Que fait l’intégration Xero ?
L’intégration de Capsule à votre compte Xero ajoutera automatiquement tous vos contacts payants de Xero à votre compte Capsule.
Toutes les informations de facturation dans Xero sont résumées dans Capsule, y compris :
- Dates d’échéance de paiement,
- Si une facture a été payée
- Montants en retard et devis sur le dossier de contact lié dans Capsule.
Une fois l’intégration entièrement configurée et opérationnelle, Capsule continuera de mettre à jour Xero avec toutes les modifications que vous effectuez, de sorte que vous devrez toujours considérer Capsule comme votre source de référence, par exemple si vous mettez à jour une adresse dans Capsule, Xero sera automatiquement mis à jour également.
Enfin, les nouveaux contacts Capsule peuvent également être facilement ajoutés à Xero lorsque vous êtes prêt à émettre une facture.
Configuration de l’intégration Xero
Pour configurer l’intégration Xero :
- Dans Capsule, allez à Account SettingsIntegrationsXero et cliquez sur le bouton pour Configurer Xero.
- Choisissez l’option Activer l’intégration. Il vous sera demandé comment vous souhaitez gérer les informations sur les fournisseurs. Si vous utilisez des équipes dans Capsule pour contrôler l’accès aux informations de contact, vous pouvez sélectionner une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Xero seront ajoutés.
- Cliquez sur Se connecter à Xero pour autoriser Capsule à accéder à votre compte Xero. L’intégration est maintenant opérationnelle.
Une synchronisation initiale s’effectue de Xero vers Capsule, téléchargeant toutes les informations actuelles de paiements et de factures, ainsi qu’en ajoutant tous les contacts qui n’existent pas encore dans Capsule, comme expliqué ici.
Si vous utilisez une formule incluant des fonctionnalités de contrôle d’accès - Vous pouvez définir une équipe par défaut à laquelle tous les contacts Xero seront ajoutés lors de la configuration de l’intégration. Pour modifier l’équipe par défaut, vous devrez désactiver puis réactiver l’intégration Xero. Les contacts peuvent être déplacés vers une autre équipe par les utilisateurs ayant accès à l’équipe par défaut. Vous pouvez en savoir plus sur la façon d’assigner des contacts aux équipes ici.
Gestion des fournisseurs et des factures fournisseurs dans Xero
Les informations sur les fournisseurs stockées dans Xero peuvent être sensibles, par exemple les paiements aux directeurs et au personnel ou d’autres fournisseurs qui ne sont pas connus de votre/vos équipe(s). Lors de la configuration, vous décidez si les informations relatives aux paiements de vos fournisseurs doivent être partagées dans Capsule. Dans Account SettingsIntegrationsXero.
- Sélectionnez Ne pas importer les fournisseurs de Xero dans Capsule si aucune information fournisseur ne doit être partagée.
- Sélectionnez Importer le fournisseur depuis Xero dans Capsule si vous acceptez que les informations soient partagées.
Ajouter un lien depuis un contact dans Xero vers Capsule
Vous pouvez également créer dans Xero un lien qui vous permet d’ouvrir facilement, dans Capsule, le contact correspondant à un contact Xero. Il s’agit d’un paramétrage unique dans Xero qui rend la navigation de Xero vers Capsule vraiment simple.
- Dans votre compte Xero, cliquez sur le nom de votre organisation dans le coin supérieur gauche, puis allez à SettingsCustom contact links
- Utilisez ensuite le bouton pour Ajouter un lien personnalisé et saisissez « Voir dans Capsule » comme nom, puis
https://[your-subdomain].capsulecrm.com/party/xero/{!CONTACTID}comme définition du lien. - Veillez à remplacer [your-subdomain] par le sous-domaine de votre propre compte Capsule.
- Cliquez sur Enregistrer et vous avez terminé.
Vous pouvez maintenant accéder à un contact dans Xero, et vous trouverez un lien vers Capsule dans le panneau des détails du contact sur la droite.
Bien que ce lien apparaisse sur tous les contacts Xero, il ne fonctionnera que pour les contacts Xero qui sont liés à un contact dans Capsule. S’il n’y a pas de contact correspondant, vous arriverez simplement sur une page d’erreur dans Capsule.
Si vous sélectionnez Importer les fournisseurs de Xero dans Capsule, une case à cocher s’affichera vous permettant d’indiquer si vous souhaitez inclure les factures des fournisseurs.
Si vous avez déjà connecté Capsule et Xero et que vous modifiez le paramètre pour ne pas importer les fournisseurs, alors tous les fournisseurs existants déjà synchronisés avec Capsule resteront, mais aucun nouveau fournisseur ne sera synchronisé.
Si un contact est à la fois client et fournisseur dans Xero, le contact sera synchronisé avec Capsule mais les factures fournisseur ne le seront pas.
Fonctionnalités de l’intégration Capsule - Xero
Que se passe-t-il pendant la synchronisation ?
