¿Qué hace la integración con Xero?
Al integrar Capsule con tu cuenta de Xero se añadirán automáticamente todos tus contactos de pago desde Xero a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas en Xero se resume en Capsule, incluyendo:
- Fechas de vencimiento de pago,
- Si una factura ha sido pagada
- Importes vencidos y presupuestos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integración esté completamente configurada y en funcionamiento, Capsule seguirá actualizando Xero con cualquier cambio que realices, por lo que siempre deberías considerar a Capsule como tu fuente de información confiable, por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, Xero se actualizará automáticamente también.
Por último, también puedes añadir fácilmente nuevos contactos de Capsule a Xero cuando estés listo para emitir una factura.
Configuración de la integración con Xero
Para configurar la integración con Xero:
- En Capsule, ve a Account SettingsIntegrationsXero y haz clic en el botón para Configurar Xero.
- Elige la opción para Habilitar la integración. Se te preguntará cómo deseas gestionar la información de proveedores. Si utilizas equipos en Capsule para controlar el acceso a la información de contactos, puedes seleccionar un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Xero.
- Haz clic en Conectar con Xero para darle a Capsule acceso a tu cuenta de Xero. La integración ya está en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial desde Xero a Capsule, en la que se cargan todos los datos actuales de pagos y facturas, además de añadir cualquier contacto que aún no exista en Capsule; tal como se explica aquí.
Si estás en un plan con funciones de control de acceso - Puedes establecer un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Xero durante la configuración de la integración. Para cambiar el equipo predeterminado, tendrás que desactivar y volver a activar la integración con Xero. Los contactos pueden trasladarse a un equipo diferente por los usuarios que tengan acceso al equipo predeterminado. Puedes obtener más información sobre cómo asignar contactos a equipos aquí.
Gestión de proveedores y facturas de proveedores en Xero
La información de proveedores almacenada en Xero puede ser confidencial, por ejemplo, pagos a directores y empleados u otros proveedores que tu(s) equipo(s) no conozcan. Durante la configuración decides si la información de pagos a proveedores se compartirá en Capsule. En Account SettingsIntegrationsXero.
- Selecciona No importar proveedores desde Xero a Capsule si no se va a compartir información de proveedores.
- Selecciona Importar proveedor desde Xero a Capsule si estás conforme con compartir la información.
Añadir un enlace desde un contacto en Xero a Capsule
Además, puedes crear un enlace en Xero que te permita abrir fácilmente en Capsule el contacto correspondiente de un contacto de Xero. Esta es una configuración única en Xero que hace que sea muy sencillo navegar de Xero a Capsule.
- Dentro de tu cuenta de Xero, haz clic en el nombre de tu organización en la esquina superior izquierda y luego ve a SettingsCustom contact links
- Luego usa el botón para Agregar un enlace personalizado e introduce 'Ver en Capsule' como nombre, y
https://[your-subdomain].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID}como la definición del enlace. - Asegúrate de reemplazar [your-subdomain] con el subdominio de tu propia cuenta de Capsule.
- Haz clic en Guardar y ya está todo listo.
Ahora puedes ir a un contacto en Xero y encontrarás un enlace a Capsule en el panel de detalles del contacto a la derecha.
Aunque este enlace aparecerá en todos los contactos de Xero, solo funcionará para los contactos de Xero que estén vinculados a un contacto en Capsule. Si no tiene un contacto correspondiente, simplemente llegarás a una página de error en Capsule.
Si seleccionas Importar proveedores desde Xero a Capsule se mostrará una casilla de verificación que te permitirá elegir si deseas incluir las facturas de los proveedores.
Si ya has conectado Capsule y Xero, y cambias la configuración para no importar proveedores, entonces todos los proveedores existentes sincronizados con Capsule se mantendrán, pero no senuevos proveedores.
Si un contacto es tanto cliente como proveedor en Xero, el contacto se sincronizará con Capsule, pero las facturas de proveedor no lo harán.
Funciones de la integración Capsule - Xero
¿Qué sucede durante la sincronización?
