Quando você inicia um negócio, conhece muitas pessoas novas e mantém um olhar atento sobre seus relacionamentos. Geralmente, uma planilha é suficiente para se manter organizado, mas à medida que cresce, começa a pensar em algo mais sofisticado para manter tudo sob controle.
É assim que Sue Keogh, Diretora e fundadora da Sookio, uma agência digital premiada, com sede em Cambridge, Reino Unido, descobriu a Capsule exatamente há cinco anos atrás.
“Comecei com uma planilha. Era realmente simples, listando os vários contatos que eu tinha e onde eles estavam localizados, assim na próxima vez que eu estivesse na área eu faria uma nota para entrar em contato.”Sue Keogh Diretor na Sookio
A Sookio desenvolve estratégias digitais, campanhas, cria conteúdo e também treina habilidades digitais por meio de uma variedade de oficinas internas e online. À medida que o negócio começou a crescer, Sue estava muito consciente dos riscos de manter todas as informações detalhadas sobre seus clientes e potenciais clientes em sua mente. Mas implementar ferramentas de negócios nesta fase inicial parecia um passo além do necessário.
“Como uma pequena empresa, eu pensei, eu realmente preciso dessas ferramentas? Tudo parecia um pouco demais para adultos. Bobagem minha, pois quanto mais cedo você as implementar, melhor, já que elas realmente ajudam no crescimento.”
A Sue escolheu inicialmente o Capsule para armazenar todas as suas informações de contato e acompanhar suas relações com clientes, mas quanto mais ela o utilizava, mais descobria o que ele podia fazer.
“O que eu gosto na Capsule é que quando eu estava começando a aprender a usá-la, sempre que eu pensava, será que ela faz isso, ela sempre fazia.”
Nada escapa por entre as frestas
Nos primeiros dias, Sue usava o Capsule principalmente como um banco de dados de clientes para organizar suas informações e registrar atividades. Eles criaram etiquetas para cada contato para que pudessem ver rapidamente informações importantes, como a origem de um potencial cliente. De repente, ficou muito mais fácil entender seus clientes e segmentar seu público.
Também foi incrivelmente útil para a Sue ter um sistema que a lembrasse de quando precisava entrar em contato com um cliente novamente, para garantir que nada fosse esquecido.
“Eu enviava uma proposta e pensava, ótimo, trabalho concluído. Mas não está, você tem que dar continuidade. Eu precisava de um empurrãozinho para me lembrar de fazer isso alguns dias depois e eu consigo isso com o Capsule.”
O Capsule ajuda a demonstrar aos clientes que nos importamos
Você pode considerar um bom atendimento ao cliente como garantido, mas isso requer muito trabalho árduo e organização. Um CRM como o Capsule pode ajudá-lo a manter-se organizado e a par das suas comunicações com clientes.
“Nós nos comunicamos proativamente com nossos clientes regularmente. O Capsule é bom para desencadear essa atividade, então, quando um projeto chega ao fim, colocamos uma nota no Capsule para nos lembrar em dois ou três meses, de enviar um artigo interessante e útil para continuarmos em evidência. Isso garante que o relacionamento não se perca.”
Da mesma forma, quando um projeto é suspenso por alguns meses, é muito mais fácil para o Capsule lembrar de fazer o acompanhamento do que confiar em si mesmo.
“O Capsule nos mantém organizados nos bastidores. Se um projeto está em espera e um cliente não quer se comprometer com uma data de acompanhamento, ainda podemos marcar essa data na agenda para lembrá-los, e o cliente não se sente pressionado. Isso ajuda nossas relações com os clientes, pois eles entendem que nos importamos, já que estamos sempre em contato.”
Esta abordagem claramente funciona para a Sookio, é um negócio bem estabelecido e em crescimento, onde a retenção de clientes é alta e se as pessoas alguma vez se afastam, rapidamente retornam.
Reuniões de vendas focadas com uma única fonte da verdade
Hoje, a equipe cresceu em dobro, incluindo mais funções voltadas para vendas e a Capsule é o ponto central das suas reuniões semanais.
“Todas as semanas temos agora um ponto focal muito claro e preciso para a nossa reunião de vendas, no meio das muitas conversas que todos estamos tendo. O Capsule ajuda-nos a ver tudo a preto e branco, estamos cientes das oportunidades realistas para que nunca desviemos o olhar delas.”
Sue admite que não é suficiente ter as ferramentas disponíveis, é necessário treinar as pessoas para usá-las corretamente e de maneira consistente, ou seus dados se tornarão imprecisos.
“Quando eu analisei nosso pipeline, eu estava adicionando oportunidades mas nunca as fechando, então parecia que tínhamos milhões chegando a qualquer momento!”
Isso foi rapidamente organizado para que agora eles tenham uma única fonte confiável de verdade. Embora a equipe esteja fora e se desloque bastante, isso não impede que mantenham o Capsule atualizado.
“Eu uso o aplicativo móvel, é útil quando estou fora em várias reuniões, consigo atualizar o Capsule no trem.”
A Sookio foi fundada em 2008 por Sue Keogh após uma carreira como editora de sites para a BBC, ITV.com, Magic FM, Yahoo e AOL. Tornando-se freelancer enquanto equilibrava a chegada de um novo bebê, Sue tornou-se uma especialista em mídias sociais e as pessoas regularmente entravam em contato para obter ajuda para crescer suas marcas online. Antes que percebesse, ela havia iniciado seu próprio negócio. As pessoas frequentemente achavam o nome 'Sue Keogh' difícil de pronunciar, então ela estava sempre escrevendo-o foneticamente. Quando precisou de um nome para seu negócio, pareceu correto usar aquele que ela escrevia regularmente - Sookio.
Há um futuro empolgante pela frente para a Sookio, eles recentemente contrataram um Chefe de Produção para que possam fazer mais trabalhos de vídeo e podcast, lançaram a Escola Sookio, uma nova série de cursos em pequenas partes e têm ganhado muitos prêmios. Enquanto a nova administradora Naomi ajuda a liberar o tempo de Sue, ela está ansiosa para participar de mais eventos, fazer networking e expandir o negócio, você pode se manter atualizado sobre o progresso deles seguindo @sookio no Twitter.
