A Grofar é uma startup premiada da EdTech com a missão de capacitar os alunos para atingirem o seu potencial máximo através de experiências significativas na carreira e no local de trabalho.
Para tal, apoiam o seu mercado principal de colégios de ensino superior, fornecedores de ensino e escolas na gestão das suas actividades de envolvimento dos empregadores, carreiras e estágios em todo o Reino Unido.
Falámos com Abbie Pullman, COO, e Donna Pockson, Chefe de Parcerias, sobre a sua experiência Capsule.
Encontrar uma solução
Antes de encontrar o Capsule, a Grofar dependia de folhas de cálculo complexas. Esta situação dificultava-lhes o acompanhamento das relações com os clientes e a promoção das vendas e da eficiência operacional.
À medida que a empresa crescia, a equipa da Grofar precisava de uma forma de garantir que todas as informações eram registadas com precisão e acessíveis a todos os intervenientes relevantes. O Capsule resolveu este problema não só armazenando as informações de forma centralizada, mas também permitindo que a equipa aceda a estes dados a partir de qualquer lugar. O Capsule também permitiu à Grofar aumentar rapidamente o seu esforço de vendas: conseguiram importar a sua lista de potenciais clientes e criar um pipeline de vendas de forma extremamente rápida.
Implementação imediata
Muitas vezes, as pequenas empresas não têm tempo nem recursos para formar o seu pessoal em novas tecnologias ou software. Em vez disso, precisam de soluções que se integrem perfeitamente nas suas funções diárias, o que significa que os membros da equipa podem começar rapidamente a utilizar o novo software para melhorar a sua eficiência e atingir os KPI.
disse Abbie: "Como uma empresa em fase de arranque, queríamos encontrar uma solução que ajudasse a nossa pequena equipa a ganhar velocidade rapidamente.
"Não tínhamos tempo para que a equipa se perdesse em funcionalidades irrelevantes para as suas funções, nem tínhamos tempo para curvas de aprendizagem acentuadas."
A Grofar apercebeu-se de que não precisava de um sistema complexo. Não precisavam de funcionalidades desnecessárias que eram dispendiosas e não tinham qualquer utilidade prática para a sua equipa em crescimento.
O seu objetivo era encontrar um software simples, eficiente e escalável que fizesse a ponte entre as suas equipas de vendas e de sucesso do cliente, permitindo o melhor apoio do mercado aos seus clientes.
Manter as coisas simples
Encontrar uma solução de software que desse prioridade à simplicidade era fundamental. A Grofar pretendia algo que apresentasse informações cruciais de uma forma clara, para que pudessem evitar a seleção de dados desnecessários.
“A Capsule destacou-se em relação aos seus concorrentes. Foi fácil de implementar, tornando simples a gestão de tarefas e processos. Ajudou a nossa equipa a automatizar elementos dos processos, como as transferências entre equipas e o acompanhamento de renovações, bem como bem como a gerir projectos de iniciativas a longo prazo.
”Abbie Pullman COO
A Grofar pretendia uma plataforma que fosse rápida de implementar e que pudesse ser adoptada rapidamente por todo o pessoal. A empresa implementou o Capsule em toda a empresa e em breve todas as equipas estavam a utilizar o software para resolver os seus desafios empresariais.
A equipa apercebeu-se rapidamente que muitas das funcionalidades do Capsule poderiam ajudá-los a manter o controlo de fluxos de trabalho simultâneos. Isto foi particularmente útil para a Abbie quando reestruturou os processos internos: os avisos de tarefas automatizadas facilitaram a adoção de alterações pela equipa e garantiram uma abordagem coerente entre as equipas. Isto libertou muito tempo e permitiu-lhes concentrarem-se em tarefas maiores e mais complexas.
Tirar o máximo partido dos seus dados
As etiquetas personalizáveis e os campos personalizados do Capsule ajudam equipas como a Grofar a segmentar rapidamente e a elaborar relatórios sobre os dados para chegar ao cerne das necessidades dos seus clientes.
Opções como as etiquetas ajudam a manter os seus dados organizados para que possa encontrar o que precisa de forma rápida e fácil. Donna diz: "Nas empresas anteriores, se eu quisesse ver todas as oportunidades que tivemos durante um ano, teria de procurar manualmente os dados. Mas com etiquetas personalizáveis, é fácil filtrar e aprofundar os meus dados para criar relatórios fáceis de interpretar."
Ao filtrar os dados desnecessários, a equipa pôde concentrar-se no que era importante, libertando tempo para prestar melhores cuidados e apoio à sua crescente base de clientes.
Apoio e orientação inigualáveis
O que mais se destacou para a Donna e para o resto da equipa foi a facilidade com que é possível obter apoio e orientação da Capsule. Ela diz: "Faz uma grande diferença ter respostas realmente úteis e humanas da sua equipa de apoio."
As perguntas são respondidas rapidamente e ela aprecia a forma como a equipa da Capsule dedica tempo a fornecer respostas detalhadas e relevantes. Mesmo quando a ajuda não está imediatamente disponível, existem outras formas de obter o apoio de que necessita.
“A equipa de apoio é muito recetiva, mas os vossos guias também são óptimos quando precisa de uma resposta rápida. Os guias fazem sentido, levam-no passo a passo através de cada ecrã, o que não acontece em todo o lado.
”Donna Pockson Diretor de Parcerias
Principais conclusões
Automatização simplificada: O Capsule torna as tarefas morosas simples e eficientes com a sua ferramenta de automatização. Isto permite uma gestão eficiente das tarefas, incluindo a partilha de informações entre equipas e processos de renovação.
Maior produtividade: Quase todas as equipas da Grofar utilizam o Capsule para apoiar um aspeto das suas operações. Quer se trate de melhorar as comunicações com os clientes ou de acelerar tarefas repetitivas, o resultado são níveis mais elevados de eficiência e produtividade.
Escalabilidade e desenvolvimento: O Capsule continuará a simplificar as operações comerciais à medida que a Grofar cresce e expande os seus serviços, actualizando e melhorando constantemente as nossas ferramentas e funcionalidades actuais.
Suporte inigualável: A equipa de apoio do Capsule está pronta para responder a quaisquer perguntas, dúvidas ou sugestões que a Grofar tenha. Mas para uma resposta imediata, a nossa equipa reuniu muitos guias especializados para ajudar os clientes a encontrar respostas rapidamente.
Quer descobrir como o Capsule CRM pode ajudá-lo a simplificar as suas operações e a aumentar a produtividade? Inscreva-se hoje para um teste gratuito.