L’intégration de Crunch vous permet de synchroniser vos clients et d’obtenir instantanément un aperçu des factures associées à un contact, sans jamais quitter sa fiche dans Capsule. Elle permet également d’ajouter très facilement de nouveaux contacts de Capsule à Crunch lorsque vous souhaitez commencer à leur envoyer des factures.
Actuellement, l’intégration Crunch est uniquement disponible pour les utilisateurs basés au Royaume-Uni.
À quoi sert l’intégration Crunch ?
L’intégration de Capsule à Crunch ajoutera automatiquement tous vos contacts Crunch à votre compte Capsule.
Toutes les informations relatives aux factures dans Crunch sont récapitulées dans Capsule, notamment :
- Dates d’échéance des paiements,
- Si une facture a été payée
- Montants en souffrance et devis figurant dans la fiche du contact associé dans Capsule.
Une fois l’intégration configurée et opérationnelle, Capsule répercutera dans Crunch toutes les modifications apportées à vos fiches de contact. Vous devez donc toujours considérer Capsule comme votre source de référence. Par exemple, si vous mettez à jour une adresse dans Capsule, le contact correspondant sera également mis à jour automatiquement dans Crunch.
Enfin, vous pouvez également ajouter facilement de nouveaux contacts Capsule à Crunch lorsque vous êtes prêt à établir une facture.
Lorsque vous cliquez sur Ajouter une facture depuis un contact, vous êtes redirigé vers Crunch. Les coordonnées du contact ne sont pas préremplies ; vous devez donc rechercher et sélectionner le client manuellement.
Comment configurer l’intégration Crunch
Si vous n’en avez pas encore, créez un compte Crunch ici.
- Dans Capsule, accédez à Paramètres du compteIntégrationsCroquant et cliquez sur le bouton pour Configurer Crunch.
- Choisissez l’option Activer l’intégration. Il vous sera demandé comment vous souhaitez gérer les informations sur les fournisseurs. Si vous utilisez des équipes dans Capsule pour contrôler l’accès aux coordonnées, vous pouvez sélectionner une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Crunch seront ajoutés.
- Cliquez sur Se connecter à Crunch pour autoriser Capsule à accéder à votre compte Crunch. L’intégration est désormais opérationnelle.
Une synchronisation initiale est effectuée de Crunch vers Capsule afin d’associer les contacts existants dans Capsule à leurs contacts correspondants dans Crunch, ainsi que d’ajouter les contacts qui n’existent pas encore dans Capsule.
Si vous disposez d’un forfait incluant des fonctionnalités de contrôle d’accès - Vous pouvez définir une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Crunch seront ajoutés lors de la configuration de l’intégration. Pour modifier l’équipe par défaut, vous devrez désactiver puis réactiver l’intégration Crunch. Les utilisateurs ayant accès à l’équipe par défaut peuvent déplacer les contacts vers une autre équipe. Pour en savoir plus sur l’attribution de contacts aux équipes, cliquez ici.
Que se passe-t-il pendant la synchronisation de Crunch ?
Si vous créez un nouveau client dans Crunch sans l’ajouter d’abord à Capsule, il sera importé dans Capsule lors de la prochaine synchronisation planifiée, qui s’exécute environ toutes les deux heures. Vous pouvez également déclencher une mise à jour à tout moment en sélectionnant « Synchroniser maintenant » sur la page des paramètres de Crunch (Paramètres du compte > Intégrations).
Exporter des contacts de Capsule vers Crunch
Si l’un de vos contacts dans Capsule n’affiche aucune information Crunch et que vous souhaitez l’ajouter à Crunch, cliquez simplement sur « Exporter vers Crunch ». Vous éviterez ainsi d’avoir à ajouter manuellement ce contact à Crunch pour la facturation.
Lorsqu’une personne est liée à une organisation dans Capsule, nous supposons que vous souhaitez facturer l’organisation et non la personne. Tous les contacts Capsule (personnes et organisations) seront exportés vers Crunch en tant qu’organisations. Les champs suivants sont renseignés dans Crunch à partir de Capsule :
- Nom de l’organisation
- Première adresse e-mail
- Première adresse
Crunch exige que chaque client dispose d’une adresse sur les lignes 1 et 2. Nous vous recommandons d’ajouter les adresses complètes dans Capsule lors de la création des contacts afin de garantir l’exactitude des données sur les deux plateformes.
Les numéros de téléphone ne sont pas synchronisés entre les deux plateformes.
Suppression et gestion des doublons avec Crunch
Des doublons peuvent apparaître en raison de l’intégration. Si le nom d’un contact diffère légèrement entre Capsule et Crunch, la synchronisation considérera le client dans Crunch comme nouveau et créera un contact en double dans Capsule. Si des doublons sont créés accidentellement, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes indiquées ici. Ils doivent être fusionnés sous exactement le même nom que celui enregistré dans Crunch, sinon Crunch continuera d’envoyer le « nouveau » contact à Capsule.
La suppression d’un contact doit être effectuée à la fois dans Crunch et dans Capsule, dans cet ordre. Si vous supprimez d’abord un contact dans Capsule sans le supprimer dans Crunch, il sera de nouveau ajouté à Capsule lors de la prochaine synchronisation. Il est donc important de supprimer le contact dans Crunch, puis dans Capsule.
Utiliser Crunch pour une entreprise B2B ou B2C
Crunch ne prend en charge que les fiches d’entreprises ou d’organisations ; il ne stocke pas les contacts en tant que personnes individuelles.
À cause de ceci :
- Tous les contacts exportés de Capsule vers Crunch seront créés en tant qu’organisations.
- Tous les contacts importés de Crunch vers Capsule apparaîtront comme des organisations.
Cela garantit que les factures dans Crunch sont toujours associées à une organisation, que le contact d’origine dans Capsule soit une entreprise (B2B) ou un particulier (B2C).
Comment désactiver l’intégration Crunch
Pour déconnecter l’intégration Crunch :
- Dans Capsule, accédez à Paramètres du compteIntégrationsCroquant et cliquez sur le bouton pour Configurer Crunch.
- Cliquez sur « Désactiver l’intégration », puis confirmez.
Une fois l’intégration désactivée, l’historique des factures et les liens vers Crunch ne seront plus affichés, mais les contacts créés par l’intégration resteront dans Capsule.