April O'Leary é a proprietária da O'Leary Publishing, uma editora independente localizada em Naples, Flórida.
A organização dela ajuda empreendedores, palestrantes e profissionais de alto desempenho a traçar um caminho para terem seus pensamentos, ideias e histórias escritos e publicados.
O'Leary começou a usar o Capsule para gerenciar atividades comerciais importantes em sua editora. Sua equipe o utiliza para capturar contatos por meio da integração do Capsule com o G-Suite, criar oportunidades no pipeline de vendas e fechar negócios com autores em potencial.
A partir daquele momento, a equipe dela usa isso para gerenciar o processo de publicação de ponta a ponta, coordenar com trabalhadores contratados e impressoras, e centralizar a comunicação com sua equipe.
Neste estudo de caso, demonstraremos como o Capsule se tornou uma parte indispensável das ambições de crescimento, operações de negócios e práticas de trabalho gerais da O'Leary Publishing.
Escrevendo a própria história
Quando April montou seu negócio em 2019, ela precisava de uma ferramenta para ajudá-la a acompanhar novos contatos, salvar e gerenciar a comunicação com clientes e criar um sistema de rastreamento para que cada detalhe de qualquer projeto de publicação de livros fosse gerenciado com facilidade.
Abril diz que quando se está à frente de uma editora, é preciso desempenhar vários papéis. Desde gerente de marketing e vendas até gerente de projeto e representante de atendimento ao cliente, há muitos detalhes, não importa como se olhe.
Usar o Capsule como ferramenta central para a equipe tornou esses papéis distribuíveis entre os diferentes membros da equipe.
Ela diz: "Meu trabalho diário é sempre variado. Às vezes, estou conversando com autores em potencial e aconselhando-os sobre as diversas opções de publicação disponíveis hoje, outras vezes posso estar fornecendo uma revisão de manuscrito ou trabalhando com nosso gerente de projeto para avançar cada livro pelo sistema de acompanhamento.
"Então, estarei em contato com os editores e designers, ou lidando com perguntas dos próprios autores."
Assumir o controle da gestão de contatos foi uma prioridade chave para April. Antes do Capsule, parecia avassalador organizar e consolidar informações através de diferentes plataformas digitais que não 'conversavam' entre si.
Ela diz: "Eu tinha algumas tarefas no meu aplicativo de notas, outras no meu aplicativo de e-mail e algumas na minha cabeça!"
Era como se meu cérebro estivesse sempre a mil, tentando lembrar do que eu achava que tinha esquecido ou conferindo se eu tinha feito algo que já estava terminado.
“A maneira como eu trabalhava era ineficiente e confusa para a pequena equipe que tínhamos na O'Leary Publishing quando lançamos em 2019. Não demorou muito para percebermos que precisávamos de um local central para todas as nossas atividades diárias de trabalho, tarefas, clientes, fornecedores e mais.”
Ficou claro que ela precisava de uma ferramenta de CRM e gestão de projetos para ajudá-la a organizar esses processos fundamentais. A April não precisou gastar muito tempo decidindo qual CRM escolher, pois, como se revelou, Capsule é um assunto de família para os O'Leary!
"Meu marido administra seu próprio escritório de advocacia e tem usado o Capsule pelos últimos dez anos, então, quando decidi começar a O'Leary Publishing, ele recomendou que eu começasse a usá-lo para gerenciar as operações do dia a dia."
Encerrando o capítulo do purgatório da produtividade
A Capsule se tornou uma parte indispensável da O'Leary Publishing. Sua função de Gestão de Contatos é usada extensivamente pela April e sua equipe.
Ela usa isso para salvar comunicações com seus clientes no registro de atividades do projeto para referência futura. Como se integra tão perfeitamente com o G-Suite, é fácil de fazer. Eles conseguiram se afastar das longas sequências de comunicações por e-mail do tipo ‘responder a todos'.
O'Leary e sua equipe podem acessar o Capsule, consultar uma conta de cliente e entender instantaneamente quais são os potenciais clientes em potencial no pipeline de vendas ou quais tarefas são prioritárias para um autor cujo livro está em produção.
