La integración con FreeAgent te permite mantener sincronizados a tus clientes y te ofrece una vista general instantánea de las facturas que tienes para un contacto sin tener que salir de su registro de contacto en Capsule. También hace que sea muy sencillo agregar nuevos contactos de Capsule a FreeAgent cuando quieras empezar a facturarles.
¿Qué hace la integración de FreeAgent?
Al integrar Capsule con FreeAgent, se agregarán automáticamente todos tus contactos de FreeAgent a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas de FreeAgent se resume en Capsule, por ejemplo:
- Las fechas de vencimiento de los pagos
- Si se ha pagado una factura
- Las cotizaciones e importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integración esté configurada y funcionando, Capsule seguirá actualizando FreeAgent con todos los cambios que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes tratar Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en FreeAgent también se actualizará automáticamente.
Por último, los nuevos contactos de Capsule también pueden agregarse fácilmente a FreeAgent cuando estés listo para emitir una factura.
Cómo configurar la integración con FreeAgent
Si aún no tienes una cuenta de FreeAgent, regístrate ahora en freeagent.com.
- En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesFreeAgent y haz clic en el botón para Configurar FreeAgent.
- Selecciona la opción Activar la integración. Se le preguntará cómo desea tratar la información de los proveedores. Si utiliza equipos en Capsule para controlar el acceso a la información de contacto, puede seleccionar un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de FreeAgent.
- Haga clic en Conectar con FreeAgent para dar acceso a Capsule a su cuenta de FreeAgent. La integración ya está en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial desde FreeAgent a Capsule, vinculando los contactos existentes en Capsule con sus correspondientes contactos de FreeAgent, así como agregando los contactos que aún no existan en Capsule, como se explica aquí.
Si tienes un plan con funciones de control de acceso, puedes establecer un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de FreeAgent durante la configuración de la integración. Para cambiar el equipo por defecto tendrás que desactivar y volver a activar la integración con Freeagent. Los contactos pueden ser movidos a un equipo diferente por usuarios con acceso al equipo por defecto. Puedes obtener más información sobre cómo asignar contactos a equipos aquí.
Gestión de proveedores y facturas de proveedores de FreeAgent
La información sobre proveedores almacenada en FreeAgent puede ser sensible, por ejemplo, los pagos de directores y personal u otros proveedores desconocidos para su equipo o equipos. Durante la configuración, usted decide si la información de pago de sus proveedores se compartirá en Capsule. En Configuración de la cuentaIntegracionesFreeAgent
- Seleccione No importar proveedores de FreeAgent a Capsule si no se va a compartir información de proveedores.
- Seleccione Importar proveedor de FreeAgent a Capsule si está de acuerdo con que se comparta la información.
Si selecciona Importar proveedores de FreeAgent a Capsule se mostrará una casilla de verificación que le permitirá seleccionar si desea que se incluyan las facturas de los proveedores.
¿Qué ocurre durante la sincronización de FreeAgent?
Hay sincronizaciones regulares cada 2 horas entre FreeAgent y Capsule. Cuando haya un nuevo contacto en FreeAgent, este contacto se cargará en Capsule. En este punto:
- Si el contacto aún no existe como tal en Capsule, el sistema lo creará.
- Los que puedan emparejarse por su nombre se enlazarán automáticamente.
Exportar contactos de Capsule a FreeAgent
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de FreeAgent, y quieres este contacto en FreeAgent, simplemente haz clic en “Exportar a FreeAgent”. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a FreeAgent para la facturación.
Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se supone que quieres facturar a la organización y no a la persona. Capsule exporta la organización, y el registro de persona desde el que está exportando se tratará como el campo “Persona de contacto” en FreeAgent. Los siguientes campos se completan en FreeAgent automáticamente desde Capsule:
- Nombre de la organización
- Persona de contacto (si la exportación se hace en el registro de persona en Capsule)
- Primera dirección de correo electrónico
- Primer número de teléfono
- Teléfono móvil
- Primera dirección
La integración sobrescribirá las direcciones de FreeAgent con las de Capsule. Si la dirección en FreeAgent es correcta y la dirección en Capsule es incorrecta, es importante actualizar la dirección en Capsule antes de activar la sincronización para evitar perder la información correcta.
Eliminar y gestionar duplicados con FreeAgent
Pueden producirse duplicados debido a la integración. Si un contacto se escribe de forma ligeramente diferente en Capsule y FreeAgent, la sincronización tratará al cliente en FreeAgent como nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados accidentalmente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Estos deben fusionarse con el mismo nombre exacto que el almacenado en FreeAgent, o FreeAgent seguirá enviando el “nuevo” contacto a Capsule.
La eliminación de un contacto tiene que ocurrir tanto en FreeAgent como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en FreeAgent, hará que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por eso es importante eliminar el contacto en FreeAgent y luego eliminarlo en Capsule.
Uso de FreeAgent como empresa B2B o B2C
Al tratar con personas para la integración de FreeAgent, dividimos los contactos en contactos B2C (personas no asociadas a una organización) y contactos B2B (personas asociadas a una organización).
Al exportar un contacto B2C a FreeAgent, los datos de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Esperamos que se emitan facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organización. Hacemos esto porque, en una relación B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organización en lugar de una persona.
Cuando utilizas la opción de Exportar a FreeAgent desde el registro de contacto de una persona, el nombre y apellidos de la persona se utilizan en el campo “Persona de contacto” en FreeAgent y todos los demás detalles agregados a FreeAgent serán de la organización.
Cómo desactivar la integración de FreeAgent
Para desconectar la integración de FreeAgent:
- En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesFreeAgent y haz clic en el botón para Configurar FreeAgent.
- Haz clic en Desactivar la integración y confirma.
Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a FreeAgent, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.