Comment intégrer GoProposal à Capsule avec Zapier

GoProposal est un outil qui aide à créer et gérer des propositions et des missions. Avec l’aide de Zapier, vous pouvez automatiser des actions dans Capsule (mise à jour d’un contact ou ajout d’une opportunité) en fonction d’un déclencheur dans GoProposal. Nous avons couvert ces deux Zaps utiles dans cet article et nous vous montrons comment les configurer.

Premiers pas : ce dont vous aurez besoin

Pour utiliser cette automatisation, vous aurez besoin de :

• Un compte GoProposal :Un abonnement actif à GoProposal
• Un compte Capsule CRM : Un compte Capsule CRM actif
• Un compte Zapier : Un compte Zapier permettant d’utiliser plusieurs étapes Zap est nécessaire pour utiliser ces modèles.

Comment configurer les Zaps GoProposal vers Capsule

Comme mentionné ci-dessus, Zapier fonctionne avec des Déclencheurs et des Actions – cela signifie que vous pouvez configurer un Déclencheur dans GoProposal puis une Action dans Capsule sur cette base. Cliquez sur le lien approprié ci-dessous pour obtenir les instructions de configuration de votre Zap :

1. Comment mettre à jour un contact Capsule à partir d’une nouvelle proposition dans GoProposal
2. Comment ajouter une opportunité Capsule à partir d’une nouvelle proposition dans GoProposal

Comment mettre à jour un contact Capsule à partir d’une nouvelle proposition dans GoProposal

Ce zap vous aidera à automatiser la mise à jour de l’historique d’un contact Capsule (par exemple en ajoutant une note) chaque fois qu’une nouvelle proposition est créée dans GoProposal. Si le contact n’existe pas encore dans Capsule, il sera créé pour vous.

Nous avons créé un modèle pour rendre le processus aussi simple que possible. Cliquez sur le lien Zapier ci-dessous pour charger le modèle GoProposal :

Vous serez invité à vous connecter à votre compte Zapier. Si vous n’avez pas de compte, vous pouvez vous inscrire ici - Zapier.

Déclencheur Zap : Proposition créée

1. La première étape consiste à définir le déclencheur, c’est‑à‑dire le moment où une nouvelle proposition est créée dans GoProposal. Vous devriez être dirigé vers cette étape dans le modèle – mais si ce n’est pas le cas, cliquez sur la tuile Proposition créée.
2. Dans le champ Compte sur la même page, sélectionnez Se connecter pour lier Zapier à GoProposal. Suivez les étapes à l’écran pour ajouter l’intégration Zapier et copier la clé API depuis GoProposal.
   
   Une fois générée, copiez et collez la clé API dans le champ Zapier, puis sélectionnez Oui, continuer vers GoProposal pour terminer la connexion.

3. Une fois de retour sur Zapier, cliquez sur Continuer

4. À cette étape, il vous sera demandé de tester votre déclencheur. Utilisez le bouton Tester le déclencheur pour effectuer la vérification – vous pourrez y voir des exemples de propositions que vous avez créées dans GoProposal.

Sélectionnez l’un des exemples, puis choisissez Continuer avec l’enregistrement sélectionné.

Action Zap : Rechercher un contact Capsule

1. Nous pouvons maintenant vérifier si le contact existe déjà dans Capsule et, si ce n’est pas le cas, le créer. Si vous n’êtes pas redirigé automatiquement, cliquez sur la tuile Rechercher un contact.
2. Dans le champ Compte, choisissez votre compte Capsule. Si vous avez déjà configuré un Zap pour Capsule, un compte existant vous sera proposé. Sinon, suivez les instructions pour lier votre compte, puis cliquez sur Continuer.
3. Sur l’onglet Configurer, saisissez / dans le champ Valeur et sélectionnez l’adresse e‑mail depuis GoProposal. Celle‑ci est utilisée pour rechercher les contacts Capsule par leur adresse e‑mail unique.

4. On the same Configure tab, make sure the box is checked to “Create Capsule CRM Contact if it doesn’t exist yet?”

5. Renseignez les informations du contact qui sera créé s’il n’existe pas encore dans Capsule.

Cette étape est importante, car c’est ici que vous faites correspondre les champs pertinents de GoProposal aux champs appropriés dans Capsule. Les champs Type et Prénom sont obligatoires, et tous les champs personnalisés devront être configurés dans Capsule avant l’intégration avec GoProposal.

