Pour de nombreuses entreprises, un système de gestion de la relation client (CRM) est leur outil le plus utilisé. En plus de gérer vos contacts et leurs informations, un bon CRM vous permet de suivre toutes vos conversations, d'automatiser les tâches répétitives et de faire avancer les opportunités.
Cependant, certains pensent qu'un CRM est juste pour les équipes de vente performantes, avec des salles de représentants passant des appels, envoyant des emails et concluant des affaires (généralement tout en buvant des quantités dangereuses de café). De nombreuses entreprises – surtout dans des secteurs de niche comme le recrutement, la comptabilité ou le conseil en investissement – ont un processus de vente différent, et le pipeline de vente typique ne convient pas tout à fait.
Cela ne signifie pas que les logiciels de CRM ne sont pas précieux pour ces types d'entreprises. En fait, ils pourraient même être encore plus essentiels. Ils doivent juste être suffisamment flexibles pour correspondre à votre modèle d'affaires. Des CRM comme Capsule sont conçus pour s'adapter à vos besoins, sans nécessiter des solutions compliquées ou une configuration technique.
Dans cet article, vous verrez comment différentes entreprises utilisent Capsule pour devenir plus efficaces et générer plus de revenus. Vous découvrirez également comment vous pouvez adapter Capsule pour compléter votre manière de travailler unique, quel que soit votre secteur.
Pourquoi la flexibilité est importante dans un CRM
De nombreux CRM et outils spécifiques à chaque secteur sont rigides, construits autour d'hypothèses qui ne s'appliquent pas à toutes les entreprises. Lorsque votre système ne reflète pas votre manière de travailler réelle, vous perdez beaucoup de temps à essayer d'adapter le système ou vos processus. Les tâches sont négligées, et les équipes finissent par devoir travailler deux fois plus pour gérer leurs données.
Si vous êtes une petite entreprise sans support technique ou opérationnel dédié, un CRM rigide peut vous coûter plus cher que ce que vous pouvez vous permettre en termes de perte de productivité, d'efficacité et d'opportunités manquées.
La plupart des entreprises de niche ne suivent pas un processus de vente standard. Un recruteur ne conclut pas d'affaires ; il place des candidats. Un comptable établit des relations à long terme, pas des victoires à court terme. Un conseiller en investissement équilibre la conformité, la confiance et la planification stratégique.
Quel est le point commun entre toutes ces entreprises ? Le besoin de rester organisées et d'offrir une excellente expérience client.
Les logiciels sur mesure répondent à ce besoin et améliorent l'efficacité en s'intégrant à vos processus de travail existants, plutôt que de forcer les équipes à s'adapter. Un CRM qui s'adapte à vous est également plus susceptible d'être utilisé, encourageant une plus grande adoption par les utilisateurs. Une plus grande flexibilité favorise une meilleure personnalisation, conduisant à des relations plus solides et donnant à votre entreprise un avantage concurrentiel.
C’est là que Capsule brille. Sa structure est simple mais très adaptable avec des fonctionnalités incluant :
Cela vous permet d'adapter Capsule à votre flux de travail sans nécessiter une équipe informatique dédiée, des consultants tiers ou une configuration complexe.
Personnalisation de votre CRM pour le recrutement
Recruitment is a relationship-driven industry, making relationship management software essential. Recruiters often juggle dozens of roles at once, each with its own set of requirements, timelines, and stakeholders.
Avec des enjeux importants tant pour les clients que pour les candidats, de petites erreurs peuvent avoir de grandes conséquences. Pour les petites agences ou les recruteurs indépendants, les défis sont amplifiés. Sans soutien administratif dédié ou systèmes de suivi des candidatures complexes, rester organisé devient à la fois une priorité stratégique et une lutte quotidienne.
Capsule aide les recruteurs à maîtriser chaque poste, chaque candidat et chaque étape du processus d'embauche, offrant une vue complète des progrès et des priorités en un coup d'œil.
- Utilisez les Opportunités pour suivre les postes vacants. Chaque emploi peut être configuré comme une Opportunité, avec un Pipeline personnalisé reflétant les étapes de votre recrutement (par exemple, Réception du brief de poste, Révision du CV, Premier entretien, Deuxième entretien, Offre faite, Offre acceptée, Embauché). Vous obtenez une vision claire de l'état de chaque poste et de ce que vous devez faire ensuite.
- Ajoutez des champs personnalisés pour capturer les informations critiques. De la fourchette salariale et du lieu de travail au type d'emploi et au secteur, utilisez les champs personnalisés pour enregistrer toutes les informations pertinentes pour le poste. Les recruteurs et les gestionnaires de comptes obtiennent tout le contexte dont ils ont besoin en un coup d'œil, sans avoir à fouiller dans leur boîte de réception.
- Utilisez les Parcours pour guider les étapes répétables. La fonctionnalité Parcours de Capsule vous permet de créer des flux de travail modélisés pour chaque nouveau rôle. Lorsqu'un recruteur crée une nouvelle Opportunité, un Parcours prédéfini peut automatiquement peupler les tâches nécessaires, telles que la publicité du poste, la mise à jour du client, la présélection des candidats et l'organisation des entretiens. Les Parcours éliminent les conjectures et vous aident à suivre un processus cohérent à travers les placements.
- Projets de suivi post-placement. Le processus de recrutement ne se termine pas lorsqu'un candidat est embauché. Utilisez les Projets de Capsule, avec sa vue style Kanban, pour surveiller les progrès de l'intégration et la performance tout au long de votre période de garantie. Les projets permettent aux recruteurs de maintenir des relations solides avec les clients après l'embauche et d'identifier des opportunités de suivi.
Personnalisation de votre CRM pour la comptabilité
Les comptables et les experts-comptables gèrent souvent des services continus pour plusieurs clients à la fois, chacun avec ses propres échéances, attentes et méthodes de travail préférées. Des rapprochements mensuels aux déclarations de TVA trimestrielles et aux rapports de fin d'année, vous pouvez travailler sur des projets complètement différents d'un jour à l'autre.
De nombreuses entreprises de comptabilité fonctionnent en petites équipes ou en praticiens solos, il y a donc rarement du temps ou de la capacité supplémentaire pour suivre manuellement tout (surtout quand chaque travail doit être fait pour hier).
Capsule aide à simplifier cet acte de jonglage en centralisant tout en un seul endroit et en soutenant des processus répétables et évolutifs adaptés à votre manière de travailler.
- Utilisez les Opportunités pour l'intégration ou la création de devis. Mettez en place une Opportunité lors de l'établissement d'un devis pour un nouveau client ou lors de la proposition d'un nouveau service. Votre pipeline pourrait inclure des étapes telles que l'Appel de Découverte, les Informations Reçues, le Devis Envoyé, et Signé. Vous pouvez même ajouter plusieurs pipelines pour différents types de services, vous aidant à personnaliser le processus de vente pour chaque service.
- Utilisez les Projets pour gérer la prestation de services. Les Projets peuvent suivre tout votre travail, de la comptabilité mensuelle routinière et les déclarations de TVA aux projets de conseil ou de prévision ponctuels. En gardant toute la communication et les détails au même endroit, il est facile de rester organisé et de trouver rapidement les informations nécessaires.
- Utilisez des étiquettes et des champs personnalisés pour la segmentation. Que vous souhaitiez identifier les clients par secteur, taille, logiciel utilisé (comme Xero ou QuickBooks), ou niveau de service, Capsule vous aide à rester organisé et à personnaliser votre communication. Vous pouvez facilement créer des listes filtrées pour envoyer des mises à jour personnalisées et vous assurer que le bon message parvient à la bonne personne.
- Utilisez les Calendriers et les Tâches pour suivre les services récurrents. Les outils intégrés de gestion de Calendrier et de Tâches de Capsule rendent simple le suivi de vos responsabilités, qu'il s'agisse de tâches ponctuelles ou de travaux en cours. Vous pouvez programmer des tâches répétitives pour des services comme les comptes de gestion mensuels, les rapprochements bancaires ou les déclarations fiscales. Avec des rappels automatiques et une visibilité sur toute votre équipe, vous saurez toujours qui fait quoi et pour quand c'est dû.
Personnalisation de votre CRM pour le conseil en investissement
Investment advisory and other finance firms succeed by building long-term relationships based on trust and transparency. However, maintaining that trust comes with significant challenges. Advisors need to balance personalized client communication, frequent portfolio reviews, and strict regulatory compliance, all while navigating an ever-changing financial landscape.
