Bien que Capsule s’intègre à un large éventail de services, il existe tellement d’outils et de services différents que nous n’avons pas pu développer notre propre intégration pour chacun d’eux. C’est là qu’intervient Zapier.
Qu’est-ce que Zapier ?
Zapier est un outil d’automatisation en ligne, qui fait gagner du temps, et qui connecte vos applications préférées entre elles, comme Capsule, Gmail, Slack et bien d’autres. Vous pouvez connecter deux applications ou plus pour automatiser des tâches répétitives sans écrire de code ni dépendre de développeurs pour créer une intégration personnalisée. C’est suffisamment simple pour que n’importe qui puisse créer ses propres flux de travail d’applications en quelques clics.
Comment utiliser Capsule avec Zapier
Zapier fonctionne sur la base de déclencheurs et d’actions. Pensez-y comme : quand X se produit, fais Y. Chaque application prise en charge dans Zapier dispose d’un ensemble prédéfini de déclencheurs et d’actions, et éventuellement aussi d’options de recherche. Nous reviendrons plus tard sur la recherche.
- Nouveau contact ou contact mis à jour
- Projet nouveau ou mis à jour
- Nouvelle opportunité ou opportunité mise à jour
- Tâche nouvelle ou mise à jour
Chaque fois qu’il y a une nouvelle entrée ou une entrée mise à jour comme indiqué ci-dessus, cela peut à son tour déclencher une action dans Zapier.
Dans un zap, vous pouvez également utiliser un déclencheur pour rechercher des enregistrements dans Capsule, qui pourront ensuite être utilisés dans une action. Par exemple, si quelqu’un remplit un formulaire dans Formstack en utilisant une adresse e‑mail, vous pouvez utiliser une étape de « recherche » dans Zapier pour retrouver un contact existant dans Capsule à partir de cette adresse e‑mail, puis ajouter les informations du formulaire à ce contact existant plutôt que de créer un doublon.
Comment créer votre premier zap avec Capsule
- Tout d’abord, vous devez avoir un compte Zapier. Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez vous inscrire à Zapier sur cette page. Ils proposent une formule gratuite avec les fonctionnalités de base, ainsi que des offres payantes adaptées à vos besoins.
- Une fois inscrit et connecté, vous pouvez commencer à créer votre premier zap.
- Utilisez le bouton pour créer un Zap ou renseignez les détails dans la section « Quelles applications souhaitez-vous connecter aujourd’hui ? »
- Lorsque vous sélectionnez Capsule comme déclencheur ou action, il vous sera demandé de choisir lequel des déclencheurs ou actions utiliser et, en continuant, vous devrez choisir quel compte Capsule utiliser. À ce stade, si vous n’avez pas encore connecté Zapier à votre compte Capsule, il vous sera demandé de saisir votre sous-domaine Capsule et vos identifiants de connexion afin d’authentifier votre accès à Capsule.
- Une fois que vous avez authentifié votre compte Capsule, vous pouvez passer aux étapes suivantes.
- C’est à ce stade que les choses peuvent varier considérablement selon les déclencheurs ou les actions que vous utilisez. Nous vous recommandons de lire le guide de démarrage de Zapier pour vous familiariser avec le processus et avoir une idée de la façon dont tout fonctionne. Si vous avez des questions sur la configuration de votre zap, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance.
Veuillez noter que vous devez être administrateur Capsule pour configurer l’application Capsule dans Zapier.
Quels sont les Zaps les plus populaires à utiliser avec Capsule ?
Parmi les Zaps que nous savons être populaires ici chez Capsule, on trouve notamment : l’ajout des nouveaux abonnés Mailchimp en tant que personnes dans Capsule, l’ajout des nouvelles tâches Capsule à une liste de choses à faire, et la publication d’un message dans Slack lorsqu’une nouvelle opportunité est créée dans Capsule. Nous avons déjà créé quelques modèles utiles. Par exemple, si vous souhaitez importer des opportunités de vente depuis une feuille de calcul Google vers Capsule, nous avons déjà défini les étapes nécessaires pour vous aider à le faire.
