Para muitas empresas, um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) é a ferramenta mais utilizada. Além de gerenciar seus contatos e seus detalhes, um bom CRM permite acompanhar todas as suas conversas, automatizar tarefas repetitivas e manter as oportunidades em progresso.
No entanto, alguns pensam que um CRM é apenas para equipes de vendas de alto desempenho, com salas de representantes fazendo ligações, enviando e-mails e fechando negócios (geralmente enquanto bebem quantidades perigosas de café). Muitas empresas – especialmente em setores de nicho como recrutamento, contabilidade ou consultoria de investimentos – têm um processo de vendas diferente, e o típico funil de vendas não se encaixa perfeitamente.
Isso não significa que o software de CRM não seja valioso para esses tipos de empresas. Na verdade, pode ser ainda mais essencial. Apenas precisa ser flexível o suficiente para corresponder ao seu modelo de negócios. CRMs como o Capsule são construídos para se adaptar às suas necessidades, sem exigir soluções complicadas ou configuração técnica.
Neste artigo, você verá como diferentes empresas utilizam o Capsule para se tornarem mais eficazes e gerar mais receita. Você também descobrirá como pode personalizar o Capsule para complementar seu modo único de trabalhar, independentemente do seu setor.
Por que a flexibilidade é importante em um CRM
Muitos CRMs e ferramentas específicas do setor são rígidos, construídos em torno de suposições que não se aplicam a todos os negócios. Quando o seu sistema não reflete a forma como você realmente trabalha, você perde muito tempo tentando adaptar o sistema ou seus processos. Tarefas são esquecidas, e as equipes acabam tendo que trabalhar o dobro para gerenciar seus dados.
Se você é uma pequena empresa sem suporte técnico ou operacional dedicado, um CRM inflexível pode custar mais do que você pode arcar em termos de produtividade perdida, eficiência e oportunidades desperdiçadas.
A maioria dos negócios de nicho não segue um processo de vendas padrão. Um recrutador não está fechando negócios; ele está colocando candidatos. Um contador está construindo relacionamentos de longo prazo, não vitórias de curto prazo. Um consultor de investimentos está equilibrando conformidade, confiança e planejamento estratégico.
O que todas essas empresas têm em comum? A necessidade de manter-se organizadas e proporcionar uma ótima experiência ao cliente.
Softwares personalizados atendem a essa necessidade e aumentam a eficiência ao se integrarem aos seus fluxos de trabalho existentes, em vez de forçar as equipes a se adaptarem. Um CRM que se molda ao seu redor também tem mais chances de ser utilizado, incentivando uma maior adoção pelos usuários. Maior flexibilidade promove melhor personalização, levando a relacionamentos mais fortes e dando à sua empresa uma vantagem competitiva.
É aí que o Capsule se destaca. Sua estrutura é simples, mas altamente adaptável, com recursos que incluem:
Estes permitem que você adapte o Capsule ao seu fluxo de trabalho sem a necessidade de uma equipe de TI dedicada, consultores terceirizados ou qualquer configuração complexa.
Personalizando seu CRM para recrutamento
Recrutamento é uma indústria impulsionada por relacionamentos, tornando o software de gestão de relacionamentos essencial. Recrutadores frequentemente gerenciam dezenas de funções ao mesmo tempo, cada uma com seu próprio conjunto de requisitos, cronogramas e partes interessadas.
Com altos riscos para ambos os clientes e candidatos, pequenos erros podem ter grandes consequências. Para agências menores ou recrutadores autônomos, os desafios são amplificados. Sem suporte administrativo dedicado ou sistemas complexos de acompanhamento de candidatos, manter-se organizado torna-se tanto uma prioridade estratégica quanto uma luta diária.
O Capsule ajuda recrutadores a manterem-se atualizados em relação a cada vaga, candidato e cada etapa do processo de contratação, oferecendo uma visão completa do progresso e das prioridades de forma rápida.