Hay sincronizaciones regulares de 2 horas entre Xero y Capsule. Cuando un contacto de Xero tiene al menos una nueva factura autorizada (es decir, la factura no está en borrador), este contacto se cargará en Capsule. Esto significa que un contacto puede estar en Xero durante algún tiempo y solo se transferirá a Capsule cuando se autorice una factura para que el contacto la pague. En ese momento:
- Si el contacto aún no existe en Capsule, se creará un nuevo contacto
- Los que se puedan coincidir por nombre se vincularán automáticamente.
¿Qué ocurre con los contactos archivados de Xero?
Durante la sincronización inicial, si tienes un contacto en Xero que está archivado,nose añadirá a Capsule. Esto se debe a que evitamos obtener actualizaciones de contactos archivados.
Si tienes configurada la integración con Xero y más adelante archivas un contacto de Xero que está vinculado a un contacto de Capsule, el vínculo entre los registros correspondientes se mantiene, pero ya no importaremos actualizaciones de ese contacto a Capsule.
Cómo exportar contactos de Capsule a Xero
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de Xero y quieres que este contacto exista en Xero, simplemente haz clic en «Export to Xero». Esto evita tener que añadir manualmente este contacto a Xero para la facturación.
Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se entiende que deseas facturar a la organización y no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de la persona desde el que estás exportando se tratará como el campo «Persona principal» en Xero. Los siguientes campos se completan en Xero a partir de Capsule:
- Nombre de la organización
- Persona principal (cuando la exportación se realiza desde el registro de la persona en Capsule)
- Primer correo electrónico
- Teléfono [Trabajo]
- Teléfono [móvil]
- Teléfono [Directo]
- Teléfono [Fax]
- Sitio web/Redes sociales
Es posible que hayas guardado varias direcciones para un contacto en Capsule y existen algunas reglas sobre cómo se transfieren esas direcciones a Xero:
A Dirección postal en Capsule rellenará el campo «Dirección postal» en Xero. Si no hay una dirección postal en Capsule, entonces se utiliza la primera dirección del contacto en el campo «Dirección postal» de Xero.
Un domicilio comercial en Capsule siempre se colocará en el ‘Street Address’ en Xero. Si no hay un domicilio comercial en Capsule, el campo ‘Street Address’ en Xero se dejará en blanco.
La integración sobrescribirá las direcciones en Xero con las que haya en Capsule. Si la dirección en Xero es correcta y la dirección en Capsule es incorrecta, es importante que la dirección en Capsule se actualice antes de habilitar la sincronización para evitar perder la información correcta.
Eliminar y gestionar duplicados con Xero
Pueden producirse duplicados debido a la integración. Si hay una ligera diferencia en la ortografía de un contacto entre Capsule y Xero, la sincronización tratará al cliente en Xero como nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados por accidente, puedes combinarlos siguiendo los pasos aquí. Estos deben fusionarse con exactamente el mismo nombre que está almacenado en Xero, o Xero seguirá enviando el contacto “nuevo” a Capsule.
Eliminar un contacto debe hacerse tanto en Xero como en Capsule, en ese orden. Si eliminas primero un contacto en Capsule sin eliminarlo en Xero, el contacto se volverá a añadir a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por este motivo es importante eliminar el contacto en Xero y luego eliminarlo en Capsule.
Uso de Xero en un negocio B2B vs B2C
Cuando trabajamos con personas para la integración con Xero, dividimos los contactos en contactos B2C (personas que no están asociadas a una organización) y contactos B2B (personas que sí están asociadas a una organización).
Al exportar un contacto B2C a Xero, los datos de la persona se exportan al sistema contable. Esperamos que las facturas se emitan a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organización. Hacemos esto porque, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organización en lugar de a una persona.
Cuando utilizas la opción Exportar a Xero desde el registro de contacto de una persona, el nombre y apellido de la persona se usan en el campo "Persona de contacto" en Xero y todos los demás datos que se añadan a Xero serán los de la organización.
Cómo desactivar la integración con Xero
Para desconectar la integración con Xero:
- Ve a Account SettingsIntegrationsXero y haz clic en el botón para Configurar Xero.
- Haz clic para desactivar la integración con Xero y confirma.
Una vez que se haya desactivado la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a Xero, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.