La integración con Sage Business Cloud (UK) te permite mantener sincronizados los datos de tus clientes y consultar al instante las facturas de un contacto sin salir de su ficha en Capsule. También te permite añadir fácilmente nuevos contactos de Capsule a Sage Business Cloud cuando quieras empezar a facturarles.
Actualmente, la integración con Sage Business Cloud solo está disponible para los usuarios de Sage Business Cloud del Reino Unido.
¿Qué hace la integración con Sage Business Cloud?
Al integrar Capsule con Sage, todos tus contactos de Sage se añadirán automáticamente a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas de Sage se resume en Capsule, incluidos los siguientes datos:
- Fechas de vencimiento de los pagos,
- Si una factura se ha pagado
- Importes vencidos en la ficha del contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integración esté configurada y en funcionamiento, Capsule actualizará Sage con cualquier cambio que hagas en tus registros de contactos, por lo que siempre debes considerar Capsule como tu fuente de referencia. Por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en Sage también se actualizará automáticamente.
Por último, también puedes añadir fácilmente nuevos contactos de Capsule a Sage cuando vayas a emitir una factura.
Cómo configurar la integración con Sage Business Cloud
- En Capsule, ve a Account SettingsIntegrationsSage Accounting
- Haz clic en Activar integración
- Se te preguntará cómo quieres gestionar la información de los proveedores. Si utilizas equipos en Capsule para controlar el acceso a la información de contacto, puedes seleccionar un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Sage.
- Haz clic en el botón para conectarte a Sage Accounting. A continuación, se te pedirá que inicies sesión en Sage para dar a Capsule acceso a tu cuenta de Sage. La integración ya está en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial de Sage a Capsule, que vincula los contactos existentes en Capsule con sus correspondientes contactos en Sage y añade los contactos que aún no existen en Capsule, tal como se explica aquí.
Si tienes un plan con funciones de control de acceso - Puedes establecer un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Sage durante la configuración de la integración. Para cambiar el equipo predeterminado, tendrás que desactivar y volver a activar la integración con Sage. Los usuarios con acceso al equipo predeterminado pueden mover los contactos a otro equipo. Puedes obtener más información sobre cómo asignar contactos a equipos aquí.
Ten en cuenta que la integración de Sage Business Cloud en Capsule solo está disponible para Sage Business Cloud Accounting, no para Payroll.
Excluidas las facturas de proveedores de Sage Business Cloud
Puedes tratar a los proveedores de forma distinta a los clientes. Si prefieres no compartir las facturas de los proveedores con tus usuarios, puedes optar por que sus facturas no se muestren en Capsule.
Ve a Account SettingsIntegrationsSage Accounting y haz clic en Configuración. Marca la casilla para excluir las facturas de proveedores y haz clic en Guardar. Los contactos de proveedores seguirán apareciendo en Capsule, pero sus facturas no.
¿Qué ocurre durante la sincronización con Sage Business Cloud?
Se realizan sincronizaciones entre Sage y Capsule cada 2 horas. Cuando se crea un nuevo contacto en Sage, este se carga en Capsule. En ese momento:
- Si el contacto aún no existe en Capsule, se creará uno nuevo
- Los que coincidan por nombre se vincularán automáticamente.
Exportación de contactos de Capsule a Sage Business Cloud
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra información de Sage y quieres añadirlo a Sage, solo tienes que hacer clic en «Exportar a Sage». Así te ahorras tener que añadirlo manualmente a Sage para la facturación.
Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se presupone que deseas facturar a la organización, no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de la persona desde el que realizas la exportación se utilizará para el campo «Persona de contacto» en Sage. Los siguientes campos de Sage se rellenan con los datos de Capsule:
- Nombre de la organización
- Persona de contacto (cuando la exportación se realiza desde el registro de la persona en Capsule)
- Primera dirección de correo electrónico
- Primer número de teléfono
- Teléfono móvil
- Primera dirección
- Dirección postal
La integración sobrescribirá las direcciones de Sage con las de Capsule. Si la dirección en Sage es correcta y la de Capsule es incorrecta, es importante actualizar la dirección en Capsule antes de activar la sincronización para evitar perder la información correcta.
Eliminación y gestión de duplicados con Sage Business Cloud
Pueden generarse duplicados debido a la integración. Si el nombre de un contacto difiere ligeramente entre Capsule y Sage, la sincronización tratará al cliente de Sage como si fuera nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados por accidente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Al fusionarlos, debes usar exactamente el mismo nombre que figura en Sage; de lo contrario, Sage seguirá enviando el contacto «nuevo» a Capsule.
La eliminación de un contacto debe realizarse tanto en Sage como en Capsule, en ese orden. Si se elimina primero un contacto en Capsule sin haberlo eliminado en Sage, el contacto volverá a añadirse a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por este motivo, es importante eliminar el contacto en Sage y después en Capsule.
Uso de Sage Business Cloud en empresas B2B frente a empresas B2C
Al gestionar personas en la integración con Sage Business Cloud, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no vinculadas a una organización) y contactos B2B (personas vinculadas a una organización).
Al exportar un contacto B2C a Sage Business Cloud, los datos de la persona se exportan al sistema contable. Se da por hecho que las facturas se emitirán a nombre de esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo se exportan los datos de la organización. Esto se debe a que, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a nombre de una organización y no de una persona.
Cuando utilizas la opción de Exportar a Sage Business Cloud desde la ficha de contacto de una persona, su nombre y apellidos se utilizan en el campo «Persona de contacto» de Sage Business Cloud, y todos los demás datos que se añadan a Sage Business Cloud serán los de la organización.
Cómo desactivar la integración con Sage
Para desconectar la integración con Sage:
- Ve a Account SettingsIntegrationsSage Accountingy haz clic en el botón para Administrar.
- Haz clic en Desactivar integración y confirma.
Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a Sage, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.