- Utilize Oportunidades para acompanhar vagas abertas. Cada vaga pode ser configurada como uma Oportunidade, completa com um Pipeline personalizado refletindo suas etapas de recrutamento (por exemplo, Resumo do Trabalho Recebido, Revisão de CV, Primeira Entrevista, Segunda Entrevista, Oferta Feita, Oferta Aceita, Contratado). Você obtém uma visão clara do status de cada vaga e do que precisa fazer a seguir.
- Adicione Campos Personalizados para capturar informações críticas. Desde a faixa salarial e localização do emprego até o tipo de trabalho e setor, utilize Campos Personalizados para registrar todas as informações relevantes para a função. Recrutadores e gerentes de contas obtêm todo o contexto necessário de forma rápida, sem ter que vasculhar a caixa de entrada.
- Use Tracks para orientar etapas repetíveis. A funcionalidade Tracks do Capsule permite que você crie fluxos de trabalho padronizados para cada novo papel. Quando um recrutador cria uma nova Oportunidade, um Track pré-definido pode automaticamente preencher as tarefas necessárias, como divulgar a vaga, atualizar o cliente, fazer a triagem dos candidatos e organizar entrevistas. Tracks eliminam a adivinhação e ajudam você a seguir um processo consistente em todas as colocações.
- Projetos para acompanhamento pós-colocação. O processo de recrutamento não termina quando um candidato é contratado. Utilize os Projetos da Capsule, com sua visualização estilo Kanban, para monitorar o progresso da integração e o desempenho durante o seu período de garantia. Os Projetos permitem aos recrutadores manter fortes relações com os clientes após a contratação e identificar oportunidades subsequentes.
Personalizando seu CRM para contabilidade
Guarda-livros e contabilistas frequentemente gerenciam serviços contínuos para vários clientes ao mesmo tempo, cada um com seus próprios prazos, expectativas e maneira preferida de trabalhar. Desde reconciliações mensais a submissões trimestrais de IVA e relatórios de fim de ano, você pode estar trabalhando em projetos completamente diferentes de um dia para o outro.
Muitos negócios de contabilidade operam como pequenas equipes ou profissionais autônomos, então raramente há tempo ou capacidade extra para acompanhar tudo manualmente (especialmente quando cada trabalho precisa ser feito para ontem).
O Capsule ajuda a simplificar esse malabarismo centralizando tudo em um único lugar e apoiando processos repetíveis e escaláveis adaptados ao seu modo de trabalhar.
- Use Oportunidades para integração ou orçamentação. Configure uma Oportunidade ao fazer um orçamento para um novo cliente ou ao oferecer um novo serviço. Seu pipeline pode incluir etapas como Chamada de Descoberta, Informações Recebidas, Orçamento Enviado e Assinado. Você pode até adicionar múltiplos pipelines para diferentes tipos de serviço, ajudando a personalizar o processo de vendas para cada serviço.
- Use Projetos para gerenciar a entrega de serviços. Os Projetos podem acompanhar todo o seu trabalho, desde a contabilidade mensal rotineira e declarações de IVA até projetos únicos de consultoria ou previsão. Ao manter toda a comunicação e detalhes em um só lugar, fica fácil se organizar e encontrar rapidamente as informações necessárias.
- Use Etiquetas e Campos Personalizados para segmentação. Seja para identificar clientes por indústria, tamanho, software utilizado (como Xero ou QuickBooks), ou nível do pacote de serviço, o Capsule ajuda você a se manter organizado e a personalizar sua comunicação. Você pode facilmente criar listas filtradas para enviar atualizações personalizadas e garantir que a mensagem certa chegue à pessoa certa.
- Utilize Calendários e Tarefas para acompanhar serviços recorrentes. As ferramentas integradas de Calendário e Tarefa da Capsule tornam simples manter o controle de suas responsabilidades, seja para tarefas únicas ou trabalho contínuo. Você pode programar tarefas repetitivas para serviços como contas de gestão mensais, reconciliações bancárias ou declarações fiscais. Com lembretes automáticos e visibilidade em toda a sua equipe, você sempre saberá quem está fazendo o quê e quando é o prazo.
