April O'Leary est la propriétaire de O'Leary Publishing, une maison d'édition indépendante située à Naples, en Floride.
Son organisation aide les entrepreneurs, les orateurs publics et les hommes d'affaires performants à tracer un chemin pour mettre par écrit et publier leurs pensées, idées et histoires.
O'Leary a commencé à utiliser Capsule pour gérer les activités commerciales clés dans son entreprise d'édition. Son équipe l'utilise pour capturer des prospects grâce à l'intégration de Capsule avec G-Suite, créer des opportunités dans le pipeline de vente et conclure ses accords avec des auteurs potentiels.
À partir de ce moment-là, son équipe l'utilise pour gérer de bout en bout son processus de publication, coordonner avec les travailleurs contractuels et les imprimeurs, et centraliser la communication avec son équipe.
Dans cette étude de cas, nous allons démontrer comment Capsule est devenue une partie indispensable des ambitions de croissance, des opérations commerciales et des pratiques de travail générales de O'Leary Publishing.
Écrivant sa propre histoire
Lorsque April a créé son entreprise en 2019, elle avait besoin d'un outil pour l'aider à suivre les nouveaux prospects, enregistrer et gérer la communication avec les clients et créer un système de suivi afin que chaque détail de tout projet d'édition de livre soit géré avec facilité.
April dit que lorsqu'on dirige une maison d'édition, il faut endosser de nombreux rôles. Du responsable marketing et des ventes au chef de projet en passant par le représentant du service client, il y a beaucoup de détails à gérer, quelle que soit la manière dont on aborde la situation.
L'utilisation de Capsule comme outil central pour l'équipe a permis de distribuer ces rôles à différents membres de l'équipe.
Elle dit : "Mon travail quotidien est toujours varié. Parfois, je parle à de futurs auteurs et les conseille sur les différentes options d'édition disponibles aujourd'hui, d'autres fois je peux fournir une évaluation de manuscrit ou travailler avec notre chef de projet pour faire avancer chaque livre dans le système de suivi.
"Ensuite, je ferai le point avec les éditeurs et les designers, ou je m'occuperai des questions posées par les auteurs eux-mêmes."
Prendre le contrôle de la gestion des contacts était une priorité clé pour April. Avant Capsule, il semblait accablant d'organiser et de consolider les informations à travers différentes plateformes numériques qui ne ‘communiquaient' pas entre elles.
Elle dit : "J'avais certaines tâches dans mon application de notes, d'autres dans mon application de courriels et certaines dans ma tête !
C'était comme si mon cerveau était constamment en surrégime, essayant de me rappeler ce que je pensais avoir oublié ou de vérifier à nouveau que j'avais terminé quelque chose qui était déjà fini.
“La manière dont je travaillais était inefficace et déroutante pour la petite équipe que nous avions chez O'Leary Publishing lors de notre lancement en 2019. Il n'a pas fallu longtemps pour réaliser que nous avions besoin d'un lieu central pour toutes nos activités quotidiennes, tâches, clients, fournisseurs, et plus encore.”
Il était évident qu'elle avait besoin d'un outil CRM et de gestion de projet pour l'aider à organiser ces processus fondamentaux. April n'a pas eu à passer trop de temps à décider quel CRM choisir, car il s'avère que Capsule est une affaire de famille pour les O'Leary !
"Mon mari dirige son propre cabinet d'avocats privé et utilise Capsule depuis les dix dernières années, donc, lorsque j'ai décidé de créer O'Leary Publishing, il m'a recommandé de commencer à l'utiliser pour gérer les opérations quotidiennes."
Mettre fin à la purgatoire de la productivité
Capsule est devenu un élément indispensable de O'Leary Publishing. Sa fonctionnalité de Gestion des contacts est utilisée intensivement par April et son équipe.
Elle l'utilise pour enregistrer les communications avec ses clients dans le journal d'activité de leur projet pour référence future. Comme cela s'intègre si parfaitement avec G-Suite, c'est facile à faire. Ils ont pu se défaire des longues chaînes d'emails 'répondre à tous'.
O'Leary et son équipe peuvent se connecter à Capsule, consulter un compte client et comprendre instantanément quelles sont les pistes commerciales viables dans le pipeline de vente ou quelles tâches sont prioritaires pour un auteur dont le livre est en production.
Cette fonctionnalité s'est également avérée utile lorsque April assiste à des réunions. Elle dit :
“Pouvoir emmener Capsule à n'importe quelle réunion, n'importe où est extrêmement puissant. J'ai l'application sur mon iPhone ! Cela signifie que je peux emporter mon entreprise partout où j'en ai besoin et accéder à mes contacts et projets facilement.”
