Ao iniciar um negócio, você conhece muitas pessoas novas e acompanha de perto seu relacionamento com elas. Normalmente, uma planilha funciona muito bem para se manter organizado, mas à medida que cresce, você começa a pensar em algo mais sofisticado para mantê-lo no caminho certo.

Foi assim que Sue Keogh, diretora e fundadora da Sookio, uma premiada agência digital, com sede em Cambridge, no Reino Unido, descobriu o Capsule há exatos cinco anos.

Comecei com uma planilha. Ela era muito simples, listava os vários contatos que tinha e sua localização, então, quando visitava a região, eu fazia uma nota para entrar em contato.

Sue Keogh Diretora da Sookio

A Sookio desenvolve estratégias digitais, campanhas, cria conteúdo e treina habilidades digitais por meio de uma série de oficinas tanto presenciais como on-line. Quando a empresa começou a crescer, Sue estava muito consciente dos riscos de manter todas as informações detalhadas sobre seus clientes e interessados em sua cabeça. No entanto, implementar ferramentas de negócios nessa etapa inicial parecia um passo longo demais.

Como uma pequena empresa, pensei: será que realmente preciso dessas ferramentas? Parecia muito para mim. Na verdade, isso é bobagem, pois quanto mais cedo você as implementar, melhor, já que elas realmente o ajudam a crescer.

Sue Keogh Diretora da Sookio

Sue escolheu o Capsule inicialmente para armazenar todas as suas informações de contato e acompanhar o relacionamento com seus clientes, mas quanto mais o usava, mais descobria as coisas que ele podia fazer.

O que gosto no Capsule é que, quando eu estava aprendendo a usá-lo, descobri que ele podia fazer tudo o que eu precisava.

Sue Keogh Diretora da Sookio

Nada é esquecido

No início, Sue usava o Capsule principalmente como um banco de dados de clientes para organizar suas informações e registrar atividades. Eles criaram etiquetas para cada contato para que pudessem ver rapidamente informações importantes, como a origem de um cliente potencial. De repente, ficou muito mais fácil entender seus clientes e segmentar seu público.

Também foi incrivelmente útil para Sue ter um sistema para lembrá-la de quando precisaria entrar em contato com um cliente, para não deixar escapar nada.

Eu enviava uma proposta e pensava: ótimo, trabalho feito. Mas não está, você precisa acompanhar. Eu precisava de um empurrãozinho para me lembrar de fazer isso alguns dias depois e consegui isso com o Capsule.

Sue Keogh Diretora da Sookio

Capsule ajuda a mostrar aos clientes que nos importamos

Você pode achar que um bom atendimento ao cliente é algo natural, mas isso exige muito trabalho árduo e organização. Um CRM como o Capsule pode ajudá-lo a se manter organizado e no topo das comunicações com seus clientes.

Nós nos comunicamos de forma proativa com nossos clientes regularmente. O Capsule é bom em acionar essa atividade, portanto, quando um projeto chega ao fim, fazemos uma nota no Capsule para nos lembrar, dentro de dois ou três meses, de enviar um artigo interessante e útil para lembrarem de nós. Ele garante que o relacionamento não se desvie.

Sue Keogh Diretora da Sookio

Da mesma forma, quando um projeto é suspenso por alguns meses, é muito mais fácil deixar o Capsule lhe lembrar de fazer o acompanhamento, em vez de depender da sua memória.

O Capsule nos mantém organizados nos bastidores. Se um projeto estiver em espera e um cliente não quiser se comprometer com uma data de acompanhamento, ainda assim podemos marcar essa data na agenda para refrescar sua memória e o cliente não se sentir pressionado. Isso ajuda o relacionamento com nossos clientes, pois eles entendem que nos preocupamos, já que estamos sempre em contato.

Sue Keogh Diretora da Sookio

Essa abordagem claramente funciona para a Sookio, que é uma empresa bem estabelecida e em crescimento, onde a retenção de clientes é alta e, se as pessoas se afastam, elas voltam rapidamente.

Reuniões de vendas focadas com uma única fonte de verdade

Hoje, a equipe dobrou, incluindo funções mais focadas em vendas, e o Capsule é o ponto focal de suas reuniões semanais.

Toda semana, agora temos um ponto central muito claro e preciso para nossa reunião de vendas, em meio às muitas conversas que estamos tendo. O Capsule nos ajuda a ver tudo claramente, estamos cientes das oportunidades realistas, de modo que nunca tiramos nossa atenção delas.

Sue Keogh Diretora da Sookio

Sue admite que não basta implementar as ferramentas, é preciso treinar as pessoas para usá-las corretamente e de forma consistente, ou os dados se tornarão imprecisos.

Quando olhei para nosso funil de vendas, vi que adicionava oportunidades, mas nunca as fechava, então parecia que tínhamos milhões de oportunidades chegando a qualquer momento!

Sue Keogh Diretora da Sookio

Isso foi rapidamente corrigido, então agora eles têm uma fonte precisa da verdade. Embora a equipe costume estar fora do escritório, isso não impede que ela mantenha o Capsule atualizado.

Eu uso o aplicativo, que é útil quando estou em várias reuniões, pois posso atualizar o Capsule no trem.

Sue Keogh Diretora da Sookio

A Sookio foi fundada em 2008 por Sue Keogh, após uma carreira como editora de sites da BBC, ITV.com, Magic FM, Yahoo e AOL. Tornando-se freelancer enquanto fazia malabarismos com a chegada de um novo bebê, Sue tornou-se uma especialista em mídia social e as pessoas entravam em contato regularmente para pedir ajuda para desenvolver suas marcas on-line. Antes que percebesse, ela havia iniciado seu próprio negócio. As pessoas geralmente achavam o nome “Sue Keogh” difícil de pronunciar, por isso ela sempre o escrevia foneticamente. Quando ela precisou de um nome para sua empresa, pareceu certo usar o nome que ela escrevia regularmente – Sookio.

A Sookio tem um futuro empolgante pela frente. Recentemente, eles contrataram um chefe de produção para que possam fazer mais trabalhos de vídeo e podcasts, lançaram a Sookio School, uma nova série de cursos rápidos, e têm ganhado muitos prêmios. Como sua nova administradora, Naomi, ajuda Sue a ter mais tempo livre, ela está ansiosa para palestrar em mais eventos, fazer networking e expandir os negócios. Você pode acompanhar o progresso da empresa seguindo @sookio no Twitter.