Personalizando seu CRM para consultoria de investimentos
Investment advisory and other finance firms succeed by building long-term relationships based on trust and transparency. However, maintaining that trust comes with significant challenges. Advisors need to balance personalized client communication, frequent portfolio reviews, and strict regulatory compliance, all while navigating an ever-changing financial landscape.
Para pequenas empresas ou consultores independentes, essas exigências podem rapidamente se tornar avassaladoras. Sem um sistema claro estabelecido, é fácil perder o controle do que precisa ser feito.
A Capsule oferece aos assessores de investimentos as ferramentas para gerenciar esses relacionamentos com cuidado e consistência, ajudando-os a fornecer uma experiência de alto nível enquanto se mantêm organizados e em conformidade.
- Use as Oportunidades para refletir a jornada do cliente. As relações de investimento geralmente passam por várias etapas, cada uma essencial para um resultado bem-sucedido. Um pipeline de Oportunidades pode incluir etapas como Chamada de Introdução, Descoberta Completa, Proposta Apresentada, Assinado e Carteira Ativa. Ter um fluxo estruturado garante que nenhum passo seja perdido, o que é especialmente importante ao gerenciar múltiplos clientes de alto valor em diferentes estágios de envolvimento.
- Utilize Campos Personalizados e Etiquetas para perfil financeiro. Capture pontos de dados chave como tolerância ao risco, objetivos de investimento, classes de ativos preferenciais, cronogramas de investimento ou preferências regulatórias usando Campos Personalizados. Você também pode acompanhar notas pessoais, como se um cliente prefere investimentos ESG ou necessita de relatórios trimestrais para os curadores. Tudo é organizado e acessível a partir de uma única visualização, reduzindo o risco de negligenciar detalhes importantes.
- Utilize Projetos para avaliações contínuas. As relações de investimento são de longo prazo por natureza e manter a confiança significa entregar valor de forma consistente. Configure um Projeto para cada cliente a fim de acompanhar atividades recorrentes como avaliações trimestrais de portfólio, sessões estratégicas anuais ou eventos da vida financeira como o planejamento da aposentadoria.
- Utilize os recursos de segurança do Capsule para melhorar a privacidade. Com dados sensíveis de clientes e o escrutínio regulatório sempre em foco, os recursos de segurança do Capsule ajudam as empresas a se manterem organizadas sem comprometer a confidencialidade dos clientes. Integração de e-mail, registro de notas e armazenamento seguro de arquivos são gerenciados em um só lugar, para que você tenha um registro completo das comunicações e atividades relacionadas à conformidade quando precisar.
Quer ver como isso funciona na prática? Veja como a 360 Wealth Management utiliza o Capsule para prestar um serviço excepcional e manter o controle dos fluxos de trabalho de seus clientes.
Adaptando seu CRM para outros nichos de mercado
Não importa em qual setor você atua ou como funciona o seu negócio, o Capsule oferece as ferramentas para construir um sistema que se adapte a você. O CRM serve como base para otimizar suas operações, colaborar com suas equipes e obter consistentemente os melhores resultados para seus clientes.
O melhor de tudo é que você não precisa ter habilidades de programação ou uma equipe técnica para fazer isso acontecer. O Capsule é projetado para ser simples e intuitivo, com orientações integradas e uma equipe de suporte amigável pronta para ajudar sempre que você precisar.
Aqui está um guia passo a passo de como personalizar o Capsule para o seu negócio.
1. Comece com Pipelines e Oportunidades
Pense nas etapas principais pelas quais seus clientes passam antes de realmente se tornarem clientes. Por exemplo, um escritório de advocacia pode usar etapas como Consulta, Verificação de Conflito, Envio de Carta de Compromisso e Assinatura do Contrato de Honorários (com as tarefas subsequentes tratadas como um projeto).
Uma vez que tenha as etapas claramente definidas, vá até as configurações da sua conta e selecione “Funis de Vendas” e depois “Adicionar Funil”. Você pode então adicionar cada etapa do marco, juntamente com uma descrição e a probabilidade de ganhar o cliente nesta fase.
