Integrar Jotform con Capsule a través de Zapier te permite sincronizar al instante las respuestas de tus formularios y también te da la posibilidad de actualizar los registros cuando los documentos son firmados por los clientes.
Esto le proporcionará una mayor visibilidad de estos envíos desde el CRM, lo que constituye una excelente forma de agilizar su flujo de trabajo y eliminar la necesidad de introducir datos manualmente. Incluso hay plantillas Zapier disponibles para Capsule que hacen que el proceso de configuración sea muy sencillo.
Veamos cómo configurar la integración:
Requisitos previos
Antes de empezar, asegúrate de tener lo siguiente: - Un relato cápsula - Una cuenta Zapier en un plan que permita Zaps de varios pasos. - Una cuenta Jotform
Cómo configurar el Zap de Jotform a Capsule
1. Inicie sesión en su cuenta de Jotform, seleccione el formulario correspondiente y haga clic en el botón Editar formulario.
2. Desde la vista del formulario, vaya al área de configuración y haga clic en la sección Integraciones.
2. El siguiente paso es escribir Capsule en la barra de búsqueda y, a continuación, seleccionar el mosaico Capsule CRM que aparecerá en la pantalla. También es posible crear nuevos Zaps desde cero directamente desde la plataforma Zapier si lo prefieres.
3. Hay dos plantillas Zap que verás que están disponibles para seleccionar: la posibilidad de añadir notas a un registro existente y también la opción de crear nuevos contactos a partir de un envío de Jotform.
4. El paso final para esta etapa inicial del proceso de configuración es hacer clic en Usar este Zap, a continuación, se le llevará a Zapier para completar la configuración.
Haga clic en uno de los siguientes enlaces en función del Zap que desee configurar:
- Cómo añadir un contacto Capsule desde un envío Jotform
- Cómo actualizar un contacto de la cápsula desde un Jotform firmado
Cómo añadir un contacto Capsule desde un envío Jotform
Este Zap añade un nuevo Contacto a Capsule una vez que se ha enviado un Jotform. Asegúrate de haber seguido primero los pasos anteriores para empezar más rápidamente.
Definir el Zap Trigger: Nueva presentación
1. Siempre es una buena idea ponerle un nombre a tu Zap, así será más fácil referenciarlo y encontrarlo más adelante. Puedes actualizar el nombre desde la parte superior de la página de configuración de Zap.
2. El siguiente paso es conectar su cuenta de Jotform y, a continuación, hacer clic en el botón Continuar. A continuación, deberá seleccionar el formulario correspondiente, utilizar la opción desplegable si tiene varios y pulsar Continuar cuando esté satisfecho con la elección.
3. Para probar esta parte de la configuración, deberá asegurarse de que dispone de al menos un envío histórico en su cuenta de Jotform. Si no es así, por favor, vuelva atrás y añada algunos envíos ficticios con el fin de crear este Zap.
4. Seleccione ahora un ejemplo con el que desee realizar la prueba y haga clic en el botón Continuar con el registro seleccionado.
Definir la acción Zap: Agregar contacto
1. La Aplicación debe ser Capsule CRM, el Evento de Acción = Buscar Contacto y deberá seleccionar su Cuenta Capsule como siguiente paso. Una vez seleccionada correctamente esta información, pulse el botón Continuar.
2. La fase de configuración es importante porque en ella se asignan los campos relevantes del formulario a los campos correctos de Capsule. En este ejemplo he añadido una opción Buscar utilizando = Dirección de correo electrónico.
A continuación también verás un ejemplo de cómo debería ser la asignación:
3. Una vez que esté satisfecho con la configuración, haga clic en el botón Continuar y podrá realizar una prueba antes de publicar el Zap.
Siempre recomendamos que pruebes la integración antes de hacer el Zap en vivo, esto ayudará a asegurar que todo está funcionando correctamente. A continuación verá un ejemplo de un nuevo envío que se ha creado:
Cómo actualizar un contacto de la cápsula desde un Jotform firmado
Si desea actualizar un contacto existente cuando se ha realizado un nuevo envío, también es un proceso sencillo y puede resultar especialmente útil cuando envía información a clientes, como propuestas, que requieren una firma. Para configurar este segundo ejemplo, seleccione la opción Añadir nota a Capsule CRM que aparece al principio de la guía.
Definir el Zap Trigger: Documento firmado
- Siempre es una buena idea ponerle un nombre a tu Zap, así será más fácil referenciarlo y encontrarlo más adelante. Puedes actualizar el nombre desde la parte superior de la página de configuración de Zap.
- En el campo Evento desencadenante, seleccione Nuevo documento firmado
- El siguiente paso es conectar su cuenta de Jotform y, a continuación, hacer clic en el botón Continuar. A continuación, deberá seleccionar el formulario correspondiente, utilizar la opción desplegable si tiene varios y pulsar Continuar cuando esté satisfecho con la elección.
Definir un paso de búsqueda
- En este ejemplo vamos a añadir una nota al registro de un contacto que ha aceptado una nueva propuesta. En Zapier, añada un nuevo paso y establezca el campo Evento, elija Buscar contacto
- Hay diferentes maneras de encontrar contactos que ya existen en el CRM, en este ejemplo voy a utilizar la dirección de correo electrónico de la persona que recibe el documento/propuesta.
El Valor que seleccionará para esto es el Email del Propietario de la Respuesta. Si desea que un contacto se cree automáticamente en el CRM, también es importante que marque la opción Crear contacto de Capsule CRM si aún no existe...
Para esta parte de la configuración sólo necesita asignar los campos relevantes, le recomendamos que incluya Nombre y Dirección de correo electrónico - los otros campos serán opcionales. Una vez que haya revisado la configuración, haga clic en Continuar y podrá realizar una prueba.
Definir la acción Zap: Añadir una nota al contacto
1. Después de ejecutar su prueba, la siguiente parte del Zap le pedirá que revise su evento de Acción. En este ejemplo estamos utilizando Añadir nota a entidad, a continuación, puede hacer clic en Continuar.
2. Para la configuración, asegúrese de que ha seleccionado el tipo de actividad correcto dentro de Capsule (para este ejemplo hemos creado un Tipo de Actividad Personalizado llamado Documento Firmado).
Para el campo Contacto, cambie a las opciones Personalizadas y elija Buscar contacto. En las opciones desplegables, seleccione el campo ID.
También puede definir el formato en el que desea que se introduzca la información en la actividad. Cuando esté satisfecho con la fase de configuración, haga clic en Continuar y ejecute la prueba final.
3. A continuación encontrará una captura de pantalla de cómo se reflejaría una propuesta firmada en Capsule:
