Intégration Wave

L’intégration Wave vous permet de synchroniser les données de vos clients et d’obtenir instantanément un aperçu des factures associées à un contact, sans avoir à quitter Capsule. Lorsque vous souhaitez commencer à facturer vos contacts, l’intégration permet également de les ajouter rapidement et facilement de Capsule à Wave.

À quoi sert l’intégration Wave ?

L’intégration de Capsule à Wave ajoutera automatiquement tous vos contacts Wave à votre compte Capsule.

Toutes les informations de facturation de Wave sont récapitulées dans Capsule, notamment :

• Le montant total des factures payées ou impayées
• Dates d’échéance des paiements
• Si une facture a été payée
• Factures en retard sur la fiche du contact associé dans Capsule

Une fois l’intégration connectée, Capsule continuera de répercuter dans Wave toutes les modifications que vous apportez à vos fiches de contact. Vous devez donc toujours considérer Capsule comme votre source de référence. Par exemple, si vous modifiez une adresse dans Capsule, le contact correspondant dans Wave sera lui aussi automatiquement mis à jour.

Enfin, vous pouvez également ajouter facilement de nouveaux contacts Capsule à Wave lorsque vous êtes prêt à créer une facture. Pour en savoir plus sur l’exportation de Capsule vers Wave, consultez cette section.

Comment configurer l’intégration Wave

Si vous n’avez pas encore de compte Wave, inscrivez-vous dès maintenant sur Wave

1. Dans Capsule, accédez à Paramètres du compte > Intégrations
2. Cliquez sur le bouton pour configurer Wave
3. Sélectionnez l’option Activer l’intégration. Si vous utilisez les équipes dans Capsule pour contrôler l’accès aux informations des contacts, vous pouvez sélectionner une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Wave seront ajoutés.
4. Cliquez sur Se connecter à Wave
5. Vous serez invité à vous connecter à votre compte Wave. Ensuite, choisissez le compte à associer et cliquez sur « Autoriser l’accès » pour permettre à Capsule d’accéder à votre compte Wave. L’intégration est désormais opérationnelle.

Une synchronisation initiale est effectuée de Wave vers Capsule afin d’associer les contacts Capsule existants à leurs contacts Wave correspondants. Elle ajoute également tous les contacts qui n’existent pas encore dans Capsule.

Que se passe-t-il pendant la synchronisation de Wave ?

Si vous créez un nouveau client dans Wave sans l’ajouter d’abord à Capsule, il sera ajouté à Capsule lors de la prochaine synchronisation planifiée, qui s’exécute environ toutes les deux heures. Vous pouvez également déclencher une mise à jour à tout moment en sélectionnant « Synchroniser maintenant » sur la page des paramètres de Wave dans Capsule (Paramètres du compte > Intégrations).

Les clients Wave seront créés dans Capsule soit en tant que personne et organisation associée, soit uniquement en tant qu’organisation. Les deux cas sont détaillés ci-dessous :

1. Si le client Wave a un prénom/nom de famille, toutes les informations du « contact principal » (y compris les champs prénom, nom, adresse e-mail et téléphone) seront ajoutées à une personne. Toutes les autres informations seront enregistrées dans une organisation associée.
2. Si le client Wave n’a pas de prénom ni de nom, Capsule créera uniquement une organisation avec toutes les informations, y compris les champs de téléphone et d’adresse e-mail.

Capsule étant la source de référence, les modifications apportées dans Capsule mettront à jour le client Wave :

• Pour les contacts auxquels s’applique l’option 1 ci-dessus : les modifications apportées dans Capsule aux champs du prénom, du nom, de l’adresse e-mail et du numéro de téléphone de la personne seront répercutées sur le client Wave. En revanche, les modifications apportées à ces mêmes champs dans l’organisation ne seront pas répercutées dans Wave.
• Pour les contacts pour lesquels l’option 2 ci-dessus est activée - toutes les modifications apportées dans Capsule seront répercutées dans Wave.

Exporter des contacts de Capsule vers Wave

Si un contact dans Capsule n’affiche aucune information Wave et que vous souhaitez l’ajouter à Wave, cliquez simplement sur Exporter vers Wave dans le panneau d’intégration. Vous éviterez ainsi d’avoir à ajouter manuellement ce contact à Wave pour la facturation.

Le contact sera ajouté à Wave, quel que soit son type dans Capsule (personne ou organisation) :

• Si vous exportez une personne liée à une organisation, le prénom et le nom de cette personne seront également exportés vers Wave.
• Si vous exportez une organisation associée à des personnes, l’intégration créera uniquement un client Wave pour l’organisation. Aucune information concernant les personnes associées ne sera exportée.

Supprimer et gérer les doublons avec Wave

Des doublons peuvent apparaître en raison de l’intégration. Si le nom d’un contact est orthographié légèrement différemment dans Capsule et dans Wave, la synchronisation considérera le client dans Wave comme nouveau et créera un contact en double dans Capsule. Si des doublons sont créés par inadvertance, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes indiquées ici. Le nom des contacts fusionnés doit être strictement identique à celui enregistré dans Wave, sinon Wave continuera d’envoyer le « nouveau » contact à Capsule.

La suppression d’un contact doit être effectuée à la fois dans Wave et dans Capsule, dans cet ordre. Si vous supprimez d’abord un contact dans Capsule sans le supprimer dans Wave, il sera de nouveau ajouté à Capsule lors de la prochaine synchronisation. Il est donc important de supprimer le contact dans Wave, puis de le supprimer dans Capsule.

Utiliser Wave pour une entreprise B2B ou B2C

Wave ne prend en charge que les fiches d’organisation (définies dans Wave comme un « Client »). En effet, Wave ne stocke pas les contacts en tant que personnes individuelles :

• Tous les contacts exportés de Capsule vers Wave seront créés en tant que clients. Pour en savoir plus, consultez la section Exporter des contacts vers Wave.
• Les contacts importés de Wave vers Capsule apparaîtront comme des personnes associées à des organisations, ou simplement comme une organisation, selon des critères spécifiques. Pour en savoir plus, consultez la section sur la synchronisation avec Wave.

Cela garantit que les factures dans Wave sont toujours associées à un client, que le contact d’origine dans Capsule soit une entreprise (B2B) ou un particulier (B2C).

Comment désactiver l’intégration Wave

Pour déconnecter l’intégration Wave :

1. Dans Capsule, un administrateur devra accéder à Paramètres du compte > Intégrations
2. À côté de l’intégration Wave, choisissez « Gérer »
3. Cliquez sur « Désactiver l’intégration », puis confirmez.

Une fois l’intégration désactivée, l’historique des factures et les liens vers Wave ne seront plus affichés, mais les contacts créés par l’intégration resteront dans Capsule.