Pour apprendre à utiliser les modèles Zapier pour Capsule, regardez la vidéo tutorielle ci-dessous :
Importer
Importez des opportunités ou des projets depuis une feuille de calcul Google dans votre compte Capsule.
Notifications par e-mail
Rassemblez tous vos contacts
- Ajouter les nouvelles cartes scannées avec FullContact comme contacts dans Capsule
- Envoyer les contacts Gravity Forms vers Capsule
- Ajouter les nouveaux participants Eventbrite comme contacts dans Capsule
- Ajouter les nouvelles entrées JotForm comme personnes dans Capsule
Marketing
- Créer de nouveaux abonnés Constant Contact à partir des nouveaux contacts dans Capsule
- Créer de nouveaux abonnés dans Mailchimp à partir des nouvelles personnes dans Capsule
- Ajouter de nouveaux contacts dans Active Campaign à partir des nouvelles personnes dans Capsule
- Envoyer par courrier des cartes Thankster manuscrites aux nouvelles personnes dans Capsule
Gestion des tâches
Assurez-vous de garder le contrôle de vos tâches Capsule où que vous travailliez en les copiant dans l’outil de gestion de projets ou de tâches de votre choix.
- Ajouter de nouvelles tâches Capsule à Asana
- Ajouter les nouvelles tâches Capsule à Todoist
- Ajouter les nouvelles tâches Capsule comme nouvelles cartes dans Trello
Rapport d’activité
Exportez en continu vos dernières activités de Capsule vers une feuille de calcul Google.
- Ajouter le flux RSS « Dernières activités » de Capsule dans une feuille de calcul Google
Suivi du temps
- Importer les nouvelles organisations Capsule en tant que projets TimeCamp
Comment désactiver un Zap
- Connectez-vous à Zapier et allez à Mes Zaps
- À partir de là, utilisez le bouton à bascule à côté du nom du Zap pour désactiver tout Zap qui pourrait actuellement être activé.
Lorsqu’un Zap est désactivé, il ne recherche plus activement de nouvelles données et n’exécute aucune action.
Toutes les données qui arrivent pendant qu’un Zap est désactivé ne seront pas prises en compte lorsque le Zap sera réactivé.
Comment modifier un zap existant
- Connectez-vous à Zapier et accédez à vos Zaps
- À partir de là, cliquez sur le nom du Zap que vous souhaitez modifier.
- Cela vous amènera dans l’éditeur de Zap, où vous pourrez effectuer toutes les modifications nécessaires.
Si vous apportez des modifications importantes, il peut être préférable de désactiver le Zap jusqu’à ce que vous ayez terminé.
Comment ajouter une étape de recherche dans Zapier
Parfois, dans le cadre d’un Zap impliquant Capsule, vous devez soit retrouver un Contact existant dont vous savez qu’il existe, soit le créer s’il n’existe pas. Cela peut être utile lorsque :
- Ajouter un nouveau contact dans Capsule (à partir d’un envoi effectué depuis une application externe)
- Ajouter une nouvelle opportunité dans Capsule (à partir d’une action dans une autre application)
Comment trouver un contact Capsule dans Zapier
Une fois que vous avez défini votre étape de déclenchement, ajoutez une étape Rechercher pour vérifier si le contact existe dans Capsule :
1. Cliquez sur le bouton +Ajouter une étape dans votre Zap.
2. Recherchez et sélectionnez Capsule CRM.
3. Dans le champ Événement, choisissez Rechercher un contact.
4. À la page suivante, choisissez votre compte Capsule. Si vous avez déjà configuré un Zap pour Capsule, un compte existant vous sera proposé. Sinon, suivez les instructions pour lier votre compte puis cliquez sur Continuer
5. Remplissez les champs suivants comme indiqué ci-dessous
- Rechercher en utilisant = Adresse e-mail (il s’agit de l’identifiant unique que Zapier utilisera pour rechercher vos contacts Capsule)
- Opérateur= est
- Valeur = E-mail (à partir des champs de votre application externe. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons utilisé l’adresse e-mail récupérée depuis une application appelée Dripify)
4. À cette étape, vous avez la possibilité de demander à Zapier de créer un nouveau contact (s’il n’existe pas encore dans Capsule). Pour cela, cochez l’option Créer un contact Capsule CRM s’il n’existe pas encore et faites correspondre les champs.
