Intégration de Google Agenda

À quoi sert l’intégration de Google Calendar ?

La connexion de Google Calendar à Capsule vous permet de consulter, au même endroit, un agenda clair des événements à venir et passés de vos contacts.

Une fois la connexion établie, les détails de vos événements Google Calendar s’afficheront dans le calendrier et dans les fiches de contact des participants, notamment :

• Événements à venir programmés
• Événements passés
• Description de l’événement
• Lien direct pour rejoindre des appels Google Meet
• Informations sur les autres participants à l’événement et possibilité de les ajouter comme nouveaux contacts dans Capsule

Vous pouvez consulter les événements du jour dans la vignette Google de la page d’accueil. Celle-ci affiche tous les événements de la journée, à venir comme passés.

Si vous souhaitez afficher tous vos événements Google, vous pouvez le faire depuis la vue Calendrier. Vous pouvez également afficher côte à côte vos événements Google et vos tâches Capsule.

Accédez au calendrier et définissez le filtre du type d’événement sur Mes tâches et événements pour obtenir une vue d’ensemble de votre journée, le tout au même endroit.

Comment configurer l’intégration de Google Calendar

Pour afficher les événements de votre agenda Google dans Capsule :

1. Accédez à Mes préférences > Calendrier et flux

2. Cliquez sur le bouton « Se connecter à Google Agenda ».

3. Sélectionnez Se connecter à Google Agenda à l’étape 1. La page de connexion Google s’affichera. Saisissez vos identifiants Google.

4. Vous serez redirigé vers votre compte Capsule, où vous verrez une liste de vos calendriers parmi lesquels choisir à l’étape 2. Utilisez le menu déroulant à cette étape pour sélectionner le calendrier que vous souhaitez afficher dans Capsule.

5. Confirmez votre choix de calendrier et sélectionnez « Activer la synchronisation du calendrier ».

6. Capsule va maintenant synchroniser vos événements. Cette opération peut prendre quelques minutes, selon le nombre d’événements.

Une fois la synchronisation terminée, les événements du calendrier sélectionné seront visibles par vous et les autres utilisateurs de votre compte Capsule. Veuillez noter que l’affichage de tous les événements peut prendre quelques minutes, car ils apparaissent progressivement.

Comment afficher les événements Google Agenda dans Capsule

Une fois que vous aurez connecté un agenda Google, vous verrez les événements Google à venir et passés de vos contacts Capsule dans la barre latérale lorsque vous consulterez un contact. Lorsque la carte de l’agenda Google est réduite, vous verrez un aperçu de votre prochain événement à venir, ou jusqu’à 3 événements prévus aujourd’hui. Cliquez sur Voir plus d’événements pour développer la carte et afficher les événements ponctuels et récurrents à venir.

Survolez simplement un événement pour afficher tous ses détails, notamment l’heure, la description et les participants.

Lorsque vous sélectionnez un événement à venir ou passé, l’option « Enregistrer l’activité » s’affiche. Vous pourrez suivre tout le travail effectué avec un contact pendant votre réunion, ainsi que les résultats de celle-ci.

Vous pouvez également rejoindre des réunions Google Meet directement depuis l’événement affiché dans Capsule. Pour cela, cliquez sur le bouton « Rejoindre la réunion ».

Afficher les événements Google dans votre calendrier Capsule

Après avoir connecté votre agenda Google, vos événements Google apparaîtront désormais dans la vue Calendrier de Capsule. Cela inclut tous les événements de vos agendas Google connectés.

Pour afficher ces événements, accédez à Calendrier dans le menu supérieur et définissez le filtre du type d’événement sur Mes événements. Vous verrez ainsi les événements de votre calendrier Capsule et de vos calendriers Google connectés.

Points à garder à l’esprit :

• Vous pouvez consulter les événements Google dans Capsule, mais pas les modifier. Pour apporter des modifications, vous devrez mettre à jour l’événement dans Google.
• Vos événements Google ne sont visibles que par vous dans la vue Calendrier de Capsule.
• Les autres utilisateurs peuvent toujours voir vos événements Google dans les fiches de contact.
• Vous pouvez rejoindre des réunions Google Meet directement depuis la vue Agenda, en cliquant sur le bouton « Rejoindre la réunion ».
• Vous pouvez afficher vos événements Google aux côtés de vos tâches Capsule en réglant le filtre de type d’événement sur Mes tâches et événements

Où les événements Google seront-ils affichés ?

Les événements Google Calendar s’afficheront dans la barre latérale de tout contact Capsule associé à l’événement. Capsule associe les événements Google Calendar à vos contacts à l’aide de leur adresse e-mail. Si l’adresse e-mail de l’un des participants à votre événement correspond à celle d’un contact Capsule, les événements sont ajoutés à la fiche de ce contact dans la barre latérale. Si ce contact fait partie d’une organisation, l’événement apparaîtra également dans la barre latérale de l’organisation.

Les événements planifiés pour une organisation s’affichent uniquement dans les fiches de l’organisation et de l’utilisateur associés dans Capsule.

Comment les types d'événements Google Agenda sont affichés dans Capsule

Événements récurrents - Vous pouvez repérer les événements récurrents dans la barre latérale grâce à l’icône de répétition. Les événements récurrents seront affichés sur une période maximale de deux ans.

Événements privés - Les événements privés sont signalés par une icône de cadenas. Seuls les utilisateurs ayant accès au contact, ajoutés comme participants à un événement privé dans Outlook et dont le calendrier est connecté verront cet événement dans la fiche du contact.

• Événements sur toute la journée - Les événements sur toute la journée figurent dans la section des événements du contact et sont signalés par une ligne blanche, au lieu d’une ligne bleue, à gauche de l’événement.

Modifier ou supprimer des événements Google

Si vous devez apporter des modifications à vos événements, par exemple ajouter des participants ou changer l’heure de début, vous devrez continuer à les modifier dans Google. L’intégration détectera vos nouvelles modifications et les transférera dans Capsule, où les événements seront mis à jour et affichés dans la fiche du contact.

Journalisation de l’activité avec l’intégration Google

Il est facile de consigner les détails de vos événements Google dans Capsule. Lorsque vous survolez un événement, l’option « Consigner l’activité » s’affiche. Par défaut, l’événement est consigné dans Capsule avec le type d’activité Réunion (vous pouvez le remplacer par le type d’activité de votre choix).

Lorsque vous consignez un événement, vous constaterez que tous les détails le concernant sont automatiquement renseignés, notamment la date, l’heure et sa description. Vous pouvez ensuite ajouter vos propres notes de réunion afin de disposer, avec votre équipe, d’un compte rendu clair et précis de ce qui s’est passé pendant la réunion.

Rapports sur vos événements enregistrés

Si vous avez enregistré une activité pour votre événement Google, celle-ci sera intégrée aux rapports d’activité de Capsule. Tous les événements que vous enregistrez dans Capsule seront consignés à votre nom en tant que réunion dans les rapports d’activité, sauf si un autre type d’activité a été sélectionné.

Page des paramètres du compte

Les administrateurs du compte pourront accéder à la page d’intégration de Google Agenda depuis la page Paramètres du compte. Cette section indique quels utilisateurs ont connecté un agenda à Capsule. Elle précise également l’agenda auquel ils sont actuellement connectés ainsi que la date de leur dernière connexion. Si un utilisateur rencontre des problèmes avec son agenda, les administrateurs pourront le déconnecter manuellement afin qu’il puisse le reconnecter.