"Je ne me sens jamais pris au dépourvu et mon équipe peut travailler plus autonomement car nous pouvons tous consulter Capsule et voir quelles tâches sont attribuées à quelle personne, ce qui a été accompli et où en est n'importe quel projet à tout moment sans avoir à envoyer de textos, à appeler ou à envoyer des courriels les uns aux autres.
"Puisque nous sommes des travailleurs à distance et que nous travaillons à diverses heures de la journée dans différents fuseaux horaires, c'est formidable d'avoir un système qui nous permet à tous de rester sur la même longueur d'onde en même temps."
Publier un livre est un processus complexe et multiforme, impliquant de nombreuses personnes qui travaillent sur le projet à différentes étapes.
Par exemple, au début, April peut seulement interagir avec l'auteur lui-même pendant qu'elle l'intègre. Ensuite, le chef de projet prend le relais et désigne un éditeur.
Ils peuvent facilement ajouter chaque personne au projet en tant que contact afin que l'équipe sache qui travaille sur chaque livre. Au fur et à mesure qu'ils avancent dans le suivi du projet, ils ajoutent des concepteurs de livres, des illustrateurs, des correcteurs et même des concepteurs de sites Web pour aider à compléter le projet.
Cette information est toujours disponible afin qu'à tout moment dans le futur, ils puissent revisiter le projet et voir qui y a travaillé.
Ce niveau de complexité nécessite des compétences approfondies en gestion de projet et un outil pour gérer le processus sous-jacent. C'est pourquoi Projets et Tracks se sont avérés si utiles pour O'Leary. Elle dit :
Les projets nous aident à organiser chaque titre de livre et les Pistes sont l'ensemble des tâches qui sont répétables et prévisibles à réaliser sur chaque production de livre.
"Nous avons développé sept pistes que nous utilisons pour chaque projet et nous avons créé certaines automatisations pour que le système fonctionne de manière fluide.
"Les projets et les pistes prennent en charge l'essentiel du travail administratif pour mon entreprise.
"Après qu'une nouvelle piste arrive, elle est ajoutée au pipeline de ventes. Si nous les acceptons comme auteur en devenir, mon chef de projet leur envoie un contrat puis convertit l'opportunité de vente en un projet et ajoute ensuite nos parcours de projet personnalisés pour organiser notre flux de travail pour le client."
"Je peux définir des étapes clés, fixer des échéances et des rappels pour maintenir mon propre rythme de travail et celui des autres membres de l'équipe."
Un support agréable lorsque c'est nécessaire
Lorsqu'on lui a demandé ce qui faisait la différence avec Capsule, la réponse d'April était catégorique, "C'est la touche humaine que les personnes qui ont créé Capsule ont apportée à chaque étape. D'habitude, je redoute de parler sur un ticket de support à une entreprise technologique, mais pas avec Capsule."
“Chaque personne avec qui j'ai parlé a été vraiment amicale, avenante, et plus important encore, très serviable ! Ils m'ont même donné des idées sur comment je peux utiliser Capsule pour gérer mon entreprise de manière plus efficace et efficiente. Je ne sais pas ce que je ferais sans à ce stade.”
La fin : La capsule assure la stabilité et la scalabilité
En adoptant Capsule, O'Leary Publishing n'a pas seulement rationalisé son processus de publication, mais a également posé les bases de sa scalabilité et de son adaptabilité futures.
Principales conclusions :
Opérations centralisées: Capsule offre une solution unifiée et unique pour O'Leary Publishing, permettant une gestion efficace des tâches allant de la communication avec les clients aux processus d'équipe et aux calendriers de production.
Productivité améliorée: Les fonctionnalités Projets et Pistes garantissent que chaque aspect des projets d'April est méticuleusement planifié et exécuté, assurant des livraisons dans les délais et des auteurs satisfaits.
Scalabilité et évolution: À mesure que O'Leary Publishing se développe, l'utilisation du pipeline de ventes de Capsule promet d'améliorer encore les opérations commerciales et d'aider l'équipe à planifier la croissance.
Un soutien inégalé: Le contact humain dans le service clientèle distingue Capsule des autres solutions technologiques, offrant non seulement un produit mais un véritable partenariat.
Êtes-vous prêt à prendre le contrôle de votre entreprise comme l'a fait April ? Commencez votre essai gratuit de 14 jours dès aujourd'hui.
