¿Para qué sirve la integración del calendario de Outlook?
Conectar Outlook Calendar con Capsule ofrece una vista clara de la agenda de eventos futuros y pasados de tus Contactos en un solo lugar.
- Una vez que hayas iniciado sesión, los detalles de tus eventos de Calendario de Outlook se mostrarán en el Calendario y en las fichas de contacto de los participantes, incluyendo:
- Próximos eventos programados
- Eventos pasados
- Descripción del evento
- Enlace directo para unirse a las llamadas de Microsoft Teams
- Detalles de los demás participantes en el evento y una opción para añadirlos como nuevos contactos en Capsule
- Opción para registrar el evento como una actividad de Capsule
La integración del calendario de Outlook no está disponible para las suscripciones de Microsoft 365 proporcionadas por GoDaddy.
También verás tu conjunto de eventos del día al consultar el recuadro de Outlook en la página de inicio. Esto mostrará todos los eventos futuros y pasados de ese día.
Cómo configurar la integración del calendario de Outlook
Tenga en cuenta que solo es posible conectar o bien un calendario de Outlook o bien un calendario de Google a su cuenta de Capsule, pero no ambos al mismo tiempo. Este ajuste se aplica a toda la cuenta, por lo que si un usuario conecta un calendario de Outlook, ningún usuario podrá conectar un calendario de Google, y viceversa.
Para consultar tus eventos del Calendario de Outlook en Capsule:
1. Ve a Mis preferencias > Calendario y fuentes
2. Haz clic en el botón Iniciar sesión en Microsoft Outlook.
3. Aparecerá la página de inicio de sesión de Outlook; introduce tus credenciales de Outlook.
4. Serás redirigido a tu cuenta de Capsule, donde verás una lista de tus calendarios para elegir en elPaso Dos. Utiliza la lista desplegable en este paso para elegir el calendario específico que deseas mostrar en Capsule.
5. Confirme su elección de calendario.
6. La cápsula ahora va a sincronizar tus eventos; esto puede tardar unos minutos según la cantidad de eventos.
Una vez finalizada la sincronización, los eventos del calendario seleccionado estarán disponibles para usted y los demás usuarios de su cuenta de Capsule.
Cada usuario de Capsule deberá seguir los pasos anteriores para poder ver sus propios eventos en Capsule. A medida que más usuarios conecten su calendario de Outlook, obtendrás una visión más amplia de todos los eventos que tienen lugar en tu organización para un contacto.
Cómo mostrar los eventos del calendario de Outlook en Capsule
Una vez que hayas conectado un calendario de Outlook, verás los eventos futuros y pasados de tus contactos de Capsule en la barra lateral cuando consultes un Contacto. Con la tarjeta del calendario de Outlook contraída, verás una vista previa de tu próximo evento o hasta 3 eventos de hoy. Haz clic en Ver más eventos para desplegar la tarjeta y mostrar los próximos eventos puntuales y recurrentes.
Solo tienes que pasar el cursor sobre un evento para ver todos sus detalles, incluida la hora, la descripción y los participantes.
Los próximos eventos se mostrarán hasta dos años en el futuro, comenzando por el primer evento próximo. Los eventos pasados se mostrarán hasta octubre de 2020.
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Al seleccionar un evento próximo o pasado, verás la opción Registrar actividad. Podrás hacer un seguimiento de todo el trabajo realizado con un Contacto durante tu reunión y de todos los resultados de la misma.
También puedes unirte a las reuniones de Microsoft Teams directamente desde el evento que aparece en Capsule. Para ello, haz clic en el botón Unirse a la reunión.
Mostrar los eventos de Outlook en tu calendario de Capsule
Después de conectar tu calendario de Outlook, tus eventos de Outlook aparecerán a partir de ahora en la vista Calendario de Capsule. Esto incluye todos los eventos de tu calendario de Outlook conectado.
