April O’Leary é proprietária da O’Leary Publishing, uma editora de livros independente com sede em Naples, Flórida.
Sua organização ajuda empreendedores, palestrantes e empresários de alto desempenho a trilhar um caminho para que seus pensamentos, suas ideias e suas histórias sejam escritos e publicados.
O’Leary começou a usar o Capsule para gerenciar as principais atividades comerciais em sua editora. Sua equipe o utiliza para capturar clientes potenciais usando a integração do Capsule com o G Suite, criar oportunidades no funil de vendas e fechar negócios com autores interessados.
A partir daí, sua equipe passou a usá-lo para gerenciar o processo de publicação de ponta a ponta, fazer a coordenação com os funcionários contratados e as gráficas e centralizar a comunicação com a equipe.
Neste estudo de caso, demonstraremos como o Capsule se tornou uma parte indispensável das ambições de crescimento, das operações comerciais e das práticas gerais de trabalho da O’Leary Publishing.
Escrevendo sua própria história
Quando April montou seu negócio em 2019, ela precisava de uma ferramenta para ajudá-la a rastrear novos clientes potenciais, salvar e gerenciar a comunicação com o cliente e criar um sistema de rastreamento para que cada detalhe de qualquer projeto de publicação fosse gerenciado com facilidade.
April diz que, quando se administra uma editora, é preciso usar muitos chapéus. De gerente de marketing e vendas a gerente de projetos e representante de atendimento ao cliente, há muitos detalhes.
Com o uso do Capsule como uma ferramenta central para a equipe, foi possível distribuir essas funções para diferentes membros da equipe.
Ela diz: “Meu dia a dia nunca é o mesmo. Às vezes, falo com autores interessados e os aconselho sobre as várias opções de publicação disponíveis atualmente; outras vezes, posso estar fazendo uma revisão do manuscrito ou trabalhando com nosso gerente de projetos para fazer com que cada livro avance no processo.
“Em seguida, falo com editores e designers, ou lido com perguntas dos próprios autores.”
Obter o controle do gerenciamento de contatos era uma das principais prioridades para April. Antes do Capsule, era muito difícil organizar e consolidar informações em diferentes plataformas digitais que não “se comunicavam”.
Ela diz: “Eu tinha algumas tarefas no meu aplicativo de notas, outras no meu aplicativo de e-mail e outras na minha cabeça!
“Era como se meu cérebro estivesse sempre em alta velocidade tentando lembrar o que eu achava que tinha esquecido ou verificando se eu tinha feito algo que já estava concluído.
“A maneira como eu estava trabalhando era ineficiente e confusa para a pequena equipe que tínhamos na O’Leary Publishing quando a lançamos em 2019. Não demorou muito para percebermos que precisávamos de um local central para todas as nossas atividades diárias de trabalho, tarefas, clientes, fornecedores, entre outros.
”
Ficou claro que ela precisava de um CRM e de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudá-la a organizar esses processos fundamentais. A April não precisou perder muito tempo decidindo qual CRM escolheria, pois o Capsule já era assunto na família dos O’Leary!
“Meu marido administra seu próprio escritório de advocacia particular e tem usado o Capsule nos últimos dez anos, então, quando decidi começar a O’Leary Publishing, ele recomendou que eu começasse a usá-lo para gerenciar as operações do dia a dia.”
Saída do purgatório da produtividade
O Capsule se tornou uma parte indispensável da O’Leary Publishing. O recurso de Gerenciamento de contatos é amplamente utilizado por April e sua equipe.
Ela o utiliza para salvar as comunicações com seus clientes no registro de atividades do projeto para consultá-las no futuro. Como ele se integra perfeitamente ao G Suite, é fácil fazer isso. Eles conseguiram se livrar de longas sequências de comunicações por e-mail do tipo “responder a todos”.
O’Leary e sua equipe podem fazer login no Capsule, consultar uma conta de cliente e entender instantaneamente quais clientes potenciais viáveis estão no funil de vendas ou quais tarefas são prioritárias para um autor cujo livro está em produção.
