L'intégration de Jotform avec Capsule via Zapier vous permet de synchroniser instantanément vos réponses aux formulaires et vous donne également la possibilité de mettre à jour les enregistrements lorsque les documents sont signés par les clients.
Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur ces soumissions depuis le CRM, ce qui est un excellent moyen de rationaliser votre flux de travail et d'éliminer la nécessité d'une saisie manuelle. Il existe même déjà des modèles Zapier disponibles pour Capsule, ce qui rend le processus de configuration super simple !
Voyons comment configurer l'intégration :
Conditions préalables
Avant de commencer, assurez-vous que vous disposez des éléments suivants : - Un récit en forme de capsule - Un compte Zapier sur un plan qui permet des Zaps en plusieurs étapes. - Un compte Jotform
Comment mettre en place le Zap Jotform to Capsule
1. Connectez-vous à votre compte Jotform, sélectionnez le formulaire approprié et cliquez sur le bouton Modifier le formulaire.
2. Dans la vue du formulaire, naviguez jusqu'à la zone des paramètres, puis cliquez sur la section Intégrations.
3. L'étape suivante consiste à taper Capsule dans la barre de recherche, puis à sélectionner la tuile Capsule CRM qui apparaîtra à l'écran. Il est également possible de créer de nouveaux Zaps à partir de zéro directement depuis la plateforme Zapier si vous préférez.
4. Deux modèles de Zap sont disponibles - la possibilité d'ajouter des notes à un enregistrement existant et l'option de créer de nouveaux contacts à partir d'une soumission Jotform.
5. La dernière étape de cette phase initiale du processus de configuration consiste à cliquer sur Utiliser ce Zap, vous serez alors redirigé vers Zapier pour terminer la configuration.
Cliquez sur l'un des liens ci-dessous en fonction du Zap que vous souhaitez mettre en place :
- Comment ajouter un contact Capsule à partir d'une soumission Jotform
- Comment mettre à jour un contact Capsule à partir d'un Jotform signé ?
Comment ajouter un contact Capsule à partir d'une soumission Jotform
Ce Zap ajoute un tout nouveau contact à Capsule une fois qu'un Jotform a été soumis. Assurez-vous d'abord d'avoir suivi les étapes ci-dessus, pour un démarrage plus rapide.
Définir le déclencheur Zap : Nouvelle soumission
1. C'est toujours une bonne idée de donner un nom à votre Zap, de façon à ce qu'il soit plus facile à référencer et à trouver à un stade ultérieur. Vous pouvez mettre à jour le nom en haut de la page de configuration du Zap.
2. L'étape suivante consiste à connecter votre compte Jotform et à cliquer sur le bouton Continuer. Vous devrez ensuite sélectionner le formulaire approprié, utiliser l'option de liste déroulante si vous en avez plusieurs et cliquer sur Continuer lorsque vous êtes satisfait de votre choix.
3. Pour tester cette partie de la configuration, vous devez vous assurer que vous avez au moins une soumission historique en place dans votre compte Jotform. Si ce n'est pas le cas, veuillez revenir en arrière et ajouter quelques soumissions fictives dans le but de créer ce Zap.
4. Sélectionnez maintenant un exemple que vous souhaitez tester et cliquez sur le bouton Continuer avec l'enregistrement sélectionné.
Définir l'action Zap : Ajouter un contact
1. L'application doit être Capsule CRM, l'événement d'action = Trouver un contact et vous devrez sélectionner votre compte Capsule à l'étape suivante. Une fois que ces informations sont correctement sélectionnées, vous cliquez sur le bouton Continuer.
2. L'étape de configuration est importante car elle permet de faire correspondre les champs pertinents de votre formulaire aux champs corrects de Capsule. Dans cet exemple, j'ai ajouté une option de recherche par = adresse électronique.
Vous trouverez également ci-dessous un exemple de la manière dont la cartographie devrait se présenter :
3. Il est important de noter que tous les champs personnalisés devront être configurés dans Capsule avant d'intégrer Jotform. Une fois que vous êtes satisfait de la configuration, cliquez sur le bouton Continuer et vous serez alors en mesure de lancer un test avant de publier le Zap.
Nous vous recommandons toujours de tester l'intégration avant de mettre le Zap en ligne, afin de vous assurer que tout fonctionne correctement. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'une nouvelle soumission qui a été créée :
Comment mettre à jour un contact Capsule à partir d'un Jotform signé ?
Si vous souhaitez mettre à jour un contact existant lorsqu'une nouvelle soumission a été effectuée, il s'agit également d'une procédure simple qui peut s'avérer particulièrement utile lorsque vous envoyez des informations telles que des propositions à des clients qui nécessitent une signature. Pour configurer ce deuxième exemple, vous devez sélectionner l'option Ajouter une note à Capsule CRM présentée au début du guide.
Définir le déclencheur Zap : Document signé
- C'est toujours une bonne idée de donner un nom à votre Zap, de façon à ce qu'il soit plus facile à référencer et à trouver à un stade ultérieur. Vous pouvez mettre à jour le nom en haut de la page de configuration du Zap.
- Dans le champ Événement déclencheur, sélectionnez Nouveau document signé.
- L'étape suivante consiste à connecter votre compte Jotform et à cliquer sur le bouton Continuer. Vous devrez ensuite sélectionner le formulaire approprié, utiliser l'option de liste déroulante si vous en avez plusieurs et cliquer sur Continuer lorsque vous êtes satisfait de votre choix.
Définir une étape de recherche
- Dans cet exemple, nous allons ajouter une note à l'enregistrement d'un contact lorsque celui-ci a accepté une nouvelle proposition. Dans Zapier, ajoutez une nouvelle étape et définissez le champ Événement, choisissez Rechercher un contact.
- Il existe différentes façons de trouver des contacts qui existent déjà dans le CRM. Dans cet exemple, je vais utiliser l'adresse électronique de la personne qui reçoit le document/la proposition.
La valeur sélectionnée est l'e-mail du propriétaire de la réponse. Si vous souhaitez qu'un contact soit créé automatiquement dans le CRM, il est également important de cocher l'option Créer un contact Capsule CRM s'il n'existe pas encore ?
Pour cette partie de la configuration, vous ne devez mapper que les champs pertinents. Nous vous recommandons d'inclure le nom et l'adresse électronique - les autres champs sont facultatifs. Une fois que vous avez vérifié la configuration, cliquez sur continuer et vous pourrez alors effectuer un test.
Définir l'action Zap : Ajouter une note au contact
1. Après avoir exécuté votre test, la partie suivante du Zap vous demandera d'examiner votre événement d'action. Dans cet exemple, nous utilisons Ajouter une note à l'entité, vous pouvez ensuite cliquer sur Continuer.
2. Pour la configuration, assurez-vous que vous avez sélectionné le bon type d'activité dans Capsule (pour cet exemple, nous avons créé un type d'activité personnalisé appelé Document signé).
Pour le champ Contact, passez aux options personnalisées et choisissez Rechercher un contact. Dans la liste déroulante, sélectionnez le champ ID.
Vous pouvez également définir le format dans lequel vous souhaitez que les informations soient intégrées à l'activité. Une fois que vous êtes satisfait de l'étape de configuration, cliquez sur Continuer, puis exécutez votre test final.
3. Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran montrant comment cela se traduirait par une proposition signée dans Capsule :
