Se você está usando o Outlook para Microsoft 365, então pode instalar o Capsule Add-in for Outlook. O Add-in facilita muito adicionar contatos, armazenar e rastrear conversas por e-mail e criar Tarefas, Projetos & Oportunidades, tudo sem sair da sua caixa de entrada.
Uma vez que você comece a rastrear uma conversa de e-mail do Outlook usando o Add-in, ele continuará rastreando todas as mensagens futuras dessa conversa - poupando-lhe de ter que armazenar cada mensagem individual de ida e volta. É um grande economizador de tempo e ajuda a manter toda a sua comunicação importante armazenada no Capsule.
O complemento do Outlook está disponível apenas para usuários com a assinatura do Microsoft 365 Business. Não está disponível para assinaturas Pessoais/Familiares, contas Exchange auto-hospedadas ou assinaturas fornecidas através da GoDaddy. Seu e-mail precisa ser hospedado pelo Microsoft 365.
Como instalar o complemento Capsule para Outlook
Qualquer usuário do Microsoft 365 pode instalar o complemento Capsule para Outlook diretamente do Outlook. Para fazer isso, você deve seguir estes passos:
Clique no botão Get Add-ins na faixa de opções superior.
2. Na janela modal que se abre, procure por Capsule e depois clique no botão para Adicionar.
3. Alternativamente, você pode usar este link direto para obter o complemento Capsule.
4. Será solicitado que confirme que concorda com os termos. Clique em Continuar e depois terá terminado.
Conectando o Add-in do Outlook à sua conta Capsule
Quando o Add-in estiver instalado, o Capsule estará disponível para seleção no menu Mais ações sempre que visualizar um e-mail. Uma vez aberto, você pode usar o botão de fixação para "fixar" de modo que permaneça aberto todas as vezes que visualizar um e-mail.
- Ao visualizar uma conversa por email, utilize o menu Mais ações para expandir o Add-in Capsule.
- O Add-in irá guiá-lo através de um processo de instalação. Primeiro você precisa conectá-lo à sua conta Capsule. Clique no botão para Conectar sua conta Capsule e siga os passos para autenticar-se à sua conta Capsule.
- Após conectar-se à sua conta Capsule, você também precisa conceder acesso à sua conta Microsoft 365. Clique no botão para Conceder acesso ao Microsoft 365 e siga os passos para aceitar as permissões. Você só precisará fazer isso uma vez. Na próxima vez que acessar o Add-in, ele lembrará suas permissões.
A Capsule precisa de acesso à sua conta Microsoft 365 para recuperar e-mails, de modo que eles possam ser armazenados na sua conta Capsule.
Neste ponto, você pode começar a usar os recursos do Add-in. Quando um e-mail chegar para um novo contato, você pode adicioná-lo ao Capsule e, em seguida, começar a armazenar o e-mail. Quando você começar a armazenar uma conversa, o e-mail, juntamente com todos os futuros e-mails (enviados e recebidos) naquele mesmo fio de conversa, serão armazenados na sua conta do Capsule.
Como usar o complemento Capsule para Outlook
Depois de instalar o Add-in Capsule no Outlook para Microsoft 365, é hora de começar a usá-lo para adicionar contatos, armazenar e-mails e mais. Se for a primeira vez que você usa o Add-in, será necessário conectá-lo à sua conta Capsule. Uma vez feito isso, você poderá começar a adicionar e armazenar dados.
O complemento só poderá ser utilizado ao visualizar um e-mail existente na sua conta. Não pode ser usado a partir da visualização em lista ou da janela de composição, por exemplo.
Como adicionar o complemento Capsule à superfície da mensagem
Se você quer o complemento Capsule mais acessível do que procurar no menu, você pode adicioná-lo à superfície da mensagem (ao lado dos ícones de responder, encaminhar etc.). Para fazer isso:
- Clique no ícone de configurações no canto superior direito da janela
- O painel de configurações aparecerá à direita (feche quaisquer complementos que estejam abertos, pois o painel de configurações não será visível). Clique em Ver todas as configurações do Outlook na parte inferior do painel de configurações.
- Isso abrirá um modal no meio da tela. Clique em Ações Personalizadas no menu.
- Na seção Superfície da Mensagem haverá muitas caixas de seleção, das quais Cápsula será uma delas. Marque a caixa e clique em Salvar. O complemento Cápsula agora poderá ser facilmente acessado de cada e-mail.
Como ver quais contatos estão em uma conversa do Outlook
O complemento do Outlook aparece na barra lateral à direita da sua caixa de entrada sempre que você abre um encadeamento de e-mails. Nos referimos a encadeamentos de e-mails como conversas. Uma conversa pode ser entre você e um contato existente que você já tem salvo na sua conta do Capsule, ou um novo contato que você ainda não adicionou.
Você verá dois tipos de contatos; novos e existentes:
Ao clicar em um novo contato na lista, você será direcionado para a página de adicionar contato.
Como adicionar um novo contato com o complemento do Outlook
Quando você clicar em um novo contato, o complemento apresentará três opções:
- Adicionar como Pessoa o levará ao formulário 'Adicionar como Pessoa'. Aqui você pode adicionar detalhes de contato, sites e redes sociais ao novo registro de contato. Clique em Salvar e o Add-in armazenará a nova pessoa no Capsule. Você pode alternativamente clicar em Salvar & Armazenar Conversa e o complemento armazenará o contato no Capsule e, em seguida, armazenará a conversa com esse contato em uma única etapa.
