Integração Wave

A integração com o Wave permite manter os dados dos seus clientes sincronizados e oferece uma visão geral instantânea das faturas associadas a um Contato, sem precisar sair do Capsule. Quando quiser começar a faturar seus Contatos, a integração também torna rápido e simples o processo de adicionar novos Contatos do Capsule ao Wave.

O que faz a integração com o Wave?

A integração do Capsule com o Wave adicionará automaticamente todos os contactos do Wave à sua conta do Capsule.

Todas as informações das faturas no Wave são resumidas no Capsule, incluindo:

• O valor total das faturas pagas ou em aberto
• Datas de vencimento dos pagamentos
• Se uma fatura foi paga
• Faturas vencidas no registo de contacto associado no Capsule

Assim que a integração estiver ligada, o Capsule continuará a atualizar o Wave com quaisquer alterações que fizer aos seus registos de contactos, pelo que deverá sempre considerar o Capsule como a sua fonte de informação fidedigna. Por exemplo, se atualizar uma morada no Capsule, o contacto correspondente no Wave também será atualizado automaticamente.

Por fim, também pode adicionar facilmente novos contactos do Capsule ao Wave quando estiver pronto para emitir uma fatura. Saiba mais sobre como exportar do Capsule para o Wave nesta secção.

Como configurar a integração com o Wave

Se ainda não tem uma conta Wave, crie uma agora em Wave

1. No Capsule, aceda a Definições da conta > Integrações
2. Clique no botão para configurar o Wave
3. Escolha a opção para Ativar a integração. Se utilizar Equipas no Capsule para controlar o acesso às informações dos contactos, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos do Wave serão adicionados.
4. Clique em Conectar ao Wave
5. Será solicitado que inicie sessão na sua conta Wave. Em seguida, escolha a conta que pretende associar e clique em Permitir acesso para conceder ao Capsule acesso à sua conta Wave. A integração está agora configurada e em funcionamento.

É efetuada uma sincronização inicial do Wave para o Capsule, associando os Contactos existentes no Capsule aos Contactos correspondentes no Wave. Também são adicionados quaisquer Contactos que ainda não existam no Capsule.

O que acontece durante a sincronização do Wave?

Se criar um novo cliente no Wave sem primeiro o adicionar ao Capsule, este será adicionado ao Capsule durante a próxima sincronização agendada, que ocorre aproximadamente a cada duas horas. Também pode iniciar uma atualização a qualquer momento selecionando Sincronizar agora na página de definições do Wave no Capsule (Definições da conta > Integrações).

Os clientes do Wave serão criados como uma Pessoa e uma Organização associada no Capsule, ou apenas como uma Organização. Ambos os cenários são detalhados abaixo:

1. Se o cliente do Wave tiver um nome próprio/apelido, todos os dados do «Contacto principal» (incluindo os campos de nome próprio, apelido, e-mail e telefone) serão adicionados a uma Pessoa. Todos os outros dados serão armazenados numa Organização associada.
2. Se o cliente do Wave não tiver nome e sobrenome, o Capsule criará apenas uma Organização com todos os dados. Isso inclui os campos de telefone e e-mail.

Como o Capsule é a fonte oficial de informação, as alterações no Capsule atualizarão o cliente no Wave:

• Para os Contactos em que a opção 1 acima seja verdadeira - as alterações efetuadas no Capsule aos campos de nome próprio/apelido, e-mail e telefone da Pessoa serão refletidas no Cliente do Wave. As atualizações desses mesmos campos na Organização não serão refletidas no Wave.
• Para os Contactos em que a opção 2 acima é verdadeira - todas as alterações efetuadas no Capsule serão refletidas no Wave.

Exportar contactos do Capsule para o Wave

Se tiver um contacto no Capsule que não apresenta quaisquer informações do Wave e quiser adicionar esse contacto ao Wave, basta clicar em Exportar para o Wave no painel de integração. Assim, não terá de adicionar manualmente esse contacto ao Wave para efeitos de faturação.

O contato será adicionado ao Wave, independentemente do tipo de contato no Capsule (Pessoa ou Organização):

• Se exportar uma Pessoa associada a uma Organização, o Nome e o Apelido dessa Pessoa também serão exportados para o Wave.
• Se exportar uma Organização com Pessoas associadas, a integração irá apenas criar um cliente no Wave para a Organização. Nenhum dado das Pessoas associadas será exportado.

Eliminar e gerir duplicados com o Wave

Podem ocorrer duplicados devido à integração. Se houver uma pequena diferença na grafia do nome de um contacto entre o Capsule e o Wave, a sincronização considerará o cliente no Wave como novo e criará um contacto duplicado no Capsule. Se forem criados duplicados acidentalmente, pode uni-los seguindo os passos indicados aqui. Estes devem ser unidos usando exatamente o mesmo nome que está guardado no Wave; caso contrário, o Wave continuará a enviar o «novo» contacto para o Capsule.

A exclusão de um contacto tem de ser feita tanto no Wave como no Capsule, por essa ordem. Se eliminar primeiro um contacto no Capsule sem o eliminar no Wave, o contacto será novamente adicionado ao Capsule na próxima sincronização. Por isso, é importante eliminar o contacto no Wave e depois eliminá-lo no Capsule.

Como usar o Wave em empresas B2B e B2C

O Wave só oferece suporte a registos de organizações (que, no Wave, são definidos como um cliente). Isto porque não armazena contactos como pessoas individuais:

• Todos os contactos exportados do Capsule para o Wave serão criados como clientes. Saiba mais na secção sobre Exportar contactos para o Wave.
• Os contactos importados do Wave para o Capsule aparecerão como Pessoas e Organizações associadas — ou apenas como uma Organização, dependendo de critérios específicos. Saiba mais na secção Sincronização com o Wave.

Isso garante que as faturas no Wave estejam sempre vinculadas a um Cliente, independentemente de o Contato original no Capsule ser uma empresa (B2B) ou uma pessoa física (B2C).

Como desativar a integração com o Wave

Para desconectar a integração com o Wave:

1. No Capsule, um administrador terá de aceder a Definições da conta > Integrações
2. Ao lado da integração com o Wave, selecione Gerir
3. Clique em Desativar integração e confirme.

Assim que a integração for desativada, o histórico de faturas e as ligações ao Wave deixarão de ser apresentados, mas os contactos criados pela integração permanecerão no Capsule.