Box Factura est un fournisseur de services de gestion électronique des factures basé au Mexique. Elle se spécialise dans l'aide aux entreprises pour qu'elles s'y retrouvent dans les complexités réglementaires liées à l'émission et au paiement des factures sur le marché mexicain.
Il s'agit d'une petite organisation en pleine expansion. Leurs solutions de stockage sécurisé dans le nuage sont reconnues par de nombreuses entreprises à la recherche d'un processus transparent et traçable pour tous leurs paiements numériques.
Pour soutenir les plans de croissance de Box Factura, l'équipe dirigeante a réalisé qu'elle avait besoin d'un CRM pour soutenir ses opérations commerciales fondamentales.
La croissance étouffée freine Box Factura
L'équipe de Box Factura a été confrontée à des défis fondamentaux au fur et à mesure de sa croissance. Avec des centaines de clients à servir, l'équipe a éprouvé des difficultés à gérer ses communications avec les clients.
Rafael Soto, PDG de Box Factura, évoque les problèmes de communication avec ses clients : "Avant de commencer à travailler avec Capsule, il était très difficile de suivre toutes les communications de nos clients.
"Nous ne pouvions pas comprendre, d'un seul coup d'œil, quel était l'état de leur compte.
Il ajoute : "Au lieu de cela, nous avons suivi les communications dans des systèmes électroniques disparates, basés sur le papier et arbitraires. électroniques arbitraires.
“Cela a entraîné des difficultés à répondre aux attentes des clients, à créer des activités de suivi et, d'une manière générale, à ne pas fournir des services de haute qualité. de suivi et, d'une manière générale, de ne pas fournir les services de qualité que nous exigeons de nous-mêmes. qualité que nous exigeons de nous-mêmes.
”
Outre les problèmes de communication avec les clients, Box Factura a rencontré des difficultés dans son processus de vente. Un processus de vente typique devrait durer entre trois et quatre mois pour Box Factura.
"Mais comme ce processus était réparti entre trois personnes, Excel et d'autres systèmes, la conclusion des contrats prenait beaucoup plus de temps.
Cela affectait la capacité du fournisseur de services de facturation électronique à prévoir les recettes et à réaliser des ventes rapidement.
À la recherche du bon système de gestion de la relation client (CRM)
Rafael et son équipe savaient qu'ils avaient besoin d'un CRM, mais le choix du bon CRM était crucial pour le spécialiste de la facturation électronique. Selon M. Soto, le CRM choisi devait être "convivial", "rentable" et disposer d'un "ensemble de fonctionnalités étendu pour répondre aux besoins évolutifs de Box Factura".
Soto a constaté que, sans CRM, il lui était difficile de prendre des décisions fondées sur des données concernant ses activités de vente, car il lui était difficile d'établir des prévisions précises concernant son pipeline. En outre, compte tenu de la complexité multicanal de la communication avec les clients dans les entreprises modernes, l'approche existante ne permettait pas de centraliser ces informations en un seul endroit.
Enfin, Box Factura étant une entreprise nationale au Mexique, Rafael et son équipe devaient être en mesure d'effectuer des activités commerciales clés n'importe où et sur n'importe quel appareil.
Unboxing Capsule
Après quelques recherches et démonstrations de produits, Rafael et son équipe ont découvert Capsule, un CRM facile à utiliser, à un prix compétitif et doté d'un ensemble de fonctionnalités qui s'inscrivent parfaitement dans la stratégie de croissance de Box Factura.
Pour M. Soto, la facilité de mise en œuvre et d'utilisation de Capsule a été un atout majeur.
Il dit : "Il a été très facile de démarrer avec Capsule. Nous nous sommes servis de la section d'assistance bien fournie du site pour nous familiariser avec le système.
"J'ai ensuite organisé une brève séance d'entraînement avec l'équipe et nous avons commencé à travailler presque immédiatement.
“L'interface simple d'utilisation a permis à l'équipe d'être facilement opérationnelle.
”
De nombreuses opérations commerciales sont désormais gérées par Capsule. Les ventes sont gérées par la gestion du pipeline de vente, l'une des nombreuses fonctionnalités de Capsule. Cela permet à Box Factura de suivre le statut des prospects tout au long du cycle de vente, à partir du moment où un prospect entre dans le processus de vente ou le quitte.
