Si bien Capsule se integra con una amplia variedad de servicios, hay tantas herramientas y servicios diferentes disponibles que no hemos podido crear nuestra propia integración con cada uno. Aquí es donde interviene Zapier.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en línea y ahorradora de tiempo que conecta tus aplicaciones favoritas, como Capsule, Gmail, Slack y muchas más. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin codificar o depender de desarrolladores para crear una integración personalizada. Es fácil que cualquiera pueda crear sus propios flujos de trabajo de aplicaciones con unos cuantos clics.
Cómo usar Capsule con Zapier
Zapier funciona con base en desencadenadores y acciones. Piensa que esto es una instrucción tipo “cuando ocurra X, haz Y”. Cada aplicación desarrollada en Zapier tiene un conjunto predefinido de desencadenadores y acciones y también posibles opciones de búsqueda. Veremos más sobre las búsquedas después.
- Contacto nuevo o actualizado; - Proyecto nuevo o actualizado; - Oportunidad nueva o actualizada; - Tarea nueva o actualizada
Cada vez que hay una entrada nueva o actualizada, como se indica anteriormente, se puede desencadenar una acción en Zapier.
Dentro de una secuencia automática, conocida como zap, también puedes usar un desencadenador en Capsule que, a su vez, puede usarse en una acción. Por ejemplo, si alguien llena un formulario en Formstack usando una dirección de correo electrónico, tú puedes usar el paso de “búsqueda” de Zapier para encontrar un contacto existente en Capsule relacionado con esa dirección de correo electrónico y después agregar detalles del formulario a ese contacto existente en vez de crear un duplicado.
Cómo crear tu primer zap usando Capsule
- Si aún no lo has hecho, en primer lugar, necesitas crear una cuenta de Zapier. Lo puedes hacer aquí: https://zapier.com. Ellos tienen un plan gratis con las funciones esenciales y planes pagados de acuerdo con tus necesidades.
- Una vez que te registres e inicies sesión, puedes empezar a crear tu primer zap.
- Usa el botón para Crear un zap o llena los detalles bajo la opción “¿A qué aplicaciones quieres conectarte hoy?”
- Cuando seleccionas Capsule como desencadenador o acción, se te pedirá que elijas cuál de los desencadenadores o acciones quieres usar, y cuando continúes, se te pedirá que escojas qué cuenta de Capsule vas a usar. En este punto, si todavía no has conectado Zapier a tu cuenta de Capsule, se te pedirá que introduzcas el subdominio de Capsule y los detalles para iniciar sesión para autenticarte en Capsule.
- Después de autenticar tu cuenta de Capsule, puedes continuar con los siguientes pasos.
- En este punto, las cosas cambian bastante, dependiendo de qué desencadenadores o acciones estés usando. Te recomendamos que primero leas la Guía de introducción a Zapier para familiarizarte con el proceso y tengas una idea de cómo funcionan las cosas. Si tienes preguntas sobre cómo configurar tu zap, entonces comunícate con toda confianza con nuestro equipo de asistencia técnica.
Ten en cuenta que tienes que ser un administrador de Capsule para configurar la aplicación Capsule dentro de Zapier.
¿Cuáles son algunos de los zaps más populares que se usan con Capsule?
Algunos zaps que conocemos son populares en Capsule, entre ellos, cómo agregar nuevos suscriptores de Mailchimp como Personas en Capsule, cómo agregar nuevas tareas de Capsule a una lista de tareas y cómo publicar un mensaje en Slack cuando se crea una nueva oportunidad en Capsule. Ya hemos creado algunas plantillas útiles; por ejemplo, si deseas importar oportunidades de ventas de una hoja de Google a Capsule, tenemos los pasos listos para ayudarte a hacer esto.
Importar
Importa oportunidades o proyectos de una hoja de Google a tu cuenta de Capsule.
Notificaciones por correo electrónico
Reúne a todos tus contactos
- Agrega nuevas tarjetas de presentación escaneadas de FullContact como contactos en Capsule
- Envía contactos de Gravity Forms a Capsule
- Agrega nuevos asistentes de Eventbrite como personas en Capsule
- Agrega nuevas entradas de JotForm como personas en Capsule
Marketing
- Crea nuevos suscriptores de Constant Contact entre los nuevos contactos de Capsule
- Crea nuevos suscriptores de Mailchimp entre la gente nueva de Capsule
- Agrega nuevos contactos a Active Campaign entre la gente nueva de Capsule
- Envía tarjetas escritas a mano de Thankster a la gente nueva de Capsule
Gestión de tareas
Asegúrate de mantenerte al día con tus tareas de Capsule, no importa si estás trabajando copiándolas al proyecto o a la herramienta de gestión de tareas que elijas.
- Agrega nuevas tareas de Capsule a Asana
- Agrega nuevas tareas de Capsule a Todoist
- Agrega nuevas tareas de Capsule como tarjetas nuevas en Trello
Informes de actividad
Exporta continuamente tu actividad más reciente de Capsule a una hoja de Google.
- Agrega el canal RSS “Última actividad” de Capsule a una hoja de Google
Seguimiento de tiempos
- Importa nuevas organizaciones de Capsule como proyectos de TimeCamp
Puedes explorar más integraciones de Capsule por Zapier en: https://zapier.com/apps/capsulecrm/integrations
Cómo desactivar un zap
- Inicia sesión en Zapier y ve a My Zaps
- Aquí, usa el conmutador que está junto al nombre del zap para desactivar cualquier zap que esté activo.
Cuando se desactiva un zap, no buscará activamente nuevos datos ni realizará acciones.
Mientras el zap está desactivado, no se recolectará ningún dato entrante cuando vuelva a activarse.
Cómo editar un zap existente
- Inicia sesión en Zapier y ve a tus zaps
- Allí, haz clic sobre el nombre del zap que quieres editar.
- Esto te llevará al editor de zaps, donde puedes hacer todos los cambios necesarios.
Si estás haciendo cambios sustanciales, entonces puede ser útil desactivar el zap hasta que termines.
¿Quién tiene acceso a mis zaps?
Zapier for Teams te permite crear una cuenta para ti y tus compañeros de trabajo. Un equipo es una cuenta que tiene un solo responsable y varios miembros. Con un equipo, puedes compartir tareas y todos los usuarios recibirán una sola factura. Esta es una excelente forma de compartir zaps y las aplicaciones conectadas. Con los equipos, hay dos niveles de usuarios diferentes: los responsables y los miembros. El responsable es quien crea al equipo. El acceso de todos es similar; sin embargo, los responsables pueden cambiar la configuración de la facturación y ver el uso de los miembros del equipo. Puedes ver más información de esto en la página https://zapier.com/help/manage/collaborate.
¿Cómo se gestionan los datos y la seguridad en Zapier?
Para aprovechar la integración con Zapier, necesitas autenticar o iniciar sesión en los servicios que deseas conectarte. Cuando activas la vinculación de dos aplicaciones, Zapier recolectará información relevante que necesita para completar el flujo de trabajo deseado. Te recomendamos leer más información de esto en la página de la Política de privacidad de Zapier: https://zapier.com/privacy.
¿Cuánto se paga por Zapier?
El importe que pagues por Zapier dependerá de la cantidad de información que estés enviando con los zaps que creas; esto también determinará la funcionalidad que requieres. Hay diferentes opciones de planes disponibles para las diversas necesidades de negocios. Puedes revisarlos en la página de precios de Zapier. Zapier incluye una prueba gratis de 14 días. Esta puede ser una excelente forma de ayudarte a entender el sistema.