Pour les petites entreprises ou les conseillers indépendants, ces exigences peuvent rapidement devenir accablantes. Sans un système clair en place, il est facile de perdre la trace de ce qui doit être fait.
Capsule offre aux conseillers en investissement les outils nécessaires pour gérer ces relations avec soin et constance, les aidant à fournir une expérience haut de gamme tout en restant organisés et conformes.
- Utilisez les Opportunités pour refléter le parcours du client. Les relations d'investissement passent généralement par plusieurs étapes, chacune étant essentielle à un résultat fructueux. Un pipeline d'Opportunités pourrait inclure des étapes telles que l'Appel de Présentation, la Complétion de la Découverte des Faits, la Présentation de la Proposition, la Signature du Client, et le Portefeuille Actif. Avoir un flux structuré garantit qu'aucune étape n'est omise, ce qui est particulièrement important lors de la gestion de plusieurs clients à haute valeur à différents stades d'engagement.
- Utilisez des champs personnalisés et des étiquettes pour le profilage financier. Capturez des points de données clés tels que la tolérance au risque, les objectifs d'investissement, les classes d'actifs préférées, les échéances d'investissement ou les préférences réglementaires à l'aide de champs personnalisés. Vous pouvez également suivre des notes personnelles, comme si un client préfère les investissements ESG ou nécessite des rapports trimestriels pour les fiduciaires. Tout est organisé et accessible depuis une vue unique, réduisant le risque de négliger des détails importants.
- Utilisez des Projets pour des évaluations continues. Les relations d'investissement sont de nature à long terme, et le maintien de la confiance signifie fournir de la valeur de manière constante. Mettez en place un Projet pour chaque client afin de suivre les activités en cours telles que les évaluations trimestrielles de portefeuille, les sessions stratégiques annuelles, ou les événements de la vie financière tels que la planification de la retraite.
- Utilisez les fonctionnalités de sécurité de Capsule pour une meilleure confidentialité. Avec les données sensibles des clients et la surveillance réglementaire toujours en priorité, les fonctionnalités de sécurité de Capsule aident les entreprises à rester organisées sans compromettre la confidentialité des clients. L'intégration de courriels, la consignation de notes et le stockage sécurisé de fichiers sont gérés en un seul endroit, afin que vous disposiez d'un dossier complet des communications et des activités liées à la conformité lorsque vous en avez besoin.
Vous voulez voir comment cela fonctionne dans la vie réelle ? Jetez un œil à la manière dont 360 Wealth Management utilise Capsule pour fournir un service exceptionnel et gérer efficacement les flux de travail de leurs clients.
Adapter votre CRM à d'autres industries de niche
Peu importe votre secteur d'activité ou le fonctionnement de votre entreprise, Capsule vous offre les outils nécessaires pour construire un système qui s'adapte à vos besoins. Le CRM sert de base pour rationaliser vos opérations, collaborer avec vos équipes et obtenir constamment les meilleurs résultats pour vos clients.
Le meilleur, c'est que vous n'avez pas besoin de compétences en codage ni d'une équipe technique pour y parvenir. Capsule est conçu pour être simple et intuitif, avec des conseils intégrés et une équipe de support amicale prête à vous aider si vous en avez besoin.
Voici un guide étape par étape pour personnaliser Capsule pour votre entreprise.
1. Commencez avec les pipelines et les opportunités
Réfléchissez aux étapes clés par lesquelles vos clients passent avant de devenir réellement clients. Par exemple, un cabinet d'avocats pourrait utiliser des étapes telles que la Consultation, la Vérification de Conflit, l'Envoi de la Lettre de Mission, et la Signature de la Retenue (avec les tâches subséquentes gérées comme un projet).
Une fois que vous avez clairement défini les étapes, rendez-vous dans les paramètres de votre compte et sélectionnez « Tunnels de vente » puis « Ajouter un tunnel ». Vous pouvez ensuite ajouter chaque étape du jalon, accompagnée d'une description et de la probabilité de gagner le client à cette étape.
2. Utilisez des champs personnalisés pour stocker ce qui compte
Il y a certains détails dont chaque entreprise a besoin, comme le nom d'un client ou ses coordonnées. Cependant, il y a généralement des détails supplémentaires que vous devrez enregistrer en fonction de vos besoins uniques.