Cela a rendu les ventes plus efficaces pour l'équipe. Tous les membres du service commercial peuvent désormais consulter le statut des prospects actifs dans un tableau de bord facile d'accès. Box Factura a également amélioré l'efficacité opérationnelle, car l'ensemble de l'équipe sait où en est chaque prospect, et les différents représentants peuvent entrer et sortir en toute transparence de n'importe quel processus de vente.
Enfin, ce processus de vente amélioré a donné à Box Factura le contrôle et la visibilité de son pipeline de ventes, ce qui a été crucial pour Soto et son équipe pour tracer leur parcours de croissance.
Gestion des tâches prête à l'emploi
Si le pipeline de ventes a joué un rôle important dans l'élaboration des plans de croissance de Box Factura, Tasks a contribué à son exécution.
Rafael détaille ici son utilisation de la fonction Tâches de Capsule :
“Tandis que Sales Pipeline nous a aidés à mieux visualiser et prévoir notre pipeline, Tasks nous a permis d'offrir un meilleur service à nos clients.
”
"Notre équipe planifie des tâches, dans Tasks, à la fois pendant et après le processus de vente. Par exemple, si nous avons besoin d'une personne pour assurer le suivi d'un prospect qui n'a pas donné de nouvelles pendant deux semaines, nous créerons un rappel dans les tâches pour qu'elle le fasse.
"Il en va de même pour l'envoi et la réception de contrats. Nous définissons une tâche pour l'envoi d'un contrat et l'assignons à l'employé concerné pour qu'il l'exécute.
Mise en œuvre rapide ; délai de rentabilisation rapide
Il est essentiel de tenir compte du délai de rentabilisation lors de l'achat et de la mise en œuvre de tout nouvel outil commercial, et il en va de même pour la mise en œuvre d'un système de gestion de la relation client. Heureusement, Box Factura a non seulement mis en œuvre Capsule rapidement, mais a également vu ses objectifs de croissance dépassés, grâce à l'avantage que lui a procuré notre technologie.
En 2022, Box Factura s'est fixé comme objectif d'augmenter son chiffre d'affaires de 48 %. Ils n'ont pas seulement atteint cet objectif, ils l'ont dépassé. M. Soto pense que cette situation est due à plusieurs facteurs. Tout d'abord, l'équipe travaille plus efficacement que jamais, grâce à une plus grande réactivité aux demandes des prospects et des clients.
Il pense également que, de manière générale, la facilité d'utilisation et de mise en œuvre de Capsule a donné à Box Factura un avantage concurrentiel dans ses opérations quotidiennes. Les activités de vente et d'après-vente sont réalisées plus rapidement qu'avant Capsule.
Pourquoi Capsule par rapport à la concurrence
Lorsque nous avons demandé à Box Factura pourquoi elle avait choisi Capsule plutôt que ses concurrents, Rafael nous a fait part de ses commentaires : "J'ai été agréablement surpris de constater que votre organisation, même parmi des concurrents bien connus, se consacre spécifiquement à l'aide aux petites entreprises dont les budgets sont limités.
“Vos concurrents se concentrent sur les grandes organisations. Et votre approche des clients est beaucoup plus pratique et personnalisée que celle des autres fournisseurs de CRM. C'est ce qui différencie Capsule et c'est ce qui nous a séduits, l'équipe et moi.
”
Conclusion
En adoptant Capsule, Box Factura a non seulement amélioré son efficacité opérationnelle, mais elle a également enregistré une croissance significative de ses revenus d'une année sur l'autre.
- Défis en matière de communication : Box Factura avait du mal à gérer les communications avec les clients et les processus de vente, ce qui entraînait des inefficacités et des cycles de vente prolongés.
- Solution CRM : Rafael Soto, PDG de l'entreprise, recherchait un CRM convivial, rentable et doté de nombreuses fonctionnalités, ce qui l'a conduit à choisir Capsule.
- Une mise en œuvre efficace : Capsule a été rapidement déployé, améliorant l'efficacité des ventes et la gestion des tâches, offrant un meilleur contrôle et une meilleure visibilité.
- Croissance dépassée : L'adoption de Capsule a permis de dépasser de 48 % l'objectif de croissance fixé pour 2022, grâce à l'amélioration de l'efficacité des équipes et à la facilité d'utilisation du CRM.
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