6. Une fois que vous êtes satisfait de la configuration, cliquez sur le bouton Continuer.

7. À ce stade, il vous sera demandé de tester votre étape. Utilisez le bouton Tester l’étape pour effectuer la vérification. Si le contact n’existe pas encore dans Capsule, cela le créera pour vous. Ci-dessous, vous trouverez une capture d’écran montrant comment l’ajout d’un nouveau contact apparaît dans Capsule :

Action Zap : Ajouter à l’historique

1. Enfin, nous pouvons mettre à jour l’historique du contact. Si vous n’êtes pas redirigé automatiquement, cliquez sur la tuile Ajouter une note à l’entité.
2. Dans le champ Compte, choisissez votre compte Capsule et sélectionnez Continuer.
3. Dans l’onglet Configurer, mappez les champs Capsule requis. Vous aurez besoin de :
   
   - Type d’entité : Contact devrait déjà être présélectionné pour vous ici.
   - Type d’activité : Sélectionnez le type d’activité approprié. Pour cet exemple, nous avons créé un type d’activité personnalisé appelé Proposition créée.
   - Contact : Basculez vers l’onglet Personnalisé à l’aide de l’icône avec 3 points, puis cliquez sur l’étape Find contact in Capsule CRM . Dans la liste déroulante, sélectionnez le champ ID.
   - Remarque : Définissez le format dans lequel vous souhaitez que les informations soient intégrées à l’activité. Tapez / pour mapper les champs depuis GoProposal.

Tous les autres champs sont facultatifs. Une fois que vous êtes satisfait de votre sélection, cliquez sur Continuer.

4. À ce stade, il vous sera demandé de tester votre étape. Utilisez le bouton Tester l’étape pour effectuer la vérification. Ci-dessous, vous trouverez une capture d’écran montrant comment cela se traduit par une nouvelle activité ajoutée dans Capsule :

8. Si tout semble correct, cliquez sur le bouton Publier pour enregistrer vos modifications et activer votre Zap.

Cela active l’intégration et, à partir de ce moment, l’activité sera ajoutée à l’historique du contact Capsule chaque fois qu’une proposition est créée dans GoProposal. Le contact sera automatiquement ajouté à Capsule (s’il n’existe pas déjà).

Comment ajouter une opportunité Capsule à partir d’une nouvelle proposition dans GoProposal

Ce zap vous aidera à automatiser le processus d’ajout d’une nouvelle opportunité dans Capsule chaque fois qu’une nouvelle proposition est créée dans GoProposal. Si le contact n’existe pas encore dans Capsule, il sera créé automatiquement pour vous.

Nous avons créé un modèle pour rendre le processus aussi simple que possible. Cliquez sur le lien Zapier ci-dessous pour charger le modèle GoProposal :

Vous serez invité à vous connecter à votre compte Zapier. Si vous n’avez pas de compte, vous pouvez vous inscrire ici - Zapier.

Déclencheur Zap : Proposition créée

1. La première étape consiste à définir le déclencheur, c’est-à-dire le moment où une nouvelle proposition est créée dans GoProposal. Vous devriez être dirigé vers cette étape dans le modèle – mais si ce n’est pas le cas, cliquez sur la tuile Proposition créée.
2. Dans le champ Compte sur la même page, sélectionnez Se connecter pour lier Zapier à GoProposal. Suivez les étapes à l’écran pour ajouter l’intégration Zapier et copiez la clé API depuis GoProposal.
   
   Une fois générée, copiez et collez la clé API dans le champ Zapier, puis sélectionnez Oui, continuer vers GoProposal pour terminer la connexion.

3. Une fois de retour sur Zapier, choisissez Continuer

4. À ce stade, il vous sera demandé de tester votre déclencheur. Utilisez le bouton Tester le déclencheur pour effectuer la vérification – vous pourrez ici voir des exemples des propositions que vous avez créées dans GoProposal.

Sélectionnez l’un des exemples, puis choisissez Continuer avec l’enregistrement sélectionné.

