La integraciĆ³n con Sage Business Cloud (UK) te permite mantener sincronizados a tus clientes y te ofrece una vista general instantĆ”nea de las facturas que tienes para un contacto sin tener que salir de su registro de contacto en Capsule. TambiĆ©n hace que sea muy sencillo agregar nuevos contactos de Capsule a Sage Business Cloud cuando quieras empezar a facturarles.
Actualmente la integraciĆ³n de Sage Business Cloud sĆ³lo estĆ” disponible para los usuarios de Sage Business Cloud EspaƱa.
ĀæQuĆ© hace la integraciĆ³n con Sage Business Cloud?
Al integrar Capsule con Sage, se agregarƔn automƔticamente todos tus contactos de Sage a tu cuenta de Capsule.
Toda la informaciĆ³n de las facturas de Sage se resume en Capsule, por ejemplo:
- Las fechas de vencimiento de los pagos
- Si se ha pagado una factura
- Los importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule
Una vez que la integraciĆ³n estĆ© configurada y funcionando, Capsule seguirĆ” actualizando Sage con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar a Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una direcciĆ³n en Capsule, el contacto correspondiente en Sage tambiĆ©n se actualizarĆ” automĆ”ticamente.
Por Ćŗltimo, los nuevos contactos de Capsule tambiĆ©n pueden agregarse fĆ”cilmente a Sage cuando estĆ©s listo para emitir una factura.
CĆ³mo configurar la integraciĆ³n con Sage Business Cloud
- En Capsule, ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesSage y haz clic en el botĆ³n para Configurar Sage.
- Si utiliza equipos en Capsule para controlar el acceso a la informaciĆ³n de los contactos, puede seleccionar un equipo predeterminado al que se aƱadirĆ”n todos los contactos de Sage.
- Haz clic en el botĆ³n para Conectarse a la contabilidad de Sage Business Cloud. Ahora se te pedirĆ” que inicies sesiĆ³n en Sage para que Capsule tenga acceso a tu cuenta de Sage. La integraciĆ³n ya estĆ” en funcionamiento.
Se realiza una sincronizaciĆ³n inicial de Sage a Capsule, vinculando los contactos existentes en Capsule con los contactos correspondientes de Sage, ademĆ”s de agregar los contactos que aĆŗn no existan en Capsule, como se explica aquĆ.
Si tienes un plan con funciones de control de acceso, puedes establecer un equipo predeterminado al que se aƱadirĆ”n todos los contactos de Sage durante la configuraciĆ³n de la integraciĆ³n. Para cambiar el equipo por defecto deberĆ” desactivar y volver a activar la integraciĆ³n con Sage. Los contactos pueden ser movidos a un equipo diferente por usuarios con acceso al equipo por defecto. Puedes obtener mĆ”s informaciĆ³n sobre cĆ³mo asignar contactos a equipos aquĆ.
Tenga en cuenta que la integraciĆ³n de Sage Business Cloud en Capsule solo estĆ” disponible para Sage Business Cloud Accounting, no para Payroll.
Excluir facturas de los proveedores de Sage Business Cloud
Los proveedores pueden recibir un trato diferente al de los clientes. Si prefieres no compartir las facturas de los proveedores con tus usuarios, puedes excluir sus facturas de Capsule.
Ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesSagemarca la casilla para Excluir facturas de proveedores y haz clic en Guardar. Los contactos del proveedor seguirĆ”n apareciendo en Capsule, pero sus facturas no.
ĀæQuĆ© sucede durante la sincronizaciĆ³n con Sage Business Cloud?
Hay sincronizaciones regulares de 2 horas entre Sage y Capsule. Cuando haya un nuevo contacto en Sage, este contacto se cargarĆ” en Capsule. En este punto:
- Si el contacto aĆŗn no existe como tal en Capsule, el sistema lo crearĆ”.
- Los que coincidan por el nombre, se vincularƔn automƔticamente.
Exportar contactos de Capsule a Sage Business Cloud
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna informaciĆ³n de Sage, y quieres este contacto en Sage, simplemente haz clic en āExportar a Sageā. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a Sage para la facturaciĆ³n.
Cuando una persona estĆ” vinculada a una organizaciĆ³n en Capsule, se supone que quieres facturar a la organizaciĆ³n y no a la persona. Capsule exporta la organizaciĆ³n, y el registro de persona desde el que se exporta se tratarĆ” como el campo āPersona de contactoā en Sage. Los siguientes campos se llenan en Sage con los datos de Capsule:
- Nombre de la organizaciĆ³n
- Persona de contacto (si la exportaciĆ³n se hace en el registro de persona en Capsule)
- Primera direcciĆ³n de correo electrĆ³nico
- Primer nĆŗmero de telĆ©fono
- TelĆ©fono mĆ³vil
- Primera direcciĆ³n
- DirecciĆ³n postal
La integraciĆ³n sobrescribirĆ” las direcciones en Sage con las de Capsule. Si la direcciĆ³n en Sage es correcta y la direcciĆ³n en Capsule es incorrecta, es importante actualizar la direcciĆ³n en Capsule antes de activar la sincronizaciĆ³n para evitar perder la informaciĆ³n correcta.
Eliminar y gestionar duplicados con Sage Business Cloud
Puede haber duplicados debido a la integraciĆ³n. Si hay una ligera diferencia en la forma de escribir el nombre de un contacto en Capsule y Sage, la sincronizaciĆ³n tratarĆ” al cliente en Sage como nuevo y crearĆ” un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquĆ. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en Sage, o Sage seguirĆ” enviando el ānuevoā contacto a Capsule.
La eliminaciĆ³n de un contacto tiene que producirse tanto en Sage como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en Sage, harĆ” que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la prĆ³xima vez que se realice la sincronizaciĆ³n. Por eso es importante eliminar el contacto en Sage y luego eliminarlo en Capsule.
Usar Sage Business Cloud como un negocio B2B vs B2C
Al tratar con personas para la integraciĆ³n con Sage Business Cloud, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organizaciĆ³n) y contactos B2B (personas asociadas a una organizaciĆ³n).
Al exportar un contacto B2C a Sage Business Cloud, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Estamos esperando que se expidan las facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organizaciĆ³n. Hacemos esto porque, en una relaciĆ³n B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organizaciĆ³n en lugar de una persona.
Cuando se utiliza la opciĆ³n de Exportar a Sage Business Cloud en el registro de contacto de una persona, el nombre y los apellidos de la persona se utilizan en el campo āPersona de contactoā en Sage Business Cloud y todos los demĆ”s detalles agregados a Sage Business Cloud serĆ”n de la organizaciĆ³n.