ĀæQuĆ© hace la integraciĆ³n con Xero?
Al integrar Capsule a tu cuenta de Xero, todos tus contactos de pago de Xero se agregarƔn automƔticamente a tu cuenta de Capsule.
Toda la informaciĆ³n de las facturas de Xero se resume en Capsule, por ejemplo:
- Las fechas de vencimiento de los pagos
- Si se ha pagado una factura
- Las cotizaciones e importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integraciĆ³n estĆ© configurada y funcionando, Capsule seguirĆ” actualizando Xero con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar a Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una direcciĆ³n en Capsule, el contacto correspondiente en Xero tambiĆ©n se actualizarĆ” automĆ”ticamente.
Por Ćŗltimo, los nuevos contactos de Capsule tambiĆ©n pueden agregarse fĆ”cilmente a Xero cuando estĆ©s listo para emitir una factura.
ConfiguraciĆ³n de la integraciĆ³n con Xero
Pasos para configurar la integraciĆ³n con Xero
La autenticaciĆ³n de dos factores para todos los usuarios es un requisito de la integraciĆ³n con Xero. Debes activar la autenticaciĆ³n de dos factores requerida para tu cuenta o usarla con el inicio de sesiĆ³n Ćŗnico a Google o Microsoft antes de poder configurar la integraciĆ³n con Xero.
Una vez que hagas uno de los pasos anteriores:
- En Capsule, ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesXero y haz clic en el botĆ³n para Configurar Xero.
- Selecciona la opciĆ³n Activar la integraciĆ³n. Se le preguntarĆ” cĆ³mo desea tratar la informaciĆ³n de los proveedores. Si utiliza equipos en Capsule para controlar el acceso a la informaciĆ³n de los contactos, puede seleccionar un equipo predeterminado al que se aƱadirĆ”n todos los contactos de Xero.
- Haga clic en Conectar con Xero para dar acceso a Capsule a su cuenta Xero. La integraciĆ³n ya estĆ” en funcionamiento.
Se realiza una sincronizaciĆ³n inicial de Xero a Capsule en la que se carga toda la informaciĆ³n actual de pagos y facturas, ademĆ”s de agregar cualquier contacto que aĆŗn no exista en Capsule, como se explica aquĆ.
Si dispone de un plan con funciones de control de acceso, puede establecer un equipo predeterminado al que se aƱadirĆ”n todos los contactos de Xero durante la configuraciĆ³n de la integraciĆ³n. Para cambiar el equipo por defecto tendrĆ”s que desactivar y volver a activar la integraciĆ³n con Xero. Los contactos pueden ser movidos a un equipo diferente por usuarios con acceso al equipo por defecto. Puedes obtener mĆ”s informaciĆ³n sobre cĆ³mo asignar contactos a equipos aquĆ.
GestiĆ³n de proveedores y facturas de proveedores de Xero
La informaciĆ³n de proveedores almacenada en Xero puede ser sensible, por ejemplo, pagos de directores y personal u otros proveedores no conocidos por su equipo o equipos. Durante la configuraciĆ³n, usted decide si la informaciĆ³n de pago de sus proveedores se compartirĆ” en Capsule. En ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesXero.
-
Seleccione No importar proveedores de Xero a Capsule si no se va a compartir informaciĆ³n de proveedores.
-
Seleccione Importar proveedor de Xero a Capsule si estĆ” de acuerdo con que se comparta la informaciĆ³n.
Agregar un vĆnculo de un contacto de Xero a Capsule
Por separado, puedes crear un vĆnculo en Xero que te permita abrir fĆ”cilmente un contacto en Xero que corresponda a un contacto en Capsule. Esta es una configuraciĆ³n de una sola vez en Xero que hace que sea muy sencillo navegar de Xero a Capsule.
- Dentro de tu cuenta de Xero, haz clic en el nombre de tu organizaciĆ³n en la esquina superior izquierda y despuĆ©s ve a ConfiguraciĆ³n VĆnculos de contactos personalizados.
- DespuĆ©s, usa el botĆ³n para Agregar un vĆnculo personalizado y escribe āVer en Capsuleā como nombre, y
https://[tu-subdominio].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID}en la definiciĆ³n del vĆnculo. - AsegĆŗrate de sustituir [tu-subdominio] por tu propio subdominio de tu cuenta de Capsule.
- Haz clic en Guardar y ya estĆ”.
Ahora puedes ir a un contacto en Xero y encontrarĆ”s un vĆnculo a Capsule en el panel de detalles del contacto de la derecha.
Aunque este enlace aparecerĆ” en todos los contactos de Xero, sĆ³lo funcionarĆ” para los contactos de Xero que estĆ©n vinculados a un contacto en Capsule. Si no tiene un contacto correspondiente, aparecerĆ” una pĆ”gina de error en Capsule.
GestiĆ³n de proveedores y facturas de proveedores de Xero
La informaciĆ³n de proveedores almacenada en Xero puede ser sensible, por ejemplo, pagos de directores y personal u otros proveedores no conocidos por su equipo o equipos. Durante la configuraciĆ³n, usted decide si la informaciĆ³n de pago de sus proveedores se compartirĆ” en Capsule. En ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesXero.
-
Seleccione No importar proveedores de Xero a Capsule si no se va a compartir informaciĆ³n de proveedores.
-
Seleccione Importar proveedor de Xero a Capsule si estĆ” de acuerdo con que se comparta la informaciĆ³n.
