Aunque Capsule se integra con una amplia variedad de servicios, existen tantas herramientas y servicios diferentes que no hemos podido crear nuestra propia integración con cada uno de ellos. Aquí es donde entra en juego Zapier.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en línea y un ahorrador de tiempo que conecta tus aplicaciones favoritas entre sí, como Capsule, Gmail, Slack y muchas más. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear una integración personalizada. Es tan fácil de usar que cualquiera puede crear sus propios flujos de trabajo de aplicaciones con solo unos pocos clics.
Cómo usar Capsule con Zapier
Zapier funciona a partir de disparadores y acciones. Piénsalo como: cuando ocurra X, haz Y. Cada aplicación compatible con Zapier tiene un conjunto predefinido de disparadores y acciones y, potencialmente, también opciones de búsqueda. Más sobre la búsqueda más adelante.
- Contacto nuevo o actualizado
- Proyecto nuevo o actualizado
- Oportunidad nueva o actualizada
- Tarea nueva o actualizada
Cada vez que haya una entrada nueva o actualizada como las mencionadas arriba, esto puede a su vez activar una acción en Zapier.
Dentro de un zap también puedes usar un disparador para buscar registros en Capsule que luego se pueden usar en una acción. Por ejemplo, si alguien completa un formulario en Formstack usando una dirección de correo electrónico, puedes usar un paso de ‘búsqueda’ en Zapier para localizar un contacto existente en Capsule basado en esa dirección de correo electrónico y luego añadir los datos del formulario a ese contacto existente en lugar de crear un duplicado.
Cómo crear tu primer zap usando Capsule
- Antes que nada, necesitas tener una cuenta de Zapier. Si aún no la tienes, puedes registrarte en Zapier en esta página. Ofrecen un plan gratuito con funciones básicas y planes de pago que se adaptan a tus necesidades.
- Una vez que te hayas registrado e iniciado sesión, podrás empezar a crear tu primer zap.
- Usa el botón para crear un Zap o completa los datos en ¿Qué aplicaciones quieres conectar hoy?
- Cuando selecciones Capsule como disparador o acción, se te pedirá que elijas cuál de los disparadores o acciones quieres usar y, al continuar, se te pedirá que elijas qué cuenta de Capsule utilizar. En ese momento, si aún no has conectado Zapier con tu cuenta de Capsule, se te pedirá que introduzcas tu subdominio de Capsule y tus datos de inicio de sesión para autenticarte en Capsule.
- Una vez que hayas autenticado tu cuenta de Capsule, podrás continuar con los siguientes pasos.
- A partir de aquí, las cosas pueden variar bastante según los disparadores o acciones que estés usando. Te recomendamos que leas la guía de introducción de Zapier para familiarizarte con el proceso y hacerte una idea de cómo funciona todo. Si tienes preguntas sobre cómo configurar tu zap, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte.
Ten en cuenta que debes ser administrador de Capsule para configurar la aplicación de Capsule dentro de Zapier.
¿Cuáles son algunos de los Zaps más populares para usar con Capsule?
Algunos Zaps que sabemos que son populares aquí en Capsule incluyen: añadir nuevos suscriptores de Mailchimp como personas en Capsule, añadir nuevas Tareas de Capsule a una lista de tareas pendientes y publicar un mensaje en Slack cuando se crea una nueva Oportunidad en Capsule. Ya hemos creado algunas plantillas útiles; por ejemplo, si quieres importar Oportunidades de venta desde una hoja de cálculo de Google a Capsule, ya tenemos los pasos preparados para ayudarte a llevar esto a cabo.
Para aprender a usar las plantillas de Zapier para Capsule, mira el siguiente video tutorial:
Importar
Importa oportunidades o proyectos desde una hoja de cálculo de Google a tu cuenta de Capsule.
Notificaciones por correo electrónico
Reúne todos tus contactos
- Añadir nuevas tarjetas escaneadas de FullContact como contactos en Capsule
- Enviar contactos de Gravity Forms a Capsule
- Añadir nuevos asistentes de Eventbrite como contactos en Capsule
- Añadir nuevas entradas de JotForm como personas en Capsule
Marketing
- Crear nuevos suscriptores de Constant Contact a partir de nuevos contactos en Capsule
- Crea nuevos suscriptores en Mailchimp a partir de nuevas personas en Capsule
- Añade nuevos contactos en Active Campaign a partir de nuevas personas en Capsule
- Enviar por correo tarjetas Thankster escritas a mano a nuevos contactos en Capsule
Gestión de tareas
Asegúrate de mantenerte al día con tus tareas de Capsule, estés donde estés, copiándolas al proyecto o a la herramienta de gestión de tareas que prefieras.
- Añadir nuevas tareas de Capsule a Asana
- Añadir nuevas tareas de Capsule a Todoist
- Añadir nuevas tareas de Capsule como nuevas tarjetas en Trello
Informe de actividades
Exporta continuamente tu actividad más reciente de Capsule a una hoja de cálculo de Google.
- Añadir el feed RSS de 'Actividad reciente' de Capsule a una hoja de cálculo de Google
Control del tiempo
- Importar nuevas organizaciones de Capsule como proyectos de TimeCamp
Cómo desactivar un Zap
- Inicia sesión en Zapier y ve a Mis Zaps
- Desde ahí, usa el interruptor junto al nombre del Zap para desactivar cualquier Zap que pueda estar activado en este momento.
Cuando un Zap está desactivado, no buscará activamente datos nuevos ni realizará ninguna acción.
Cualquier dato que llegue mientras un Zap esté desactivado no se procesará cuando el Zap se vuelva a activar.
