La integraciĆ³n con FreeAgent te permite mantener sincronizados a tus clientes y te ofrece una vista general instantĆ”nea de las facturas que tienes para un contacto sin tener que salir de su registro de contacto en Capsule. TambiĆ©n hace que sea muy sencillo agregar nuevos contactos de Capsule a FreeAgent cuando quieras empezar a facturarles.
ĀæQuĆ© hace la integraciĆ³n de FreeAgent?
Al integrar Capsule con FreeAgent, se agregarƔn automƔticamente todos tus contactos de FreeAgent a tu cuenta de Capsule.
Toda la informaciĆ³n de las facturas de FreeAgent se resume en Capsule, por ejemplo:
- Las fechas de vencimiento de los pagos
- Si se ha pagado una factura
- Las cotizaciones e importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integraciĆ³n estĆ© configurada y funcionando, Capsule seguirĆ” actualizando FreeAgent con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una direcciĆ³n en Capsule, el contacto correspondiente en FreeAgent tambiĆ©n se actualizarĆ” automĆ”ticamente.
Por Ćŗltimo, los nuevos contactos de Capsule tambiĆ©n pueden agregarse fĆ”cilmente a FreeAgent cuando estĆ©s listo para emitir una factura.
CĆ³mo configurar la integraciĆ³n con FreeAgent
Si aĆŗn no tienes una cuenta de FreeAgent, regĆstrate ahora en freeagent.com.
- En Capsule, ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesFreeAgent y haz clic en el botĆ³n para Configurar FreeAgent.
- Selecciona la opciĆ³n Activar la integraciĆ³n. Se le preguntarĆ” cĆ³mo desea tratar la informaciĆ³n de los proveedores. Si utiliza equipos en Capsule para controlar el acceso a la informaciĆ³n de contacto, puede seleccionar un equipo predeterminado al que se aƱadirĆ”n todos los contactos de FreeAgent.
- Haga clic en Conectar con FreeAgent para dar acceso a Capsule a su cuenta de FreeAgent. La integraciĆ³n ya estĆ” en funcionamiento.
Se realiza una sincronizaciĆ³n inicial desde FreeAgent a Capsule, vinculando los contactos existentes en Capsule con sus correspondientes contactos de FreeAgent, asĆ como agregando los contactos que aĆŗn no existan en Capsule, como se explica aquĆ.
Si tienes un plan con funciones de control de acceso, puedes establecer un equipo predeterminado al que se aƱadirĆ”n todos los contactos de FreeAgent durante la configuraciĆ³n de la integraciĆ³n. Para cambiar el equipo por defecto tendrĆ”s que desactivar y volver a activar la integraciĆ³n con Freeagent. Los contactos pueden ser movidos a un equipo diferente por usuarios con acceso al equipo por defecto. Puedes obtener mĆ”s informaciĆ³n sobre cĆ³mo asignar contactos a equipos aquĆ.
GestiĆ³n de proveedores y facturas de proveedores de FreeAgent
La informaciĆ³n sobre proveedores almacenada en FreeAgent puede ser sensible, por ejemplo, los pagos de directores y personal u otros proveedores desconocidos para su equipo o equipos. Durante la configuraciĆ³n, usted decide si la informaciĆ³n de pago de sus proveedores se compartirĆ” en Capsule. En ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesFreeAgent.
-
Seleccione No importar proveedores de FreeAgent a Capsule si no se va a compartir informaciĆ³n de proveedores.
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Seleccione Importar proveedor de FreeAgent a Capsule si estĆ” de acuerdo con que se comparta la informaciĆ³n.
Si selecciona Importar proveedores de FreeAgent a Capsule se mostrarĆ” una casilla de verificaciĆ³n que le permitirĆ” seleccionar si desea que se incluyan las facturas de los proveedores.
ĀæQuĆ© ocurre durante la sincronizaciĆ³n de FreeAgent?
Hay sincronizaciones regulares cada 2 horas entre FreeAgent y Capsule. Cuando haya un nuevo contacto en FreeAgent, este contacto se cargarĆ” en Capsule. En este punto:
- Si el contacto aĆŗn no existe como tal en Capsule, el sistema lo crearĆ”.
- Los que puedan emparejarse por su nombre se enlazarƔn automƔticamente.
Exportar contactos de Capsule a FreeAgent
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna informaciĆ³n de FreeAgent, y quieres este contacto en FreeAgent, simplemente haz clic en āExportar a FreeAgentā. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a FreeAgent para la facturaciĆ³n.
Cuando una persona estĆ” vinculada a una organizaciĆ³n en Capsule, se supone que quieres facturar a la organizaciĆ³n y no a la persona. Capsule exporta la organizaciĆ³n, y el registro de persona desde el que estĆ” exportando se tratarĆ” como el campo āPersona de contactoā en FreeAgent. Los siguientes campos se completan en FreeAgent automĆ”ticamente desde Capsule:
- Nombre de la organizaciĆ³n
- Persona de contacto (si la exportaciĆ³n se hace en el registro de persona en Capsule)
- Primera direcciĆ³n de correo electrĆ³nico
- Primer nĆŗmero de telĆ©fono
- TelĆ©fono mĆ³vil
- Primera direcciĆ³n
La integraciĆ³n sobrescribirĆ” las direcciones de FreeAgent con las de Capsule. Si la direcciĆ³n en FreeAgent es correcta y la direcciĆ³n en Capsule es incorrecta, es importante actualizar la direcciĆ³n en Capsule antes de activar la sincronizaciĆ³n para evitar perder la informaciĆ³n correcta.
Eliminar y gestionar duplicados con FreeAgent
Pueden producirse duplicados debido a la integraciĆ³n. Si un contacto se escribe de forma ligeramente diferente en Capsule y FreeAgent, la sincronizaciĆ³n tratarĆ” al cliente en FreeAgent como nuevo y crearĆ” un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquĆ. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en FreeAgent, o FreeAgent seguirĆ” enviando el ānuevoā contacto a Capsule.
La eliminaciĆ³n de un contacto tiene que ocurrir tanto en FreeAgent como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en FreeAgent, harĆ” que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la prĆ³xima vez que se realice la sincronizaciĆ³n. Por eso es importante eliminar el contacto en FreeAgent y luego eliminarlo en Capsule.
Uso de FreeAgent como empresa B2B o B2C
Al tratar con personas para la integraciĆ³n de FreeAgent, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organizaciĆ³n) y contactos B2B (personas asociadas a una organizaciĆ³n).
Al exportar un contacto B2C a FreeAgent, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Esperamos que se emitan facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organizaciĆ³n. Hacemos esto porque, en una relaciĆ³n B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organizaciĆ³n en lugar de una persona.
Cuando utilizas la opciĆ³n de Exportar a FreeAgent desde el registro de contacto de una persona, el nombre y apellidos de la persona se utilizan en el campo āPersona de contactoā en FreeAgent y todos los demĆ”s detalles agregados a FreeAgent serĆ”n de la organizaciĆ³n.
CĆ³mo desactivar la integraciĆ³n de FreeAgent
Para desconectar la integraciĆ³n de FreeAgent:
- En Capsule, ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesFreeAgent y haz clic en el botĆ³n para Configurar FreeAgent.
- Haz clic en Desactivar la integraciĆ³n y confirma.
Una vez desactivada la integraciĆ³n, dejarĆ”n de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a FreeAgent, pero los contactos creados por la integraciĆ³n permanecerĆ”n en Capsule.