2. Use Campos Personalizados para armazenar o que é importante
Existem alguns detalhes que todo negócio precisa, como o nome do cliente ou seus dados de contato. No entanto, geralmente há detalhes adicionais que você precisará registrar dependendo das suas necessidades específicas.
Por exemplo, um gestor de propriedades pode acompanhar as datas de término de contrato, códigos de acesso ao edifício ou responsabilidades de manutenção. Um treinador poderia registrar os objetivos dos clientes, a frequência das sessões, o formato de reunião preferido ou até mesmo o estilo motivacional.
Os Campos Personalizados da Capsule permitem capturar esses detalhes, seja para pessoas, organizações, oportunidades ou projetos.
Basta ir às configurações da sua conta e selecionar “Campos Personalizados”. Você pode então escolher o tipo de campo (texto, data, caixa de seleção, link, etc.), rotular o campo e escolher a que tipo de registro ele se aplica.
3. Segmentar contatos com Tags
Enquanto os Campos Personalizados são ideais para detalhes que são relativamente estáticos, as Etiquetas são melhores para informações que provavelmente irão mudar. Pense nelas como notas adesivas digitais que ajudam você a acompanhar as coisas em tempo real.
Um negócio de coaching pode etiquetar clientes pelo programa atual (por exemplo, Acelerador de 90 Dias) ou status (por exemplo, Ativo ou Pausado). Quando o programa terminar ou o status mudar, basta remover ou atualizar a etiqueta. Um consultor de comércio eletrônico pode etiquetar potenciais clientes pela área de interesse, como Marketing por E-mail, ou Fotografia de Produto, dependendo do que eles perguntaram, útil para acompanhamentos direcionados.
Uma Tag também pode ser estendida para uma DataTag, permitindo que você adicione mais detalhes que são relevantes para o seu negócio.
4. Utilize Trilhas para processos repetíveis
Se o seu negócio possui fluxos de trabalho que se repetem (como integração de novos clientes, envio de propostas ou preparação de declarações fiscais), Tracks ajuda a padronizar o processo.
Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos poderia usá-los para integrar voluntários ou gerenciar campanhas de arrecadação de fundos. Um consultor freelancer poderia configurar um para chamadas de descoberta, entrega de propostas e início de projetos.
Você pode configurar Trilhas tanto para oportunidades quanto para projetos (mais sobre isso mais tarde) através das configurações da sua conta.
5. Crie Projetos após fechar o negócio
Seja gerenciando uma campanha de longo prazo, um portfólio de clientes ou uma renovação em várias etapas, Projetos ajudam a agrupar tarefas relacionadas, notas e arquivos juntos e manter a entrega no prazo. Você pode adicionar colaboradores, atribuir prazos e vincular tarefas a objetivos comerciais mais amplos.
Por exemplo, uma agência de marketing pode usar Projetos para coordenar planos de conteúdo mensais, enquanto um arquiteto poderia usá-los para gerenciar construções residenciais.
Assim como com Pipelines, você pode configurar Quadros de Projeto cobrindo as etapas-chave para os seus diferentes tipos de serviço nas configurações da sua conta. Em seguida, você pode ir até a seção Projetos e adicionar um novo projeto, selecionando o quadro que acabou de criar.
Independentemente do seu modelo de negócio, o Capsule foi desenvolvido para ser flexível. Você não precisa de um desenvolvedor ou de uma curva de aprendizado profunda. Se você tem um entendimento claro do seu processo, o Capsule oferece as ferramentas necessárias para torná-lo realidade. À medida que o seu negócio evolui, o Capsule também evolui, assim o seu CRM está sempre trabalhando a seu favor, e não contra você.
Considerações finais
Cada empresa tem seu próprio modo de operar. O melhor software de CRM não te obriga a seguir um modelo predefinido; ele te dá a flexibilidade para definir o seu próprio.
O Capsule é desenvolvido para equipes que desejam simplicidade sem abrir mão da personalização. Seja para colocar candidatos, equilibrar contas, gerenciar portfólios ou administrar algo totalmente diferente, o Capsule oferece as ferramentas para se manter organizado, trabalhar de forma mais inteligente e construir relacionamentos mais fortes com os clientes.
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