Cómo editar un zap existente
- Inicia sesión en Zapier y ve a tus Zaps
- Desde allí, haz clic en el nombre del Zap que quieras editar.
- Esto te llevará al editor de Zaps, donde podrás hacer los cambios necesarios.
Si vas a hacer cambios importantes, puede que valga la pena desactivar el Zap hasta que termines.
Cómo añadir un paso de búsqueda en Zapier
A veces, como parte de un Zap que incluye Capsule, necesitas encontrar un Contacto existente que sabes que ya está creado, o bien crearlo si no existe. Esto puede ser útil cuando:
- Añadir un nuevo contacto a Capsule (a partir de un envío en una aplicación externa)
- Añadir una nueva oportunidad a Capsule (desde una acción en otra aplicación)
Cómo encontrar un contacto de Capsule en Zapier
Una vez que hayas configurado tu paso de activación, añade un paso de Buscar para comprobar si el contacto existe en Capsule:
1. Haz clic en el botón +Add Step en tu Zap.
2. Busca y selecciona Capsule CRM.
3. En el campo Evento, elige Buscar contacto.
4. En la página siguiente, elige tu cuenta de Capsule. Si ya has configurado un Zap para Capsule antes, se te mostrará una cuenta existente. O sigue las instrucciones para vincular tu cuenta y haz clic en Continuar
5. Rellena los siguientes campos como se muestra a continuación
- Buscar usando = Dirección de correo electrónico (este es el identificador único que Zapier usará para buscar tus contactos de Capsule)
- Operador= es
- Valor = Correo electrónico (de los campos de tu aplicación externa. En el siguiente ejemplo, hemos usado la dirección de correo electrónico obtenida de una aplicación llamada Dripify)
4. En este punto, tienes la opción de pedirle a Zapier que cree un nuevo contacto (si aún no existe en Capsule). Para hacerlo, marca la opción Crear contacto de Capsule CRM si aún no existe y asigna los campos correspondientes.
Asegúrate de tener Tipo, Nombre y Dirección de correo electrónico como mínimo, ya que estos son campos obligatorios.
5. Ahora se te pedirá que pruebes este paso. Haz clic en Probar paso para completarlo
6. Verás un registro ID del contacto, que podrás usar para configurar las siguientes acciones en tu Zap.
Si tu Zap necesita buscar una Oportunidad, una vez que hayas completado los pasos anteriores, sigue las instrucciones de esta sección a continuación.
Cómo encontrar una oportunidad de Capsule en Zapier
1. Sigue estos pasos para encontrar primero un contacto. Esto es para generar un ID de contacto, de modo que Capsule sepa para quién crear la oportunidad
2. Haz clic en el botón +Agregar paso en tu Zap
2. Busca y selecciona Capsule CRM
3. En el campo Evento de acción, elige Buscar oportunidad
4. En la página siguiente, elige tu cuenta de Capsule
5. Rellena los siguientes campos como se muestra a continuación
- Buscar usando = Contacto (Este es el identificador único que Zapier utilizará para buscar tus contactos de Capsule)
- Operador= es
- Valor = ID (Usa el ícono de los 3 puntos para cambiar a la pestaña Personalizado y luego elige el campo ID del contacto de tu paso de búsqueda)
6. En este punto, tienes la opción de pedirle a Zapier que cree una nueva Oportunidad (si aún no existe en Capsule). Para hacerlo, marca la opción Crear oportunidad de Capsule CRM si aún no existe y asigna los campos correspondientes.
Para el Contacto campo, usa el ícono de los 3 puntos para cambiar a la pestaña Personalizado y luego elige el campo ID de tu paso de búsqueda.
Asegúrate de completar al menos los campos Pipeline, Hito y Oportunidad Nombre también, ya que estos también son campos obligatorios.
7. Ahora se te pedirá que pruebes este paso. Haz clic en Probar paso para completarlo
8. Verás un registro ID de la oportunidad, que puedes usar para definir la acción en tu Zap.
¿Quién puede acceder a mis Zaps?
Zapier para equipos te permite crear una cuenta para ti y tus compañeros de trabajo. Un equipo es una cuenta que tiene un único propietario y varios miembros. Con un equipo puedes compartir tareas y todos los usuarios se facturarán en una sola factura.
Esta es una excelente manera de compartir Zaps y aplicaciones conectadas. En los equipos hay dos niveles de usuario: propietarios y miembros. El propietario es quien creó el equipo. El acceso de ambos es similar; sin embargo, los propietarios pueden cambiar la configuración de facturación y también pueden ver el uso que hacen los miembros del equipo.Obtén más información sobre la colaboración en Zapier aquí.
¿Cómo se gestionan los datos y la seguridad con Zapier?
Para aprovechar la integración con Zapier, tendrás que autenticarte o iniciar sesión en los servicios que quieras conectar. Cuando habilites la vinculación entre dos aplicaciones, Zapier recopilará la información relevante necesaria para completar el flujo de trabajo deseado. Te recomendamos revisar la página de Política de Privacidad de Zapier para obtener más información al respecto: https://zapier.com/privacy.
¿Cuánto pagaré por Zapier?
Cuánto pagues por Zapier dependerá de la cantidad de información que envíes con los Zaps que crees; esto también se basará en las funciones que puedas necesitar. Hay diferentes planes disponibles que se adaptan a distintas necesidades empresariales. Puedes consultarlos en la Página de precios de Zapier. Zapier incluye una prueba gratuita de 14 días, lo que puede ser una excelente manera de ayudarte a familiarizarte con el sistema.