A integração com o KashFlow permite manter seus clientes sincronizados e oferece uma visão geral instantânea de quais faturas se tem para um contato sem sair do registro do contato no Capsule. Isso também simplifica muito a adição de novos contatos do Capsule ao KashFlow para quando desejar faturá-los.
O que a integração do KashFlow faz?
A integração do Capsule com o KashFlow adiciona automaticamente todos os seus contatos do KashFlow à sua conta do Capsule.
Todas as informações da fatura no KashFlow são resumidas no Capsule, incluindo:
- Datas de vencimento do pagamento.
- Pagamento ou não de uma fatura.
- Valores em atraso no registro do contato vinculado no Capsule.
Uma vez que a integração esteja configurada e funcionando, o Capsule continua atualizando o KashFlow com todas as alterações feitas nos registros de contato, portanto é preciso sempre tratar o Capsule como sua fonte de verdade; por exemplo, caso atualize um endereço no Capsule, o contato correspondente no KashFlow também será atualizado automaticamente.
Por fim, quando estiver pronto para emitir uma fatura, os novos contatos do Capsule também poderão ser facilmente adicionados ao KashFlow.
Como configurar a integração com o KashFlow
Caso ainda não tenha uma conta KashFlow, inscreva-se agora em kashflow.com.
Antes de ativar a integração no Capsule, certifique-se de que o Acesso à API esteja ativado em sua conta do KashFlow. Para fazer isso:
Na nova interface do usuário do KashFlow:
- Faça login no KashFlow e, na barra lateral, clique em Aplicativos.
- No canto superior direito, clique no botão Configurações da API.
- Para salvar as alterações, marque a caixa Ativado e use o botão Atualizar.
Na antiga interface do usuário do KashFlow:
- Faça login no KashFlow e acesse Configurações > Configurações da API.
- Marque a caixa Ativar a API para minha conta do KashFlow e desmarque a caixa Permitir apenas que endereços IP específicos acessem minha conta por meio da API.
- Salve as alterações.
Em seguida, configure a integração dentro do Capsule.
- Acesse Configurações da contaIntegraçõesKashFlow e clique no botão Configurar para configurar o KashFlow.
- Selecione a opção Ativar integração. Se utilizar equipas no Capsule para controlar o acesso às informações de contacto, pode selecionar uma equipa predefinida à qual todos os contactos do Kashflow são adicionados.
- Clique em Ligar ao Kashflow e introduza os seus dados de início de sessão do KashFlow para dar ao Capsule acesso à sua conta KashFlow. A integração já está funcionando.
Uma sincronização inicial ocorre do KashFlow para o Capsule, vinculando os contatos existentes do Capsule com os contatos correspondentes do KashFlow, bem como adicionando quaisquer contatos ainda não existentes no Capsule, conforme explicado here.
Se estiver num plano com funcionalidades de controlo de acesso - Pode definir uma equipa predefinida à qual todos os contactos Kashflow são adicionados durante a configuração da integração. Para alterar a equipa predefinida, terá de desativar e voltar a ativar a integração do Kashflow. Os contactos podem ser movidos para uma equipa diferente por utilizadores com acesso à equipa predefinida. Pode saber mais sobre como atribuir contactos a equipas aqui.
Como excluir as faturas de fornecedores do KashFlow
Os fornecedores podem ser tratados de forma diferente dos clientes. Caso prefira não compartilhar faturas de fornecedores com seus usuários, será possível excluir a exibição das faturas deles no Capsule.
Acesse Configurações da contaIntegraçõesKashFlowConfigurações, marque a caixa Excluir faturas do fornecedor e clique em Salvar. Os contatos do fornecedor ainda serão exibidos no Capsule, mas suas faturas, não.
O que acontece durante a sincronização do KashFlow?
Há sincronizações regulares de 2 horas entre o KashFlow e o Capsule. Quando houver um novo contato do KashFlow, ele será carregado no Capsule. Neste ponto:
- Se o contato ainda não existir no Capsule, um novo será criado.
