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Integración con Xero

¿Qué hace la integración con Xero?

Al integrar Capsule a tu cuenta de Xero, todos tus contactos de pago de Xero se agregarán automáticamente a tu cuenta de Capsule.

Toda la información de las facturas de Xero se resume en Capsule, por ejemplo:

  • Las fechas de vencimiento de los pagos
  • Si se ha pagado una factura
  • Las cotizaciones e importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.

Una vez que la integración esté configurada y funcionando, Capsule seguirá actualizando Xero con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar a Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en Xero también se actualizará automáticamente.

Barra lateral de Xero junto a un contacto en Capsule con una lista de facturas

Por último, los nuevos contactos de Capsule también pueden agregarse fácilmente a Xero cuando estés listo para emitir una factura.

Configuración de la integración con Xero

Pasos para configurar la integración con Xero

La autenticación de dos factores para todos los usuarios es un requisito de la integración con Xero. Debes activar la autenticación de dos factores requerida para tu cuenta o usarla con el inicio de sesión único a Google o Microsoft antes de poder configurar la integración con Xero.

Una vez que hagas uno de los pasos anteriores:

  1. En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesXero y haz clic en el botón para Configurar Xero.
  2. Selecciona la opción Activar la integración. Ahora se te pedirá que inicies sesión en Xero para que Capsule tenga acceso a tu cuenta de Xero. La integración ya está en funcionamiento.

Se realiza una sincronización inicial de Xero a Capsule en la que se carga toda la información actual de pagos y facturas, además de agregar cualquier contacto que aún no exista en Capsule, como se explica aquí.

Agregar un vínculo de un contacto de Xero a Capsule

Por separado, puedes crear un vínculo en Xero que te permita abrir fácilmente un contacto en Xero que corresponda a un contacto en Capsule. Esta es una configuración de una sola vez en Xero que hace que sea muy sencillo navegar de Xero a Capsule.

  1. Dentro de tu cuenta de Xero, haz clic en el nombre de tu organización en la esquina superior izquierda y después ve a Configuración Vínculos de contactos personalizados.
  2. Después, usa el botón para Agregar un vínculo personalizado y escribe “Ver en Capsule” como nombre, y https://[tu-subdominio].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID} en la definición del vínculo.
  3. Asegúrate de sustituir [tu-subdominio] por tu propio subdominio de tu cuenta de Capsule.
  4. Haz clic en Guardar y ya está.

Ahora puedes ir a un contacto en Xero y encontrarás un vínculo a Capsule en el panel de detalles del contacto de la derecha.

Excluir las facturas de proveedores de Xero

Los proveedores pueden recibir un trato diferente al de los clientes. Si prefieres no compartir las facturas de los proveedores con tus usuarios, puedes excluir sus facturas de Capsule.

Ve a Configuración de la cuentaIntegracionesXeroConfiguración, marca la casilla Excluir facturas de proveedores y haz clic en Guardar. Los contactos del proveedor seguirán apareciendo en Capsule, pero sus facturas no.

Configuración de la integración con Xero con opción de excluir las facturas de proveedores

Funciones de la integración de Capsule con Xero

¿Qué ocurre durante la sincronización?

Hay sincronizaciones regulares de 2 horas entre Xero y Capsule. Cuando un contacto de Xero tiene por lo menos una nueva factura autorizada (es decir, que la factura no es un borrador), este contacto se cargará en Capsule. Esto significa que un contacto puede estar en Xero por un tiempo y sólo se pasará a Capsule cuando se autorice una factura que el contacto pagará. En este punto:

  • Si el contacto aún no existe como tal en Capsule, el sistema lo creará.
  • Los que coincidan por el nombre, se vincularán automáticamente.

¿Qué ocurre con los contactos de Xero archivados?

Durante la sincronización inicial, si tienes un contacto en Xero que está archivado, éste no se agregará a Capsule. Esto se debe a que evitamos hacer actualizaciones de contactos archivados.

Si tienes configurada la integración con Xero y después archivas un contacto de Xero que esté vinculado a un contacto de Capsule, el vínculo entre los registros correspondientes se mantiene, pero ya no habrá actualizaciones para ese contacto en Capsule.

Cómo exportar contactos de Capsule a Xero

Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de Xero, y quieres este contacto en Xero, simplemente haz clic en “Exportar a Xero”. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a Xero para la facturación.

Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se supone que quieres facturar a la organización y no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de persona desde el que se exporta se tratará como el campo de “Persona principal” en Xero. Los siguientes campos se llenan en Xero con los datos de Capsule:

  • Nombre de la organización
  • Persona principal (cuando se exporta desde el registro de la persona en Capsule)
  • Primera dirección de correo electrónico
  • Teléfono [del trabajo]
  • Teléfono [móvil]
  • Teléfono [directo]
  • Teléfono [fax]
  • Sitio web/Red social
Exportar cuadro de diálogo para agregar contacto a Xero

Es posible que tengas un contacto con varias direcciones guardadas en Capsule, y hay algunas reglas sobre cómo pasan las direcciones hacia Xero:

Una dirección postal en Capsule se transferirá al campo ‘Dirección postal’ de Xero. Si no hay una dirección postal en Capsule, entonces se usará la primera dirección del contacto para el campo “Dirección postal” en Xero.

Una dirección de la oficina en Capsule siempre se transferirá al campo ‘Domicilio’ en Xero. Si no hay dirección de oficina en Capsule, el campo de ‘Domicilio’ en Xero se dejará en blanco.

Eliminar y gestionar duplicados con Xero

Puede haber duplicados debido a la integración. Si hay una ligera diferencia en la forma de escribir el nombre de un contacto en Capsule y Xero, la sincronización tratará al cliente en Xero como nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en Xero, o Xero seguirá enviando el “nuevo” contacto a Capsule.

La eliminación de un contacto tiene que producirse tanto en Xero como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en Xero, hará que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por eso es importante eliminar el contacto en Xero y luego eliminarlo en Capsule.

Utilizar Xero en negocios B2B comparado con los B2C

Al tratar con personas para la integración de Xero, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organización) y contactos B2B (personas asociadas a una organización).

Al exportar un contacto B2C a Xero, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Estamos esperando que se expidan las facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organización. Hacemos esto porque, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organización en lugar de una persona.

Cuando se utiliza la opción de Exportar a Xero en el registro de contacto de una persona, el nombre y los apellidos de la persona se utilizan en el campo “Persona de contacto” en Xero y todos los demás detalles agregados a Xero serán de la organización.

Cómo desactivar la integración con Xero

Para desconectar la integración con Xero:

  1. Ve a Configuración de la cuentaIntegracionesXero y haz clic en el botón para Configurar Xero.
  2. Haz clic en Desactivar la integración con Xero y confirma.

Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los vínculos a Xero, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.