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Integración de FreeAgent

La integración con FreeAgent te permite mantener sincronizados a tus clientes y te ofrece una vista general instantánea de las facturas que tienes para un contacto sin tener que salir de su registro de contacto en Capsule. También hace que sea muy sencillo agregar nuevos contactos de Capsule a FreeAgent cuando quieras empezar a facturarles.

¿Qué hace la integración de FreeAgent?

Al integrar Capsule con FreeAgent, se agregarán automáticamente todos tus contactos de FreeAgent a tu cuenta de Capsule.

Toda la información de las facturas de FreeAgent se resume en Capsule, por ejemplo:

  • Las fechas de vencimiento de los pagos
  • Si se ha pagado una factura
  • Los importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.

Una vez que la integración esté configurada y funcionando, Capsule seguirá actualizando FreeAgent con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en FreeAgent también se actualizará automáticamente.

Lista de facturas en la que se destacan las facturas vencidas

Por último, los nuevos contactos de Capsule también pueden agregarse fácilmente a FreeAgent cuando estés listo para emitir una factura.

Cómo configurar la integración con FreeAgent

Si aún no tienes una cuenta de FreeAgent, regístrate ahora en freeagent.com.

  1. En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesFreeAgent y haz clic en el botón para Configurar FreeAgent.
  2. Selecciona la opción Habilitar la integración. Ahora se te pedirá que inicies sesión en FreeAgent para que Capsule tenga acceso a tu cuenta de FreeAgent. La integración ya está en funcionamiento.

Se realiza una sincronización inicial desde FreeAgent a Capsule, vinculando los contactos existentes en Capsule con sus correspondientes contactos de FreeAgent, así como agregando los contactos que aún no existan en Capsule, como se explica aquí.

Excluir las facturas de proveedores de FreeAgent

Los proveedores pueden recibir un trato diferente al de los clientes. Si prefieres no compartir las facturas de los proveedores con tus usuarios, puedes excluir sus facturas de Capsule.

Ve a Configuración de la cuentaIntegracionesFreeAgentConfiguración, marca la casilla Excluir facturas de proveedores y haz clic en Guardar. Los contactos del proveedor seguirán apareciendo en Capsule, pero sus facturas no.

Configuración de la integración de FreeAgent con opción de excluir las facturas de proveedores

¿Qué ocurre durante la sincronización de FreeAgent?

Hay sincronizaciones regulares cada 2 horas entre FreeAgent y Capsule. Cuando haya un nuevo contacto en FreeAgent, este contacto se cargará en Capsule. En este punto:

  • Si el contacto aún no existe como tal en Capsule, el sistema lo creará.
  • Los que puedan emparejarse por su nombre se enlazarán automáticamente.

Exportar contactos de Capsule a FreeAgent

Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de FreeAgent, y quieres este contacto en FreeAgent, simplemente haz clic en “Exportar a FreeAgent”. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a FreeAgent para la facturación.

Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se supone que quieres facturar a la organización y no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de persona desde el que está exportando se tratará como el campo “Persona de contacto” en FreeAgent. Los siguientes campos se completan en FreeAgent automáticamente desde Capsule:

  • Nombre de la organización
  • Persona de contacto (si la exportación se hace en el registro de persona en Capsule)
  • Primera dirección de correo electrónico
  • Primer número de teléfono
  • Teléfono móvil
  • Primera dirección
Cuadro de diálogo para exportar contactos a FreeAgent

Eliminar y gestionar duplicados con FreeAgent

Pueden producirse duplicados debido a la integración. Si un contacto se escribe de forma ligeramente diferente en Capsule y FreeAgent, la sincronización tratará al cliente en FreeAgent como nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en FreeAgent, o FreeAgent seguirá enviando el “nuevo” contacto a Capsule.

La eliminación de un contacto tiene que ocurrir tanto en FreeAgent como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en FreeAgent, hará que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por eso es importante eliminar el contacto en FreeAgent y luego eliminarlo en Capsule.

Uso de FreeAgent como empresa B2B o B2C

Al tratar con personas para la integración de FreeAgent, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organización) y contactos B2B (personas asociadas a una organización).

Al exportar un contacto B2C a FreeAgent, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Esperamos que se emitan facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organización. Hacemos esto porque, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organización en lugar de una persona.

Cuando utilizas la opción de Exportar a FreeAgent desde el registro de contacto de una persona, el nombre y apellidos de la persona se utilizan en el campo “Persona de contacto” en FreeAgent y todos los demás detalles agregados a FreeAgent serán de la organización.

Cómo desactivar la integración de FreeAgent

Para desconectar la integración de FreeAgent:

  1. En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesFreeAgent y haz clic en el botón para Configurar FreeAgent.
  2. Haz clic en Desactivar la integración y confirma.

Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a FreeAgent, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.