Par exemple, un gestionnaire immobilier pourrait suivre les dates de fin de bail, les codes d'accès aux bâtiments ou les responsabilités de maintenance. Un coach pourrait enregistrer les objectifs des clients, la fréquence des séances, le format de réunion préféré, ou même le style de motivation.
Les Champs Personnalisés de Capsule vous permettent de capturer ces détails, qu'ils concernent des personnes, des organisations, des opportunités ou des projets.
Rendez-vous simplement dans les paramètres de votre compte et sélectionnez « Champs personnalisés ». Vous pouvez ensuite choisir le type de champ (texte, date, case à cocher, lien, etc.), étiqueter le champ et choisir à quel type d'enregistrement il s'applique.
3. Segmentez les contacts avec des étiquettes
Alors que les champs personnalisés sont idéaux pour des détails qui sont relativement statiques, les étiquettes sont préférables pour des informations susceptibles de changer. Pensez à eux comme des post-it numériques qui vous aident à suivre les choses à la volée.
Une entreprise de coaching pourrait étiqueter ses clients par programme actuel (par exemple, Accélérateur 90 jours) ou par statut (par exemple, Actif ou En pause). Lorsque le programme se termine ou que le statut change, il suffit de retirer ou de mettre à jour l'étiquette. Un consultant en e-commerce pourrait étiqueter les prospects par domaine d'intérêt, tel que le Marketing par Email, ou la Photographie de Produits, en fonction de ce sur quoi ils se sont renseignés, pratique pour des suivis ciblés.
Une étiquette peut également être étendue à une DataTag, ce qui vous permet d'ajouter d'autres détails pertinents pour votre entreprise.
4. Utilisez des pistes pour les processus répétables
Si votre entreprise dispose de flux de travail répétitifs (comme l'accueil de nouveaux clients, la soumission de propositions ou la préparation de déclarations fiscales), les Pistes aident à standardiser le processus.
Par exemple, une organisation à but non lucratif pourrait les utiliser pour intégrer des bénévoles ou gérer des campagnes de collecte de fonds. Un consultant indépendant pourrait en mettre un en place pour des appels de découverte, la livraison de propositions et le lancement.
Vous pouvez configurer des Pistes pour les opportunités et les projets (nous en parlerons plus tard) via les paramètres de votre compte.
5. Créez des projets après avoir conclu l'affaire
Que vous gériez une campagne à long terme, un portefeuille de clients ou une rénovation en plusieurs étapes, les Projets vous permettent de regrouper les tâches, notes et fichiers associés et de maintenir le cap sur la livraison. Vous pouvez ajouter des collaborateurs, assigner des échéances et lier les tâches à des objectifs commerciaux plus larges.
Par exemple, une agence de marketing pourrait utiliser des Projets pour coordonner des plans de contenu mensuels, tandis qu'un architecte pourrait les utiliser pour gérer des constructions résidentielles.
Tout comme avec les Pipelines, vous pouvez configurer des Tableaux de Projets couvrant les étapes clés pour vos différents types de services dans vos paramètres de compte. Vous pouvez ensuite aller à la section Projets et ajouter un nouveau projet, en sélectionnant votre tableau nouvellement créé.
Quel que soit votre modèle d'entreprise, Capsule est conçu pour être flexible. Vous n'avez pas besoin d'un développeur ou d'une courbe d'apprentissage complexe. Si vous avez une compréhension claire de votre processus, Capsule vous fournit les outils pour le concrétiser. À mesure que votre entreprise évolue, Capsule évolue également, de sorte que votre CRM travaille toujours avec vous, et non contre vous.
Réflexions finales
Chaque entreprise a sa propre manière de fonctionner. Le meilleur logiciel CRM ne vous force pas à entrer dans un moule prédéfini ; il vous offre la flexibilité de définir le vôtre.
Capsule est conçu pour les équipes qui recherchent la simplicité sans renoncer à la personnalisation. Que vous placiez des candidats, équilibreriez des comptes, gériez des portefeuilles ou dirigiez quelque chose de totalement différent, Capsule vous offre les outils pour rester organisé, travailler plus intelligemment et établir des relations clients plus solides.
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