¿Qué hace la integración con Xero?
Al integrar Capsule a tu cuenta de Xero, todos tus contactos de pago de Xero se agregarƔn automƔticamente a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas de Xero se resume en Capsule, por ejemplo:
- Las fechas de vencimiento de los pagos
- Si se ha pagado una factura
- Las cotizaciones e importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integración esté configurada y funcionando, Capsule seguirÔ actualizando Xero con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar a Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en Xero también se actualizarÔ automÔticamente.

Por último, los nuevos contactos de Capsule también pueden agregarse fÔcilmente a Xero cuando estés listo para emitir una factura.
Configuración de la integración con Xero
Pasos para configurar la integración con Xero
La autenticación de dos factores para todos los usuarios es un requisito de la integración con Xero. Debes activar la autenticación de dos factores requerida para tu cuenta o usarla con el inicio de sesión único a Google o Microsoft antes de poder configurar la integración con Xero.
Una vez que hagas uno de los pasos anteriores:
- En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesXero y haz clic en el botón para Configurar Xero.
- Selecciona la opción Activar la integración. Ahora se te pedirÔ que inicies sesión en Xero para que Capsule tenga acceso a tu cuenta de Xero. La integración ya estÔ en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial de Xero a Capsule en la que se carga toda la información actual de pagos y facturas, ademĆ”s de agregar cualquier contacto que aĆŗn no exista en Capsule, como se explica aquĆ.
Agregar un vĆnculo de un contacto de Xero a Capsule
Por separado, puedes crear un vĆnculo en Xero que te permita abrir fĆ”cilmente un contacto en Xero que corresponda a un contacto en Capsule. Esta es una configuración de una sola vez en Xero que hace que sea muy sencillo navegar de Xero a Capsule.
- Dentro de tu cuenta de Xero, haz clic en el nombre de tu organización en la esquina superior izquierda y despuĆ©s ve a Configuración VĆnculos de contactos personalizados.
- DespuĆ©s, usa el botón para Agregar un vĆnculo personalizado y escribe āVer en Capsuleā como nombre, y
https://[tu-subdominio].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID}
en la definición del vĆnculo. - AsegĆŗrate de sustituir [tu-subdominio] por tu propio subdominio de tu cuenta de Capsule.
- Haz clic en Guardar y ya estĆ”.
Ahora puedes ir a un contacto en Xero y encontrarĆ”s un vĆnculo a Capsule en el panel de detalles del contacto de la derecha.
Excluir las facturas de proveedores de Xero
Los proveedores pueden recibir un trato diferente al de los clientes. Si prefieres no compartir las facturas de los proveedores con tus usuarios, puedes excluir sus facturas de Capsule.
Ve a Configuración de la cuentaIntegracionesXeroConfiguración, marca la casilla Excluir facturas de proveedores y haz clic en Guardar. Los contactos del proveedor seguirÔn apareciendo en Capsule, pero sus facturas no.

Funciones de la integración de Capsule con Xero
¿Qué ocurre durante la sincronización?
Hay sincronizaciones regulares de 2 horas entre Xero y Capsule. Cuando un contacto de Xero tiene por lo menos una nueva factura autorizada (es decir, que la factura no es un borrador), este contacto se cargarÔ en Capsule. Esto significa que un contacto puede estar en Xero por un tiempo y sólo se pasarÔ a Capsule cuando se autorice una factura que el contacto pagarÔ. En este punto:
- Si el contacto aĆŗn no existe como tal en Capsule, el sistema lo crearĆ”.
- Los que coincidan por el nombre, se vincularƔn automƔticamente.
¿Qué ocurre con los contactos de Xero archivados?
Durante la sincronización inicial, si tienes un contacto en Xero que estÔ archivado, éste no se agregarÔ a Capsule. Esto se debe a que evitamos hacer actualizaciones de contactos archivados.
Si tienes configurada la integración con Xero y despuĆ©s archivas un contacto de Xero que estĆ© vinculado a un contacto de Capsule, el vĆnculo entre los registros correspondientes se mantiene, pero ya no habrĆ” actualizaciones para ese contacto en Capsule.
Cómo exportar contactos de Capsule a Xero
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de Xero, y quieres este contacto en Xero, simplemente haz clic en āExportar a Xeroā. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a Xero para la facturación.
Cuando una persona estĆ” vinculada a una organización en Capsule, se supone que quieres facturar a la organización y no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de persona desde el que se exporta se tratarĆ” como el campo de āPersona principalā en Xero. Los siguientes campos se llenan en Xero con los datos de Capsule:
- Nombre de la organización
- Persona principal (cuando se exporta desde el registro de la persona en Capsule)
- Primera dirección de correo electrónico
- TelƩfono [del trabajo]
- Teléfono [móvil]
- TelƩfono [directo]
- TelƩfono [fax]
- Sitio web/Red social

Es posible que tengas un contacto con varias direcciones guardadas en Capsule, y hay algunas reglas sobre cómo pasan las direcciones hacia Xero:
Una dirección postal en Capsule se transferirĆ” al campo āDirección postalā de Xero. Si no hay una dirección postal en Capsule, entonces se usarĆ” la primera dirección del contacto para el campo āDirección postalā en Xero.
Una dirección de la oficina en Capsule siempre se transferirĆ” al campo āDomicilioā en Xero. Si no hay dirección de oficina en Capsule, el campo de āDomicilioā en Xero se dejarĆ” en blanco.
Eliminar y gestionar duplicados con Xero
Puede haber duplicados debido a la integración. Si hay una ligera diferencia en la forma de escribir el nombre de un contacto en Capsule y Xero, la sincronización tratarĆ” al cliente en Xero como nuevo y crearĆ” un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquĆ. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en Xero, o Xero seguirĆ” enviando el ānuevoā contacto a Capsule.
La eliminación de un contacto tiene que producirse tanto en Xero como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en Xero, harÔ que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por eso es importante eliminar el contacto en Xero y luego eliminarlo en Capsule.
Utilizar Xero en negocios B2B comparado con los B2C
Al tratar con personas para la integración de Xero, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organización) y contactos B2B (personas asociadas a una organización).
Al exportar un contacto B2C a Xero, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Estamos esperando que se expidan las facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organización. Hacemos esto porque, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organización en lugar de una persona.
Cuando se utiliza la opción de Exportar a Xero en el registro de contacto de una persona, el nombre y los apellidos de la persona se utilizan en el campo āPersona de contactoā en Xero y todos los demĆ”s detalles agregados a Xero serĆ”n de la organización.
Cómo desactivar la integración con Xero
Para desconectar la integración con Xero:
- Ve a Configuración de la cuentaIntegracionesXero y haz clic en el botón para Configurar Xero.
- Haz clic en Desactivar la integración con Xero y confirma.
Una vez desactivada la integración, dejarĆ”n de mostrarse el historial de facturas y los vĆnculos a Xero, pero los contactos creados por la integración permanecerĆ”n en Capsule.