Assurez-vous d’avoir Type, Prénom et Adresse e-mail au minimum, car ce sont des champs obligatoires.
5. Vous allez maintenant devoir tester cette étape. Cliquez sur Tester l’étape pour la terminer
6. Vous verrez un enregistrement ID pour le contact, que vous pourrez utiliser pour configurer les prochaines actions dans votre Zap.
Si votre Zap doit vérifier une opportunité, une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, suivez les instructions de cette section ensuite.
Comment trouver une opportunité Capsule dans Zapier
1. Suivez ces étapes pour d’abord trouver un contact. Cela permet de générer un ID de contact afin que Capsule sache pour qui créer l’opportunité
2. Cliquez sur le bouton +Ajouter une étape dans votre Zap
2. Recherchez et sélectionnez Capsule CRM
3. Dans le champ Événement d’action, choisissez Rechercher une opportunité
4. À la page suivante, choisissez votre compte Capsule
5. Remplissez les champs suivants comme indiqué ci-dessous
- Rechercher en utilisant = Contact (il s’agit de l’identifiant unique que Zapier utilisera pour rechercher vos contacts Capsule)
- Opérateur= est
- Valeur = ID (Utilisez l’icône avec les 3 points pour passer à l’onglet Personnalisé, puis choisissez le champ ID du contact à partir de votre étape de recherche)
6. À ce stade, vous avez la possibilité de demander à Zapier de créer une nouvelle opportunité (si elle n’existe pas déjà dans Capsule). Pour ce faire, cochez l’option Créer une opportunité Capsule CRM si elle n’existe pas encore et faites correspondre les champs.
Pour le champ Contact - utilisez l’icône avec les 3 points pour passer à l’onglet Personnalisé, puis choisissez le champ ID à partir de votre étape de recherche.
Assurez-vous de remplir au moins les champs Pipeline, Jalons et Opportunité Nom également, car ce sont aussi des champs obligatoires.
7. Vous allez maintenant devoir tester cette étape. Cliquez sur Tester l’étape pour la terminer
8. Vous verrez un enregistrement ID pour l’Opportunité, que vous pourrez utiliser pour définir l’action dans votre Zap.
Qui peut accéder à mes Zaps ?
Zapier pour les équipes vous permet de créer un compte pour vous et vos collègues. Une équipe est un compte qui possède un seul propriétaire et plusieurs membres. Avec une équipe, vous pouvez partager des tâches et tous les utilisateurs seront facturés sur une seule et même facture.
C’est un excellent moyen de partager des Zaps et des applications connectées. Dans les équipes, il existe deux niveaux d’utilisateurs : les propriétaires et les membres. Le propriétaire est la personne qui a créé l’équipe. L’accès est similaire pour les deux, cependant les propriétaires peuvent modifier les paramètres de facturation et consulter l’utilisation par les membres de l’équipe.En savoir plus sur la collaboration dans Zapier ici.
Comment les données et la sécurité sont-elles gérées avec Zapier ?
Pour profiter de l’intégration avec Zapier, vous devez vous authentifier ou vous connecter aux services que vous souhaitez relier. Lorsque vous activez la connexion entre deux applications, Zapier collecte les informations pertinentes nécessaires pour exécuter le flux de travail souhaité. Nous vous recommandons de consulter la page de politique de confidentialité de Zapier pour plus d’informations à ce sujet : https://zapier.com/privacy.
Combien vais-je payer pour Zapier ?
Le montant que vous payez pour Zapier dépendra de la quantité d’informations que vous envoyez avec les Zaps que vous créez, ainsi que des fonctionnalités dont vous avez besoin. Il existe différentes formules qui répondent à des besoins professionnels variés. Vous pouvez les consulter sur la page de tarification de Zapier. Zapier propose un essai gratuit de 14 jours, ce qui peut être un excellent moyen de vous familiariser avec le système.