Si selecciona Importar proveedores de Xero a Capsule se mostrarĆ” una casilla de verificaciĆ³n que le permitirĆ” seleccionar si desea que se incluyan las facturas de los proveedores.
Funciones de la integraciĆ³n de Capsule con Xero
ĀæQuĆ© ocurre durante la sincronizaciĆ³n?
Hay sincronizaciones regulares de 2 horas entre Xero y Capsule. Cuando un contacto de Xero tiene por lo menos una nueva factura autorizada (es decir, que la factura no es un borrador), este contacto se cargarĆ” en Capsule. Esto significa que un contacto puede estar en Xero por un tiempo y sĆ³lo se pasarĆ” a Capsule cuando se autorice una factura que el contacto pagarĆ”. En este punto:
- Si el contacto aĆŗn no existe como tal en Capsule, el sistema lo crearĆ”.
- Los que coincidan por el nombre, se vincularƔn automƔticamente.
ĀæQuĆ© ocurre con los contactos de Xero archivados?
Durante la sincronizaciĆ³n inicial, si tienes un contacto en Xero que estĆ” archivado, Ć©ste no se agregarĆ” a Capsule. Esto se debe a que evitamos hacer actualizaciones de contactos archivados.
Si tienes configurada la integraciĆ³n con Xero y despuĆ©s archivas un contacto de Xero que estĆ© vinculado a un contacto de Capsule, el vĆnculo entre los registros correspondientes se mantiene, pero ya no habrĆ” actualizaciones para ese contacto en Capsule.
CĆ³mo exportar contactos de Capsule a Xero
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna informaciĆ³n de Xero, y quieres este contacto en Xero, simplemente haz clic en āExportar a Xeroā. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a Xero para la facturaciĆ³n.
Cuando una persona estĆ” vinculada a una organizaciĆ³n en Capsule, se supone que quieres facturar a la organizaciĆ³n y no a la persona. Capsule exporta la organizaciĆ³n, y el registro de persona desde el que se exporta se tratarĆ” como el campo de āPersona principalā en Xero. Los siguientes campos se llenan en Xero con los datos de Capsule:
- Nombre de la organizaciĆ³n
- Persona principal (cuando se exporta desde el registro de la persona en Capsule)
- Primera direcciĆ³n de correo electrĆ³nico
- TelƩfono [del trabajo]
- TelĆ©fono [mĆ³vil]
- TelƩfono [directo]
- TelƩfono [fax]
- Sitio web/Red social
Es posible que tengas un contacto con varias direcciones guardadas en Capsule, y hay algunas reglas sobre cĆ³mo pasan las direcciones hacia Xero:
Una direcciĆ³n postal en Capsule se transferirĆ” al campo āDirecciĆ³n postalā de Xero. Si no hay una direcciĆ³n postal en Capsule, entonces se usarĆ” la primera direcciĆ³n del contacto para el campo āDirecciĆ³n postalā en Xero.
Una direcciĆ³n de la oficina en Capsule siempre se transferirĆ” al campo āDomicilioā en Xero. Si no hay direcciĆ³n de oficina en Capsule, el campo de āDomicilioā en Xero se dejarĆ” en blanco.
La integraciĆ³n sobrescribirĆ” las direcciones en Xero con las de Capsule. Si la direcciĆ³n en Xero es correcta y la direcciĆ³n en Capsule es incorrecta, es importante actualizar la direcciĆ³n en Capsule antes de activar la sincronizaciĆ³n para evitar perder la informaciĆ³n correcta.
Eliminar y gestionar duplicados con Xero
Puede haber duplicados debido a la integraciĆ³n. Si hay una ligera diferencia en la forma de escribir el nombre de un contacto en Capsule y Xero, la sincronizaciĆ³n tratarĆ” al cliente en Xero como nuevo y crearĆ” un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquĆ. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en Xero, o Xero seguirĆ” enviando el ānuevoā contacto a Capsule.
La eliminaciĆ³n de un contacto tiene que producirse tanto en Xero como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en Xero, harĆ” que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la prĆ³xima vez que se realice la sincronizaciĆ³n. Por eso es importante eliminar el contacto en Xero y luego eliminarlo en Capsule.
Utilizar Xero en negocios B2B comparado con los B2C
Al tratar con personas para la integraciĆ³n de Xero, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organizaciĆ³n) y contactos B2B (personas asociadas a una organizaciĆ³n).
Al exportar un contacto B2C a Xero, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Estamos esperando que se expidan las facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organizaciĆ³n. Hacemos esto porque, en una relaciĆ³n B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organizaciĆ³n en lugar de una persona.
Cuando se utiliza la opciĆ³n de Exportar a Xero en el registro de contacto de una persona, el nombre y los apellidos de la persona se utilizan en el campo āPersona de contactoā en Xero y todos los demĆ”s detalles agregados a Xero serĆ”n de la organizaciĆ³n.
CĆ³mo desactivar la integraciĆ³n con Xero
Para desconectar la integraciĆ³n con Xero:
- Ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesXero y haz clic en el botĆ³n para Configurar Xero.
- Haz clic en Desactivar la integraciĆ³n con Xero y confirma.
Una vez desactivada la integraciĆ³n, dejarĆ”n de mostrarse el historial de facturas y los vĆnculos a Xero, pero los contactos creados por la integraciĆ³n permanecerĆ”n en Capsule.