- Aqueles que podem ser combinados por nome serão automaticamente vinculados.
Como exportar contatos do Capsule para o KashFlow
Caso tenha um contato no Capsule que não exiba nenhuma informação do KashFlow e deseje que esse contato esteja no KashFlow, basta clicar em "Exportar para o KashFlow". Isso evita a necessidade de adicionar manualmente esse contato ao KashFlow para faturamento.
Quando um indivíduo está vinculado a uma organização no Capsule, espera-se que você esteja querendo faturar a organização, não o indivíduo. O Capsule exporta a organização, e o registro de pessoa do qual está exportando será tratado como o campo "Pessoa de contato" no KashFlow. Os campos a seguir são preenchidos no KashFlow com base no Capsule:
- Nome da organização
- Pessoa de contato (onde a exportação ocorre do registro da pessoa no Capsule)
- Endereço de e-mail principal
- Telefone
- Telefone [Fax]
- Telefone [Celular]
- Site
- Endereço principal
A integração substituirá os endereços do KashFlow pelos do Capsule. Caso o endereço no KashFlow esteja correto e o no Capsule esteja incorreto, será importante que o endereço no Capsule seja atualizado antes de ativar a sincronização para evitar a perda das informações corretas.
Como excluir e gerenciar duplicatas com o KashFlow
A integração pode gerar duplicatas. Caso haja uma pequena diferença na ortografia de um contato entre o Capsule e o KashFlow, a sincronização tratará o cliente no KashFlow como novo e criará um contato duplicado no Capsule. Se forem criadas duplicatas acidentalmente, será possível mesclá-las seguindo as etapas here. Elas precisam ser mescladas exatamente com o mesmo nome armazenado no KashFlow, ou o KashFlow continuará a enviar o "novo" contato para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ocorrer tanto no KashFlow quanto no Capsule, nessa ordem. A exclusão de um contato no Capsule primeiro, sem excluir o contato no KashFlow, significa que o contato será adicionado ao Capsule novamente na próxima vez que a sincronização ocorrer. Por esse motivo, é importante excluir primeiro o contato no KashFlow e depois no Capsule.
Os contatos de fornecedores e clientes no KashFlow podem ser configurados com o mesmo nome. No entanto, o Capsule exige que cada registro de organização tenha um nome exclusivo e, portanto, ao ativar a integração do KashFlow no Capsule, apenas uma das duplicatas será criada ou sincronizada com o Capsule. Nessa situação, recomendamos que renomeie uma das duplicatas no KashFlow para garantir que cada uma delas tenha um nome exclusivo e, portanto, seja sincronizada corretamente.
Como utilizar o KashFlow como uma empresa B2B versus B2C
Ao lidar com pessoas para a integração com o KashFlow, dividimos os contatos em B2C (pessoas não associadas a uma organização) e contatos B2B (pessoas associadas a uma organização).
Ao exportar um contato B2C para o KashFlow, os detalhes da pessoa são exportados para o sistema de contabilidade. Esperamos que as faturas sejam emitidas para essa pessoa. Ao exportar um contato B2B, exportamos apenas os detalhes da organização. Isso ocorre porque, em um relacionamento B2B, as faturas quase sempre são emitidas para uma organização, não para uma pessoa.
Ao utilizar a opção Exportar para o KashFlow do registro de contato de uma pessoa, o nome e o sobrenome dela são usados no campo "Pessoa de contato" no KashFlow, e todos os outros detalhes adicionados ao KashFlow são da organização.
Como desativar a integração com o KashFlow
Para desativar a integração com o KashFlow:
- Acesse Configurações da contaIntegraçõesKashFlow e clique no botão Configurar para configurar o KashFlow.
- Clique em Desativar integração do KashFlow e confirme.
Quando a integração for desativada, o histórico de faturas e os links para o KashFlow deixarão de ser exibidos, mas os contatos criados pela integração permanecerão no Capsule.