April O'Leary est propriétaire de O'Leary Publishing, une maison d'édition indépendante basée à Naples, en Floride.
Son entreprise aide les entrepreneurs, les conférenciers et les hommes d'affaires performants à parvenir à l'écriture et à la publication de leurs pensées, de leurs idées et de leurs histoires.
Mme O'Leary a commencé à utiliser Capsule pour gérer les principales activités de son entreprise d'édition. Son équipe l'utilise pour capturer des prospects grâce à l'intégration de Capsule avec G-Suite, pour créer des opportunités dans le pipeline de vente et pour conclure des contrats avec des auteurs potentiels.
Son équipe l'utilise ensuite pour gérer son processus de publication de bout en bout, se coordonner avec les sous-traitants et les imprimeurs, et centraliser sa communication interne.
Dans cette étude de cas, nous montrons comment Capsule est devenu indispensable à O’Leary Publishing, tant pour ses ambitions de croissance, que pour ses opérations commerciales et ses pratiques de travail en général.
Écrire sa propre histoire
Lorsqu'April a créé son entreprise en 2019, elle avait besoin d'un outil qui l'aiderait à suivre les nouveaux prospects, à enregistrer et à gérer la communication avec les clients et à créer un système de suivi pour que chaque détail d'un projet d'édition de livre soit géré facilement.
April explique que lorsqu'on dirige une maison d'édition, il faut porter plusieurs casquettes. De directeur du marketing et des ventes à directeur de projet en passant par représentant du service client, il y a beaucoup de détails à régler, quelle que soit la manière dont on les aborde.
L'utilisation de Capsule comme outil central pour l'équipe a permis de distribuer ces rôles à différents membres de l'équipe.
Elle dit : « Mon travail quotidien est toujours varié. Parfois, je m'adresse à des auteurs potentiels et je les conseille sur les différentes options d'édition disponibles aujourd'hui, d'autres fois, je révise un manuscrit ou je travaille avec notre chef de projet pour faire avancer chaque livre dans le système de suivi.
Ensuite, je contacte des réviseurs et des concepteurs, ou je réponds aux demandes de renseignements des auteurs eux-mêmes ».
Le contrôle de la gestion des contacts était une priorité essentielle pour April. Avant Capsule, il était difficile d'organiser et de rassembler les informations provenant de différentes plateformes numériques qui ne communiquaient pas entre elles.
Elle dit : « J'avais des tâches dans mon application de notes, d'autres dans mon application de courrier électronique et d'autres encore dans ma tête !
J'avais l'impression que mon cerveau était toujours en ébullition, essayant de se souvenir de ce que je pensais avoir oublié ou vérifiant à nouveau que j'avais fait quelque chose qui était déjà terminé.
“La façon dont je travaillais était inefficace et déroutante pour la petite équipe que nous formions chez O'Leary Publishing, à nos débuts, en 2019. Il ne nous a pas fallu longtemps pour réaliser que nous avions besoin d'un endroit centralisé pour toutes nos activités professionnelles quotidiennes, nos tâches, nos clients, nos fournisseurs et bien d'autres choses encore ».
”
Il était clair qu’elle avait besoin d'un CRM et d'un outil de gestion de projet pour l’aider à organiser ces processus fondamentaux. April n'a pas eu à consacrer trop de temps à décider quel CRM choisir, car il s'avère que Capsule est une affaire de famille pour les O'Leary's !
« Mon mari dirige son propre cabinet juridique et utilise Capsule depuis dix ans. Lorsque j'ai décidé de créer O'Leary Publishing, il m'a donc recommandé d'utiliser Capsule pour gérer les opérations quotidiennes. »
Mot de la fin pour le purgatoire de la productivité
Capsule est devenu un élément indispensable de O'Leary Publishing. Sa fonctionnalité de gestion des contacts est largement utilisée par April et son équipe.
Elle l'utilise pour enregistrer les communications avec ses clients dans son journal d'activité de projet afin de pouvoir s’y référer ultérieurement. Comme elle s'intègre parfaitement avec G-Suite, c'est facile à faire. L’équipe d’April a pu s'affranchir des longues séries de communications par e-mail de type « répondre à tous ».
Mme O'Leary et son équipe peuvent se connecter à Capsule, consulter un compte client et comprendre instantanément quelles sont les pistes viables dans le pipeline de vente ou quelles sont les tâches prioritaires pour un auteur dont le livre est en cours de production.