Para ver estos eventos, ve a Calendario en el menú superior y cambia el filtro de tipo de evento a Mis eventos. Esto mostrará los eventos de tu Capsule y de los calendarios de Outlook conectados.
Cosas a tener en cuenta:
- Puedes consultar los eventos de Outlook en Capsule, pero no modificarlos.Para hacer cambios, tendrás que actualizar el evento en Outlook.
- Tus eventos de Outlook solo son visibles para ti en la vista de calendario de Capsule.
- Los demás usuarios siempre pueden ver tus eventos de Outlook en las fichas de contacto.
- Puede unirse a las reuniones de Microsoft Teams directamente desde la vista de Calendario, lo cual se hace haciendo clic en el botón Unirse a la reunión.
¿Dónde se mostrarán los eventos de Outlook?
Los eventos del calendario de Outlook se mostrarán en la barra lateral para cualquier contacto de Capsule asociado al evento. Capsule asocia los eventos del calendario de Outlook con tus contactos utilizando su dirección de correo electrónico; si la dirección de correo electrónico de alguno de los participantes en tu evento coincide con un contacto de Capsule, entonces los eventos se colocan en la ficha del contacto en la barra lateral. Si ese contacto es miembro de una organización, entonces ese evento también aparecerá en la barra lateral de la Organización.
Los eventos previstos para una organización solo se muestran en el registro de la organización y del usuario relacionado en Capsule.
Cómo se muestran en Capsule los tipos de eventos del calendario de Outlook
Eventos recurrentes - Puedes identificar los eventos recurrentes en la barra lateral buscando el icono de repetición. Se mostrarán hasta dos años de eventos recurrentes.
Eventos privados - Los eventos privados se indican con el icono de un candado. Solo los usuarios que tengan acceso al Contacto, que estén añadidos como participantes a un evento privado en Outlook y que tengan su calendario conectado verán este evento en la carpeta del Contacto.
- Eventos de todo el día -Los eventos de todo el día se incluyen en la sección de eventos del contacto y se indican con una línea blanca en lugar de una línea azul, a la izquierda del evento.
Modificar o eliminar eventos de Outlook
Si ves que necesitas hacer cambios en tus eventos, como añadir participantes o cambiar la hora de inicio, tendrás que seguir editándolos en Outlook. La integración detectará tus nuevos cambios y los transferirá a Capsule, donde se actualizarán y se mostrarán en la ficha del contacto.
Registro de actividades con la integración de Outlook
Guardar los detalles de tus eventos de Outlook en Capsule es sencillo. Cuando pases el cursor sobre un evento, verás la opción Guardar actividad. El evento se guardará en Capsule utilizando por defecto el tipo de actividad Reunión (esto se puede ajustar a tu tipo de actividad preferido).
Al registrar un evento, verás que todos los detalles del evento se completan por ti, incluida la fecha y la hora, así como la descripción del evento. A partir de ahí, puedes añadir tus propias notas de la reunión, lo que ayuda a proporcionarte a ti y a tu equipo un informe claro de lo que ocurrió exactamente durante la reunión.
Informe sobre sus eventos registrados
Si ha registrado una actividad para su evento de Outlook, esta se integrará en el informe de actividades de Capsule Informe de actividad. Todos los eventos que registre en Capsule se registrarán como Reunión en el Informe de actividad, a menos que se haya seleccionado otro tipo de actividad.
La fecha del evento de Outlook en el informe se basará en la fecha en que se registró la actividad y no en la fecha en que tuvo lugar el evento.
Página de configuración de la cuenta
Los administradores de la cuenta podrán ver la página de integración de Calendario de Outlook desde la página de Configuración de la cuenta. Esta sección muestra qué usuarios han conectado un calendario a Capsule. También indicará a qué calendario están conectados actualmente y cuándo se conectaron por última vez. Si el usuario tiene problemas con su calendario, los administradores podrán desconectar manualmente su calendario para ese usuario, de modo que pueda volver a conectarlo.
