Integração com o Calendário do Microsoft Outlook

O que a integração com o Calendário do Outlook faz?

A conexão do Outlook Calendar with Capsule oferece uma visão clara dos eventos futuros e passados dos seus contatos em um só lugar.

Uma vez conectado, os detalhes dos seus eventos do Calendário do Outlook serão exibidos nos registros de contato dos participantes, incluindo:

• Eventos futuros agendados
• Eventos passados
• Descrição do evento
• Link direto para participar de chamadas do Microsoft Teams
• Detalhes de outros participantes do evento e uma opção para adicioná-los como novos contatos no Capsule
• Opção de registrar o evento como uma atividade do Capsule

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Ao visualizar o bloco do Outlook na página inicial, você também verá seu conjunto de eventos de hoje. Ele mostrará todos os eventos futuros e passados daquele dia.

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Como configurar a integração do Calendário do Outlook

Para visualizar seus eventos do Calendário do Outlook no Capsule:

1. Acesse Minhas preferências > Calendário e feeds.
2. Clique no botão Conectar ao Microsoft Outlook.
   
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3. Sua página de login do Outlook será exibida. Insira suas credenciais do Outlook.
4. Você será redirecionado à sua conta do Capsule, onde verá uma lista de seus calendários para escolher na Etapa dois. Use a opção suspensa nesta etapa para escolher o calendário específico que deseja exibir no Capsule.
   
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5. Confirme sua escolha de calendário.
6. O Capsule agora sincronizará seus eventos; isso pode levar alguns minutos, dependendo do número de eventos.
   
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Quando a sincronização for concluída, os eventos do calendário escolhido estarão disponíveis para você e outros usuários da sua conta do Capsule verem.

Como visualizar os eventos do Calendário do Outlook no Capsule

Depois de conectar um calendário do Outlook, você verá os eventos futuros e passados dos seus contatos do Capsule na barra lateral ao visualizar um contato. Com o cartão de Calendário do Outlook oculto, você verá uma prévia do seu próximo evento ou até três dos eventos de hoje. Para expandir o cartão e mostrar os próximos eventos autônomos e repetidos, clique em Exibir mais eventos.

Para visualizar todos os detalhes do evento, como horário, descrição e participantes, basta passar o mouse sobre ele.

Ao selecionar um evento futuro ou passado, a opção Log Activity será exibida. Será possível acompanhar todo o trabalho realizado com um contato durante a reunião e todos os resultados da reunião.

Também será possível participar de reuniões do Microsoft Teams diretamente do evento exibido no Capsule. Para isso, clique no botão Participar da reunião.

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Onde os eventos do Outlook serão exibidos?

Os eventos do Calendário do Outlook serão exibidos na barra lateral para qualquer contato do Capsule associado ao evento. Se o endereço de e-mail de um dos participantes do evento corresponder a um contato do Capsule, os eventos serão colocados no registro do contato na barra lateral. Se esse contato for membro de uma organização, o evento também será exibido na barra lateral da organização.

Os eventos programados para uma organização são exibidos apenas no registro vinculado da organização e do usuário no Capsule.

Como os tipos de eventos do Calendário do Outlook são exibidos no Capsule

Eventos repetidos - É possível identificar eventos repetidos na barra lateral procurando-se pelo ícone de repetição. Serão exibidos até dois anos de eventos repetidos.

Eventos privados - Os eventos privados são destacados com o ícone de cadeado. Somente os usuários com acesso ao contato que forem adicionados como participantes de um evento privado no Outlook e tiverem o calendário conectado verão esse evento no registro do contato.

• Eventos de dia inteiro - Os eventos de dia inteiro são incluídos na seção de eventos do contato, indicados por uma linha branca em vez de uma linha azul, à esquerda do evento.

Como editar ou excluir eventos do Outlook

Caso precise fazer ajustes em seus eventos, como adicionar participantes ou alterar o horário de início, continue a editá-los no Outlook. A integração captará suas novas alterações e as transferirá para o Capsule, onde serão atualizadas e exibidas no registro do contato.

Como registrar atividade com a integração do Outlook

Registrar detalhes dos eventos do Outlook no Capsule é simples. Ao passar o mouse sobre um evento, você verá a opção de Registrar atividade. O evento será registrado no Capsule usando o tipo de atividade Reunião por padrão (isso pode ser ajustado para o tipo de atividade de sua preferência).

Ao registrar um evento, você verá que todos os detalhes do evento são inseridos, incluindo a data, a hora e a descrição. A partir daí, será possível adicionar suas próprias notas de reunião, ajudando a fornecer a você e à sua equipe um registro claro do que aconteceu exatamente durante a reunião.

Como gerar relatórios sobre seus eventos registrados

Caso tenha logged an activity para o seu evento do Outlook, ela será alimentada no Activity Reporting do Capsule. Todos os eventos registrados no Capsule serão registrados contra você mesmo como uma Reunião no relatório de atividades, a menos que um tipo de atividade diferente tenha sido selecionado.

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Página Configurações da conta

Os administradores da conta poderão ver a página de integração do Calendário do Outlook na página Configurações da conta. Esta seção mostra quais usuários conectaram um calendário ao Capsule. Ela também indicará a qual calendário que eles estão conectados no momento e quando se conectaram pela última vez. Se o usuário estiver tendo problemas com o calendário, os administradores poderão desconectar manualmente o calendário para que ele possa se reconectar.

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