A integração com o Wave permite que você mantenha seus dados de clientes sincronizados e oferece uma visão instantânea das faturas que você possui para um Contato, sem a necessidade de sair do Capsule. Quando você deseja começar a faturar seus Contatos, a integração também torna o processo de adicionar novos Contatos do Capsule ao Wave rápido e simples.
Esta integração está disponível para clientes no plano Wave Pro nos EUA e Canadá.
O que a integração Wave faz?
Integrar o Capsule com o Wave irá adicionar automaticamente todos os contatos do Wave à sua conta Capsule.
Todas as informações da fatura no Wave são resumidas no Capsule, incluindo;
- A soma total de faturas pagas ou em aberto
- Datas de vencimento de pagamento
- Se uma fatura foi paga
- Faturas vencidas no registro de Contato vinculado no Capsule
Uma vez que a integração esteja conectada, o Capsule continuará atualizando o Wave com quaisquer alterações que você fizer nos seus registros de Contato, então você deve sempre tratar o Capsule como sua fonte principal de verdade, por exemplo, se você atualizar um endereço no Capsule, o Contato correspondente no Wave também será atualizado automaticamente.
Por fim, novos Contatos da Capsule também podem ser facilmente adicionados ao Wave quando você estiver pronto para emitir uma fatura. Leia mais sobre a exportação da Capsule para o Wave nesta seção.
Como configurar a integração com o Wave
Se você ainda não tem uma conta Wave, cadastre-se agora em https://www.waveapps.com/
Para configurar a integração, você precisará ser um Administrador em ambos Capsule e Wave.
- No Capsule, vá para Configurações de Conta > Integrações
- Clique no botão para Configurar Wave
- Escolha a opção para Ativar Integração. Se você usa o Teams no Capsule para controlar o acesso às informações de Contato, pode selecionar um time padrão ao qual todos os Contatos do Wave serão adicionados.
- Clique Conectar ao Wave
- Será solicitado que você faça login na sua Conta Wave. Depois, escolha a conta a ser vinculada e clique em Permitir Acesso para conceder ao Capsule acesso à sua conta Wave. A integração está agora ativa e funcionando.
Uma sincronização inicial é realizada do Wave para o Capsule, conectando os Contatos existentes no Capsule com seus correspondentes no Wave. Também adiciona quaisquer Contatos que ainda não existam no Capsule.
O que acontece durante a sincronização do Wave?
Se você criar um novo cliente no Wave sem adicioná-lo primeiro ao Capsule, ele será adicionado ao Capsule durante a próxima sincronização programada, que ocorre aproximadamente a cada duas horas. Você também pode acionar uma atualização a qualquer momento selecionando Sincronizar agora na página de configurações do Wave no Capsule (Configurações da Conta > Integrações).
Os clientes do Wave serão criados como uma Pessoa e uma Organização vinculada no Capsule, ou apenas uma Organização. Ambos os cenários estão detalhados abaixo:
- Se o cliente Wave possuir um nome/sobrenome, todos os detalhes do “Contato Principal” (incluindo nome, sobrenome, e-mail e telefone) serão adicionados a uma Pessoa. Todos os outros detalhes serão armazenados em uma Organização vinculada.
- Se o cliente Wave não possuir nome/sobrenome, o Capsule criará apenas uma Organização com todos os detalhes. Isso inclui os campos de telefone e e-mail.
Como a Capsule é a fonte da verdade, alterações na Capsule atualizarão o Cliente Wave:
- Para Contatos onde a opção 1 acima for verdadeira - alterações no Capsule nos campos de nome/sobrenome, e-mail e telefone da Pessoa serão refletidas no Cliente Wave. Atualizar esses mesmos campos na Organização não será refletido no Wave.
- Para os Contatos onde a opção 2 acima for verdadeira - todas as alterações feitas no Capsule serão refletidas no Wave.
Exportando Contatos do Capsule para o Wave
Se você tem um Contato no Capsule que não está exibindo informações do Wave, e deseja que este Contato apareça no Wave, basta clicar em Exportar para o Wave no painel de integração. Isso evita ter que adicionar manualmente este Contato ao Wave para faturamento.
O Contato será adicionado ao Wave independentemente do tipo de Contato do Capsule (Pessoa ou Organização):
- Se você exportar uma Pessoa que está vinculada a uma Organização, o Primeiro Nome e o Sobrenome dessa Pessoa também serão exportados para o Wave.
- Se você exportar uma Organização com Pessoas vinculadas, a integração irá apenas criar um cliente Wave para a Organização. Nenhum detalhe das Pessoas vinculadas será exportado.
Excluindo e gerenciando duplicatas com o Wave
Podem ocorrer duplicatas devido à integração. Se houver uma pequena diferença na grafia de um nome de Contato entre o Capsule e o Wave, a sincronização tratará o cliente no Wave como novo e criará um Contato duplicado no Capsule. Se duplicatas forem criadas acidentalmente, você pode mesclá-las seguindo os passos aqui. Estes precisam ser mesclados com o exato mesmo nome que está armazenado no Wave, ou o Wave continuará a enviar o ‘novo’ Contato para o Capsule.
A exclusão de um contato deve ocorrer tanto no Wave quanto no Capsule, nessa ordem. Excluir um Contato no Capsule primeiro, sem excluir o Contato no Wave fará com que o Contato seja adicionado novamente ao Capsule na próxima vez que a sincronização ocorrer. Por isso, é importante excluir o Contato no Wave e em seguida excluí-lo no Capsule.
Usando Wave em Negócios B2B vs B2C
O Wave suporta apenas registros de Organização (que são definidos no Wave como um Cliente. Como ele não armazena Contatos como pessoas individuais:
- Todos os contatos exportados do Capsule para o Wave serão criados como um Cliente. Leia mais na seção sobre Exportação de Contatos para o Wave.
- Os contatos importados do Wave para o Capsule aparecerão como Pessoas e Organizações vinculadas - ou apenas uma Organização, dependendo de critérios específicos. Leia mais na seção Wave Sync.
Isso garante que as faturas no Wave estejam sempre vinculadas a um Cliente, independentemente de o Contato original no Capsule ser uma empresa (B2B) ou um indivíduo (B2C).
Como desativar a Integração Wave
Para desconectar a integração Wave:
- No Capsule, um Administrador precisará acessar Configurações da Conta > Integrações
- Ao lado da Integração Wave, escolha Gerenciar
- Clique em Desativar Integração e confirme.
Uma vez que a integração for desativada, todo o histórico de faturas e links para o Wave deixarão de ser exibidos, mas os Contatos criados pela integração permanecerão no Capsule.