Action Zap : trouver le contact Capsule

1. Nous pouvons maintenant vérifier si le contact existe déjà dans Capsule et, si ce n’est pas le cas, le créer. Si vous n’êtes pas redirigé automatiquement, cliquez sur la tuile Rechercher un contact.
2. Dans le champ Compte, choisissez votre compte Capsule. Si vous avez déjà configuré un Zap pour Capsule, un compte existant vous sera proposé. Sinon, suivez les instructions pour lier votre compte, puis cliquez sur Continuer.
3. Sur l’onglet Configurer, saisissez / dans le champ Valeur et sélectionnez l’adresse e‑mail depuis GoProposal. Celle‑ci est utilisée pour rechercher les contacts Capsule à partir de leur adresse e‑mail unique.

4. Sur le même onglet Configurer, assurez-vous que la case est cochée pour « Créer un contact Capsule CRM s’il n’existe pas encore ? »

5. Renseignez les informations du contact qui sera créé s’il n’existe pas encore dans Capsule.

Cette étape est importante, car c’est ici que vous faites correspondre les champs pertinents de GoProposal aux champs appropriés dans Capsule. Les champs Type et Prénom sont obligatoires, et tous les champs personnalisés devront être configurés dans Capsule avant l’intégration avec GoProposal.

6. Une fois que vous êtes satisfait de la configuration, cliquez sur le bouton Continuer.

7. À ce stade, il vous sera demandé de tester votre étape. Utilisez le bouton Tester l’étape pour effectuer la vérification. Si le contact n’est pas encore dans Capsule, cela le créera pour vous. Ci-dessous, vous trouverez une capture d’écran montrant comment l’ajout d’un nouveau contact apparaît dans Capsule :

Action Zap : Ajouter une opportunité

1. Enfin, nous pouvons ajouter l’opportunité pour le contact. Si vous n’êtes pas redirigé automatiquement, cliquez sur la tuile Créer une opportunité.
2. Dans le champ Compte, choisissez votre compte Capsule et sélectionnez Continuer.
3. Sur l’onglet Configurer, mappez les champs Capsule requis. Vous aurez besoin de :
   
   - Contact : Passez à l’onglet Personnalisé à l’aide de l’icône avec 3 points, puis cliquez sur Rechercher un contact dans Capsule CRM étape. Dans la liste déroulante, sélectionnez le champ ID.
   - Pipeline : Le pipeline dans lequel l’Opportunité sera ajoutée
   - Jalons : Le jalon pertinent du pipeline choisi ci‑dessus
   - Nom : Le nom de l’Opportunité Capsule

Tous les autres champs sont facultatifs, comme indiqué dans l’exemple ci-dessous. Une fois que vous êtes satisfait de votre sélection, choisissez Continuer.

4. À ce stade, il vous sera demandé de tester votre étape. Utilisez le bouton Tester l’étape pour effectuer la vérification. Ci-dessous, vous trouverez une capture d’écran montrant comment cela se traduit par une nouvelle opportunité ajoutée à Capsule :

5. Si tout semble correct, cliquez sur le bouton Publier pour enregistrer vos modifications et mettre votre Zap en ligne.

Cela active l’intégration et, à partir de ce moment, une nouvelle opportunité sera ajoutée à Capsule chaque fois qu’une proposition sera créée dans GoProposal. Le contact associé sera automatiquement ajouté à Capsule (s’il n’existe pas déjà).

Avantages de cette intégration

• Efficacité temporelle : Automatise l’enregistrement dans Capsule des détails de la proposition (et du contact auquel elle est destinée), ce qui permet de gagner du temps sur la saisie manuelle des données.
• Précision : Réduit le risque d’erreurs de saisie de données, garantissant que les informations de la proposition sont correctement saisies et reliées.
• Productivité :Rationalise le processus de mise à jour de Capsule, vous permettant de vous concentrer sur des tâches plus importantes comme l’engagement client et le suivi.

Plus d’idées pour ce Zap

• Enregistrer lorsqu’un brouillon de proposition est créé - utilisez le Brouillon de proposition créé Déclencheur
• Enregistrez quand les propositions sont gagnées - utilisez le déclencheur Proposition gagnéeTrigger