- Adicionar como Organização irá levá-lo ao formulário de Adicionar como Organização. Aqui você poderá inserir detalhes específicos da organização. Clique em Salvar e o Add-in armazenará a nova organização no Capsule. Novamente, você pode escolher clicar em Salvar & Armazenar Conversa e o Add-in armazenará o contato no Capsule e, em seguida, armazenará a conversa nesse contato em uma única etapa.
- Encontrar na Cápsula permitirá que você procure pelo contato na Cápsula. Esta página é útil quando um contato que você conhece lhe enviou um e-mail de um novo endereço de e-mail que é diferente do endereço de e-mail existente no contato deles na Cápsula. Usando o campo Buscar por nome, você pode encontrar o contato que conhece pelo nome e fazer a correspondência. Associar um contato armazenará o novo endereço de e-mail neste contato e mostrará os detalhes do contato existente.
Como armazenar e-mails com o complemento do Outlook
Ao visualizar a lista de contatos, você tem a capacidade de armazenar uma conversa, e dessa forma, qualquer resposta que enviar ou mensagens recebidas do seu contato serão automaticamente armazenadas no Capsule.
- Clique no contato na conversa no qual você deseja armazenar o e-mail.
- Utilize a opção para Armazenar em [Contact Name].
- Quando um e-mail é armazenado, você verá uma nota ao lado do ícone de correio para indicar que ele foi armazenado com sucesso.
A partir deste momento, quaisquer novos e-mails no mesmo tópico - tanto enviados quanto recebidos - serão adicionados ao histórico desse contato no Capsule.
Armazene e-mails automaticamente usando o complemento do Outlook
Para usuários dos planos Growth, Advanced e Ultimate, você tem uma opção adicional no Add-in para automaticamente armazenar e-mails de um contato. Quando ativado, todos os e-mails enviados e recebidos por esse contato serão armazenados sem nenhuma ação adicional do usuário.
A opção está ativada para cada contato individualmente. Veja como usá-la:
- Quando você receber um e-mail de um contato pela primeira vez e tiver armazenado o contato no Capsule, o Add-in mostrará uma opção para você armazenar automaticamente os e-mails dele.
- Clique no link para Ativar.
- Em seguida, você pode simplesmente usar o botão para ativar a opção ou primeiro ativar a chave para também Armazenar e-mails anteriores antes de habilitar a opção.
Uma vez ativado, todas as futuras mensagens para e do contato serão armazenadas na sua conta Capsule e, se você ativou a opção de armazenar conversas de e-mail anteriores com o contato. O Capsule irá verificar todos os e-mails anteriores deste contato no Outlook e armazená-los na sua conta também.
O recurso de armazenamento automático só pode guardar e-mails em um registro de contato, no entanto, se necessário, você sempre pode usar o Add-in para mover uma conversa do contato para um Projeto ou Oportunidade relevante, caso precise.
O recurso de armazenamento automático guardará e-mails que tenham o contato no campo “Para” ou “De”, e não armazenará e-mails onde o contato está no campo “CC” ou “BCC”. O Armazenamento Automático de E-mails se comporta de maneira diferente do “Armazenamento de Conversas ”, pois armazena apenas e-mails individuais, em vez de conversas completas. Se uma conversa for armazenada em uma Oportunidade, Projeto ou um contato diferente, isso terá prioridade sobre o Armazenamento Automático de E-mails.
Como impedir que o Add-in do Outlook armazene e-mails
Se uma conversa deixar de ser útil para o que você está fazendo no Capsule, então você pode usar o complemento para impedir que mais e-mails do tópico sejam armazenados. Para fazer isso:
- Clique na linha que exibe o status da loja. No nosso exemplo, a conversa está armazenada sob o nome de Jennifer Kim.
- Clique na opção para Desativar Armazenamento. Isso impedirá que futuros e-mails desta conversa sejam armazenados neste contato no Capsule. Você pode reativar o armazenamento facilmente escolhendo armazenar esta conversa novamente na página do contato.
Se você está armazenando uma conversa que já foi previamente armazenada usando o Add-in e depois desativada, os e-mails existentes armazenados no Capsule serão movidos para o novo item no qual você vai armazenar a conversa.
Como adicionar Projetos, Oportunidades e Tarefas com o complemento do Outlook
Muitas vezes um e-mail pode servir como um gatilho para você configurar uma nova oportunidade ou adicionar um novo Projeto. Em vez de ter que sair do Outlook e entrar no Capsule, você pode configurar isso sem nunca sair da mensagem de e-mail. Ao visualizar o contato no complemento:
- Clique em Adicionar Oportunidade para começar a adicionar uma oportunidade para o contato
- Preencha os detalhes da oportunidade
- Clique em Salvar para adicionar a Oportunidade ao contato
Problemas conhecidos com o complemento do Outlook
O complemento do Outlook não está sendo exibido
Se você não está vendo o complemento Capsule, pode ser que ele não tenha sido fixado e você tenha que reabri-lo toda vez que visualizar um e-mail. Para evitar que isso aconteça, você pode abrir uma mensagem de e-mail > clicar no ... Mais Ações e então selecionar Capsule da lista de complementos. Uma vez selecionado, clique no ícone de alfinete para "fixar" o complemento ao lado, de modo que ele esteja sempre aberto quando você visualizar um e-mail.
A opção de armazenar conversas está esmaecida
Embora qualquer usuário do Outlook possa instalar o complemento Capsule para Outlook, a capacidade de armazenar e-mails usando o complemento só está disponível para usuários do Outlook cujo e-mail é hospedado com o Microsoft 365.
Se o seu e-mail não estiver hospedado com o Microsoft 365, então a opção de armazenar e-mails estará esmaecida.