Il y a des synchronisations régulières de 2 heures entre Xero et Capsule. Lorsqu’un contact Xero a au moins une nouvelle facture autorisée (c’est‑à‑dire que la facture n’est pas en brouillon), ce contact sera envoyé dans Capsule. Cela signifie qu’un contact peut rester dans Xero pendant un certain temps et ne sera transféré dans Capsule qu’au moment où une facture est autorisée pour que ce contact la règle. À ce stade :
- Si le contact n’existe pas encore dans Capsule, un nouveau contact sera créé
- Ceux qui peuvent être trouvés par leur nom seront automatiquement liés.
Que se passe-t-il avec les contacts Xero archivés ?
Lors de la synchronisation initiale, si vous avez un contact archivé dans Xero, il ne sera pas ajouté à Capsule. En effet, nous évitons de récupérer les mises à jour pour les contacts archivés.
Si vous avez configuré l’intégration Xero et qu’ensuite vous archivez un contact Xero lié à un contact Capsule, le lien entre les enregistrements correspondants reste en place, mais nous ne récupérerons plus les mises à jour de ce contact dans Capsule.
Comment exporter des contacts de Capsule vers Xero
Si vous avez un contact dans Capsule qui n’affiche aucune information Xero et que vous souhaitez avoir ce contact dans Xero, il vous suffit de cliquer sur « Exporter vers Xero ». Cela vous évite d’avoir à ajouter manuellement ce contact dans Xero pour la facturation.
Lorsqu’une personne est liée à une organisation dans Capsule, on part du principe que vous souhaitez facturer l’organisation et non la personne. Capsule exporte l’organisation, et la fiche de la personne depuis laquelle vous effectuez l’export sera utilisée comme champ « Personne principale » dans Xero. Les champs suivants sont renseignés dans Xero à partir de Capsule :
- Nom de l’organisation
- Personne principale (lorsque l’export est effectué à partir de la fiche de la personne dans Capsule)
- Première adresse e-mail
- Téléphone [travail]
- Téléphone [portable]
- Téléphone [direct]
- Téléphone [Fax]
- Site web/Réseaux sociaux
Vous avez peut‑être enregistré plusieurs adresses pour un contact dans Capsule, et certaines règles déterminent la façon dont ces adresses sont transférées vers Xero :
A Adresse postale dans Capsule remplira le champ « Adresse postale » dans Xero. S’il n’y a pas d’adresse postale dans Capsule, alors c’est la première adresse du contact qui est utilisée dans le champ « Adresse postale » dans Xero.
Un adresse professionnelle dans Capsule sera toujours placée dans le « Street Address » de Xero. S’il n’y a pas d’adresse professionnelle dans Capsule, le champ « Street Address » dans Xero restera vide.
L’intégration remplacera les adresses dans Xero par celles présentes dans Capsule. Si l’adresse dans Xero est correcte et que celle dans Capsule est incorrecte, il est important de mettre à jour l’adresse dans Capsuleavantd’activer la synchronisation afin d’éviter de perdre les informations correctes.
Suppression et gestion des doublons avec Xero
Des doublons peuvent se produire en raison de l’intégration. S’il existe une légère différence d’orthographe d’un contact entre Capsule et Xero, la synchronisation traitera le client dans Xero comme un nouveau et créera un contact en double dans Capsule. Si des doublons sont créés par erreur, vous pouvez les fusionner en suivant les étapes indiquées ici. Ceux-ci doivent être fusionnés avec exactement le même nom que celui enregistré dans Xero, sinon Xero continuera à envoyer le « nouveau » contact à Capsule.
La suppression d’un contact doit se faire à la fois dans Xero et dans Capsule, et dans cet ordre. Si vous supprimez d’abord un contact dans Capsule sans le supprimer dans Xero, ce contact sera recréé dans Capsule lors de la prochaine synchronisation. Pour cette raison, il est important de supprimer d’abord le contact dans Xero, puis de le supprimer dans Capsule.
Utiliser Xero pour une entreprise B2B ou B2C
Lors de la gestion des personnes pour l’intégration Xero, nous divisons les contacts en contacts B2C (personnes non associées à une organisation) et en contacts B2B (personnes associées à une organisation).
Lors de l’exportation d’un contact B2C vers Xero, les informations de la personne sont exportées vers le système comptable. Nous partons du principe que les factures seront émises à cette personne. Lors de l’exportation d’un contact B2B, nous n’exportons que les informations de l’organisation. Nous procédons ainsi parce que, dans une relation B2B, les factures sont presque toujours émises à une organisation plutôt qu’à une personne.
Lorsque vous utilisez l’option Exporter vers Xero depuis la fiche de contact d’une personne, le prénom et le nom de cette personne sont utilisés dans le champ « Personne de contact » dans Xero et tous les autres détails ajoutés à Xero proviendront de l’organisation.
Comment désactiver l’intégration Xero
Pour désactiver l’intégration Xero :
- Allez sur Account SettingsIntegrationsXero et cliquez sur le bouton pour Configurer Xero.
- Cliquez pour désactiver l’intégration Xero et confirmer.
Une fois l’intégration désactivée, l’historique des factures et les liens vers Xero ne seront plus affichés, mais les contacts créés par l’intégration resteront dans Capsule.