L’intégration FreeAgent vous permet de synchroniser vos clients et d’obtenir instantanément un aperçu des factures associées à un contact, sans jamais quitter sa fiche dans Capsule. Elle permet également d’ajouter très facilement de nouveaux contacts de Capsule à FreeAgent lorsque vous souhaitez commencer à leur envoyer des factures.
À quoi sert l’intégration FreeAgent ?
L’intégration de Capsule à FreeAgent ajoutera automatiquement tous vos contacts FreeAgent à votre compte Capsule.
Toutes les informations relatives aux factures dans FreeAgent sont récapitulées dans Capsule, notamment :
- Dates d’échéance des paiements,
- Si une facture a été payée
- Montants en souffrance et devis figurant dans la fiche du contact associé dans Capsule.
Une fois l’intégration configurée et opérationnelle, Capsule continuera de répercuter dans FreeAgent toutes les modifications apportées à vos fiches de contact. Vous devez donc toujours considérer Capsule comme votre source de référence. Par exemple, si vous modifiez une adresse dans Capsule, le contact correspondant dans FreeAgent sera également mis à jour automatiquement.
Enfin, vous pouvez également ajouter facilement de nouveaux contacts Capsule à FreeAgent lorsque vous êtes prêt à créer une facture.
Comment configurer l’intégration FreeAgent
Si vous n’avez pas encore de compte FreeAgent, inscrivez-vous dès maintenant sur freeagent.com.
- Dans Capsule, accédez à Account SettingsIntegrationsFreeAgent
- Choisissez l’option permettant d’activer l’intégration. Si vous utilisez des équipes dans Capsule pour contrôler l’accès aux coordonnées des contacts, vous pouvez sélectionner une équipe par défaut à laquelle tous les contacts FreeAgent seront ajoutés. Il vous sera également demandé comment vous souhaitez gérer les informations sur les fournisseurs.
- Cliquez sur Se connecter à FreeAgent pour autoriser Capsule à accéder à votre compte FreeAgent. L’intégration est désormais opérationnelle.
Une synchronisation initiale de FreeAgent vers Capsule est effectuée afin d’associer les contacts Capsule existants à leurs contacts FreeAgent correspondants, ainsi que d’ajouter les contacts qui n’existent pas encore dans Capsule, comme expliqué ici.
Si vous disposez d’un forfait incluant des fonctionnalités de contrôle d’accès - Vous pouvez définir une équipe par défaut à laquelle tous les contacts FreeAgent seront ajoutés lors de la configuration de l’intégration. Pour modifier l’équipe par défaut, vous devrez désactiver puis réactiver l’intégration FreeAgent. Les utilisateurs ayant accès à l’équipe par défaut peuvent déplacer les contacts vers une autre équipe. Pour en savoir plus sur l’attribution de contacts aux équipes, cliquez ici.
Gestion des fournisseurs et des factures fournisseurs dans FreeAgent
Les informations sur les fournisseurs enregistrées dans FreeAgent peuvent être sensibles, par exemple les paiements versés aux dirigeants et au personnel, ou les informations concernant d’autres fournisseurs dont vos équipes n’ont pas connaissance. Lors de la configuration, vous décidez si les informations relatives aux paiements de vos fournisseurs doivent être partagées dans Capsule. Dans Account SettingsIntegrationsFreeAgent
- Sélectionnez Ne pas importer les fournisseurs de FreeAgent dans Capsule si aucune information sur les fournisseurs ne doit être partagée.
- Sélectionnez Importer le fournisseur de FreeAgent dans Capsule si vous acceptez que les informations soient partagées.
Si vous sélectionnez Importer les fournisseurs de FreeAgent dans Capsule, une case à cocher s’affichera pour vous permettre de choisir si vous souhaitez inclure les factures des fournisseurs.
Que se passe-t-il pendant la synchronisation avec FreeAgent ?