Cette fonctionnalité s'est également avérée utile lorsqu'April participe à des réunions. Elle dit :
“La possibilité d'emmener Capsule à n'importe quelle réunion, n'importe où, est extrêmement intéressante. « J'ai l'application sur mon iPhone ! Cela signifie que je peux emmener mon entreprise partout où j'en ai besoin et accéder facilement à mes contacts et à mes projets.
”
Je ne suis jamais prise au dépourvu et mon équipe peut travailler de manière plus autonome parce que nous pouvons tous consulter Capsule et voir quelles tâches sont assignées à telle ou telle personne, ce qui a été accompli et où en est un projet à tout moment, sans avoir à s'envoyer des SMS, à s'appeler ou à s'envoyer des e-mails.
Comme nous sommes des travailleurs à distance et que nous travaillons à différentes heures de la journée dans différents fuseaux horaires, c'est formidable de pouvoir disposer d'un système qui nous permet d'être en même temps tous sur la même longueur d'onde. »
L'édition d'un livre est un processus complexe, en plusieurs étapes, dans lequel de nombreuses personnes travaillent sur le projet à différents stades.
Par exemple, dans un premier temps, April peut n'avoir affaire qu'à l'auteur lui-même lorsqu'elle l'intègre. Ensuite, le chef de projet prend le relais et désigne un réviseur.
Ils peuvent facilement ajouter chaque personne au projet en tant que contact afin que l'équipe sache qui travaille sur chaque livre. Au fur et à mesure qu'ils avancent dans le projet, ils ajoutent des concepteurs de livres, des illustrateurs, des correcteurs d'épreuves et même des concepteurs de sites Web pour les aider à mener à bien leur projet.
Ces informations sont toujours disponibles, de sorte qu'ils peuvent à tout moment revenir sur le projet et voir qui y a travaillé.
Ce niveau de complexité nécessite des compétences approfondies en matière de gestion de projet et un outil permettant de gérer le processus sous-jacent. C'est pourquoi Projects et Tracks ont été si utiles à Mme O'Leary. Elle dit :
« Projects nous aide à organiser chaque titre de livre et Tracks est un ensemble des tâches qui sont répétables et prévisibles pour chaque production de livre.
Nous avons élaboré sept pistes que nous utilisons pour chaque projet et nous avons créé des automatismes pour que le système fonctionne sans heurts.
Projects et Tracks prennent en charge la partie administrative de mon entreprise.
Chaque nouveau prospect qui franchi notre porte est ajouté au pipeline de vente. Si nous l’acceptons en tant qu'auteur en herbe, mon chef de projet lui envoie un contrat, puis convertit l'opportunité de vente en projet et ajoute nos pistes de projet personnalisées afin d'organiser notre flux de travail pour le client.
Je peux fixer des jalons clés, des échéances et des rappels pour que moi-même et les autres membres de l'équipe restions sur la bonne voie. »
Un soutien personnalisé en cas de besoin
Lorsqu'on lui a demandé ce qui distinguait Capsule, la réponse d'April a été catégorique : « C'est la touche humaine que les personnes qui ont développé Capsule ont apportée à chaque étape du processus. En général, je redoute d'avoir à passer par un ticket d'assistance d'une société technique, mais ce n’est pas le cas avec Capsule.
“Toutes les personnes avec lesquelles j'ai parlé ont été très amicales, aimables et, surtout, très serviables ! Elles m'ont même donné des idées sur la façon dont je peux utiliser Capsule pour gérer mon entreprise de manière plus efficace. Je ne sais pas ce que je ferais sans Capsule à l'heure actuelle ».
”
Fin : Capsule assure la stabilité et l'évolutivité
En adoptant Capsule, O'Leary Publishing a non seulement rationalisé son processus de publication, mais a également jeté les bases de son évolutivité et de son adaptabilité futures.
Caractéristiques essentielles :
Opérations centralisées : Capsule fournit une solution unifiée et unique à O'Leary Publishing, permettant une gestion efficace des tâches allant des communications avec les clients aux processus de l'équipe et aux calendriers de production.
Amélioration de la productivité : Les fonctionnalités Projects et Tracks permettent de s'assurer que chaque partie des projets d'April est méticuleusement planifiée et exécutée, garantissant ainsi des livraisons dans les délais et la satisfaction des auteurs.
Évolutivité et évolution : Au fur et à mesure que O'Leary Publishing se développe, l'utilisation de Sales Pipeline de Capsule permet d'améliorer encore les opérations commerciales et aide l'équipe à planifier la croissance.
Un soutien inégalé : La touche humaine de l'assistance à la clientèle a distingué Capsule des autres solutions technologiques, offrant non seulement un produit mais aussi un véritable partenariat.
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