Esta funcionalidade também tem sido útil quando a April participa de reuniões. Ela diz:
“Ser capaz de levar o Capsule para qualquer reunião, em qualquer lugar, é extremamente poderoso. Tenho o aplicativo no meu iPhone! Isso significa que posso levar meu negócio para onde precisar e acessar meus contatos e projetos com facilidade.”
"Nunca me sinto pego de surpresa e minha equipe pode trabalhar de forma mais autônoma porque todos nós podemos verificar o Capsule e ver quais tarefas estão atribuídas a quem, o que foi concluído e em que ponto está qualquer projeto a qualquer momento, sem a necessidade de enviar mensagens de texto, ligar ou enviar e-mails uns aos outros.
"Como somos trabalhadores remotos e trabalhamos em diferentes horários do dia em diferentes fusos horários, é ótimo ter um sistema que nos mantenha a todos na mesma página ao mesmo tempo."
Publicar um livro é um processo complexo e com várias etapas, com muitas pessoas diferentes trabalhando no projeto em diferentes estágios.
Por exemplo, inicialmente, April pode estar lidando apenas com o próprio autor enquanto o integra. Depois, o gerente do projeto assume e designa um editor.
Eles podem adicionar facilmente cada pessoa ao projeto como um contato para que a equipe saiba quem está trabalhando em cada livro. À medida que avançam no acompanhamento do projeto, eles adicionam designers de livros, ilustradores, revisores e até designers de sites para ajudar a completar o projeto.
Essas informações estão sempre disponíveis para que, em qualquer momento no futuro, possam revisitar o projeto e ver quem trabalhou nele.
Este nível de complexidade exige habilidades extensivas de gerenciamento de projetos e uma ferramenta para gerenciar o processo subjacente. É por isso que Projetos e Trilhas têm sido tão úteis para O'Leary. Ela diz:
"Projetos nos ajudam a organizar cada título de livro e Trilhas são o conjunto de tarefas que são repetíveis e previsíveis para serem realizadas em cada produção de livro.
"Construímos sete trilhas que usamos em cada projeto e criamos algumas automações para fazer o sistema funcionar de maneira eficiente.
"Projetos e Tarefas fazem o trabalho pesado no lado administrativo do meu negócio.
"Depois que um novo cliente em potencial entra, ele é adicionado ao funil de vendas. Se aceitarmos como um autor aspirante, meu gerente de projetos envia a ele um contrato e, em seguida, converte a oportunidade de vendas em um Projeto e depois adiciona nossos trilhos de projeto personalizados para organizar nosso fluxo de trabalho para o cliente."
"Posso definir marcos importantes, estabelecer prazos e lembretes para manter a mim mesmo e aos outros membros da equipe no caminho certo."
Suporte amigável quando necessário
Quando perguntada sobre o que fazia o Capsule se destacar, a resposta de April foi enfática, "É o toque humano que as pessoas que construíram o Capsule forneceram a cada passo do caminho. Normalmente, eu temo falar em um ticket de suporte para uma empresa de tecnologia, mas não com o Capsule."
“Todas as pessoas com quem falei foram realmente amigáveis, agradáveis e, mais importante, muito prestativas! Elas até me deram ideias de como posso usar o Capsule para gerir o meu negócio de maneiras mais eficientes e eficazes. Não sei o que faria sem isso neste momento.”
O Fim: Cápsula garante estabilidade e escalabilidade
Ao adotar a Capsule, a O'Leary Publishing não apenas otimizou seu processo de publicação, mas também estabeleceu a base para sua escalabilidade e adaptabilidade futuras.
Principais insights:
Operações centralizadas: A Capsule oferece uma solução unificada e única para a O'Leary Publishing, possibilitando a gestão eficiente de tarefas que vão desde a comunicação com clientes até o processo da equipe e cronogramas de produção.
Produtividade aprimorada: As funcionalidades de Projetos e Tarefas garantem que cada parte dos projetos de April seja meticulosamente planejada e executada, assegurando entregas pontuais e autores satisfeitos.
Escalabilidade e evolução: À medida que a O'Leary Publishing cresce, o uso do Pipeline de Vendas da Capsule promete melhorar ainda mais as operações comerciais e ajudar a equipe a mapear o crescimento.
Suporte inigualável: O toque humano no atendimento ao cliente diferenciou a Capsule de outras soluções tecnológicas, oferecendo não apenas um produto, mas uma verdadeira parceria.
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