Des synchronisations régulières ont lieu toutes les 2 heures entre FreeAgent et Capsule. Lorsqu’un nouveau contact est ajouté dans FreeAgent, il est importé dans Capsule. À ce stade :
- Si le contact n’existe pas déjà dans Capsule, un nouveau contact sera créé
- Ceux qui peuvent être identifiés par leur nom seront automatiquement associés.
Exporter des contacts de Capsule vers FreeAgent
Si l’un de vos contacts dans Capsule n’affiche aucune information FreeAgent et que vous souhaitez l’ajouter à FreeAgent, cliquez simplement sur « Exporter vers FreeAgent ». Vous éviterez ainsi d’avoir à ajouter manuellement ce contact à FreeAgent pour la facturation.
Lorsqu’une personne est liée à une organisation dans Capsule, il est supposé que vous souhaitez facturer l’organisation et non la personne. Capsule exporte l’organisation, et la fiche de la personne à partir de laquelle vous effectuez l’exportation sera utilisée dans le champ « Personne à contacter » de FreeAgent. Les champs suivants de FreeAgent sont renseignés à partir de Capsule :
- Nom de l’organisation
- Personne de contact (lorsque l’exportation est effectuée depuis la fiche de la personne dans Capsule)
- Première adresse e-mail
- Premier numéro de téléphone
- Téléphone portable
- Première adresse
L’intégration remplacera les adresses dans FreeAgent par celles figurant dans Capsule. Si l’adresse dans FreeAgent est correcte et celle dans Capsule est incorrecte, il est important de mettre à jour l’adresse dans Capsule avant d’activer la synchronisation afin d’éviter de perdre les informations correctes.
Suppression et gestion des doublons avec FreeAgent
Des doublons peuvent apparaître en raison de l’intégration. Si le nom d’un contact diffère légèrement entre Capsule et FreeAgent, la synchronisation considérera le client dans FreeAgent comme nouveau et créera un doublon dans Capsule. Si des doublons sont créés accidentellement, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes indiquées ici. Ils doivent être fusionnés sous un nom strictement identique à celui enregistré dans FreeAgent, sinon FreeAgent continuera d’envoyer le « nouveau » contact à Capsule.
La suppression d’un contact doit être effectuée à la fois dans FreeAgent et dans Capsule, dans cet ordre. Si vous supprimez d’abord un contact dans Capsule sans le supprimer dans FreeAgent, il sera de nouveau ajouté à Capsule lors de la prochaine synchronisation. Il est donc important de supprimer d’abord le contact dans FreeAgent, puis dans Capsule.
Utiliser FreeAgent pour une entreprise B2B ou B2C
Dans le cadre de l’intégration FreeAgent, nous répartissons les contacts en deux catégories : les contacts B2C (personnes non rattachées à une organisation) et les contacts B2B (personnes rattachées à une organisation).
Lors de l’exportation d’un contact B2C vers FreeAgent, les coordonnées de la personne sont exportées vers le système comptable. Nous partons du principe que les factures seront établies au nom de cette personne. Lors de l’exportation d’un contact B2B, seules les coordonnées de l’organisation sont exportées. En effet, dans une relation B2B, les factures sont presque toujours établies au nom d’une organisation plutôt que d’une personne.
Lorsque vous utilisez l’option « Exporter vers FreeAgent » depuis la fiche de contact d’une personne, le prénom et le nom de cette personne sont renseignés dans le champ « Personne à contacter » de FreeAgent, tandis que toutes les autres informations ajoutées à FreeAgent proviennent de l’organisation.
Comment désactiver l’intégration FreeAgent
Pour déconnecter l’intégration FreeAgent :
- Dans Capsule, accédez à Account SettingsIntegrationsFreeAgent et cliquez sur le bouton pour gérer FreeAgent.
- Cliquez sur « Désactiver l’intégration » et confirmez.
Une fois l’intégration désactivée, l’historique des factures et les liens vers FreeAgent ne seront plus affichés, mais les contacts créés par l’intégration resteront dans Capsule.