenga un nombre único, por lo que, al activar la integración de KashFlow en Capsule, solo uno de los duplicados se creará o sincronizará con Capsule. En esta situación, recomendamos cambiar el nombre de uno de los duplicados en KashFlow para garantizar que cada uno tenga un nombre único y, por tanto, se sincronice correctamente.
Uso de KashFlow como empresa B2B frente a B2C
Al gestionar personas en la integración con KashFlow, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no vinculadas a una organización) y contactos B2B (personas vinculadas a una organización).
Al exportar un contacto B2C a KashFlow, los datos de la persona se exportan al sistema contable, ya que se prevé que las facturas se emitan a su nombre. Al exportar un contacto B2B, solo se exportan los datos de la organización. Esto se debe a que, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a nombre de una organización y no de una persona.
Cuando utilice la opción Exportar a KashFlow desde el registro de contacto de una persona, el nombre y los apellidos de dicha persona se incluirán en el campo «Persona de contacto» de KashFlow, mientras que el resto de los datos añadidos a KashFlow procederán de la organización.
Cómo desactivar la integración con Kashflow
Para desconectar la integración con Kashflow:
- Ve a Account SettingsIntegrationsKashFlow y haz clic en el botón para Administrar Kashflow.
- Haz clic para deshabilitar la integración y confirma.
Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a Kashflow, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.