Essa funcionalidade também tem sido útil quando April participa de reuniões. Ela diz:
“A possibilidade de levar o Capsule para qualquer reunião, em qualquer lugar, é extremamente poderosa. Tenho o aplicativo no meu iPhone! Isso significa que posso levar minha empresa para qualquer lugar que eu precise e acessar meus contatos e projetos com facilidade.
”
“Nunca sou pega de surpresa e minha equipe pode trabalhar de forma mais autônoma porque todos nós podemos consultar o Capsule e ver quais tarefas foram atribuídas a cada pessoa, o que foi concluído e em que ponto está o projeto a qualquer momento, sem precisar enviar mensagens de texto, telefonar ou enviar e-mails uns para os outros.
“Como trabalhamos remotamente e em diferentes fusos horários, é ótimo poder ter um sistema que mantém todos nós alinhados.”
A publicação de um livro é um processo complexo e de várias etapas, com muitas pessoas diferentes que trabalham no projeto em diferentes etapas.
Por exemplo, inicialmente, April pode lidar apenas com o próprio autor, fazendo a integração dele. Em seguida, o gerente de projeto assume o controle e designa um editor.
Eles podem adicionar facilmente cada pessoa ao projeto como um contato para que a equipe saiba quem está trabalhando em cada livro. À medida que avançam na trilha do projeto, eles adicionam designers de livros, ilustradores, revisores e até mesmo designers de sites para ajudar a concluir o projeto.
Essas informações estão sempre disponíveis para que eles possam revisitar o projeto e ver quem trabalhou nele quando quiserem.
Esse nível de complexidade exige amplas habilidades de gerenciamento de projetos e uma ferramenta para gerenciar o processo subjacente. É por isso que Projetos e Trilhas têm sido tão úteis para O’Leary. Ela diz:
“O recurso Projetos nos ajuda a organizar cada título de livro e Trilhas são o conjunto de tarefas que podem ser repetidas e previsíveis para serem realizadas em cada produção de livro.
“Criamos sete trilhas que usamos em cada projeto e criamos algumas automações para que o sistema funcione sem problemas.
“Projetos e Trilhas fazem o trabalho pesado na parte administrativa da minha empresa.
“Depois que um novo cliente potencial entra pela porta, ele é adicionado ao funil de vendas. Se o aceitarmos como um autor aspirante, meu gerente de projetos enviará um contrato e, em seguida, converterá a Oportunidade de vendas em um Projeto e adicionará nossas trilhas de projeto personalizadas para organizar nosso fluxo de trabalho para o cliente.”
“Posso inserir metas importantes e definir prazos e lembretes para manter a mim e aos outros membros da equipe no caminho certo.”
Suporte personalizado quando necessário
Quando perguntada sobre o que fez o Capsule se destacar, a resposta de April foi enfática: “É o toque humano que as pessoas que construíram o Capsule proporcionaram a cada etapa. Normalmente, tenho pavor de falar em um chamado de suporte com uma empresa de tecnologia, mas não com o Capsule.”
“Todas as pessoas com quem falei foram muito amigáveis, simpáticas e, o mais importante, muito prestativas! Elas até me deram ideias sobre como posso usar o Capsule para administrar meus negócios de maneira mais eficiente e eficaz. Não sei o que eu faria sem ele neste momento.
”
Fim: Capsule oferece estabilidade e capacidade de expansão
Ao adotar o Capsule, a O’Leary Publishing não apenas simplificou seu processo de publicação, mas também estabeleceu as bases para sua capacidade de expansão e adaptação futura.
Principais perspectivas:
Operações centralizadas: O Capsule fornece uma solução unificada e única para a O’Leary Publishing, permitindo o gerenciamento eficiente de tarefas que vão desde a comunicação com o cliente até o processo da equipe e os cronogramas de produção.
Maior produtividade: Os recursos Projetos e Trilhas garantem que cada parte dos projetos da April seja meticulosamente planejada e executada, assegurando entregas pontuais e autores satisfeitos.
Capacidade de expansão e evolução: À medida que a O’Leary Publishing cresce, o uso do funil de vendas do Capsule promete melhorar ainda mais as operações comerciais e ajudar a equipe a traçar o crescimento.
Suporte inigualável: O toque humano no suporte ao cliente distinguiu o Capsule de outras soluções tecnológicas, oferecendo não apenas um produto, mas uma parceria genuína.
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