¿Qué hace la integración con Google Calendar?
Conectar Google Calendar con Capsule proporciona una vista clara de la agenda de los eventos próximos y pasados para tus Contactos en un solo lugar.
Una vez conectado, se mostrarán los detalles de tus eventos de Google Calendar en el Calendario y en los registros de contacto de los asistentes, incluyendo:
- Eventos próximos programados
- Eventos pasados
- Descripción del evento
- Enlace directo para unirse a llamadas de Google Meet
- Detalles de otros asistentes al evento y una opción para agregarlos como nuevos contactos en Capsule
Puedes ver tu conjunto de eventos de Hoy al visualizar el mosaico de Google en la página principal. Esto mostrará todos los eventos que son tanto próximos como pasados para ese día.
Si deseas ver todos tus Eventos de Google, puedes hacerlo desde la vista del Calendario. También puedes ver tus Eventos de Google y tareas de Capsule uno al lado del otro.
Dirígete al Calendario y cambia el filtro de tipo de evento a Mis Tareas y Eventos para tener una visión completa de tu día, todo en un solo lugar.
Tenga en cuenta que solo es posible conectar uno de los dos: un Calendario de Google o un Calendario de Outlook a su cuenta de Capsule, no ambos al mismo tiempo. Esta configuración se aplica a toda la cuenta, por lo que si un usuario conecta el Calendario de Google, ningún usuario podrá conectar el Calendario de Outlook, y viceversa.
Cómo configurar la integración con Google Calendar
Para ver tus eventos de Google Calendar dentro de Capsule:
1. Ir a Mis Preferencias > Calendario y Feeds
2. Haz clic en el botón de Conectar con Google Calendar.
3. Aparecerá tu página de inicio de sesión de Google, introduce tus credenciales de Google.
4. Serás redirigido de nuevo a tu cuenta de Capsule, donde verás una lista de tus calendarios para elegir en el Paso Dos. Utiliza la opción desplegable en este paso para elegir el calendario específico que te gustaría tener visible en Capsule.
5. Confirme su elección de calendario.
6. La cápsula ahora sincronizará tus eventos - esto puede tardar un par de minutos dependiendo del número de eventos.
Una vez que la sincronización esté completa, los eventos del calendario seleccionado estarán disponibles para que usted y otros Usuarios en su cuenta de Capsule los vean. Tenga en cuenta que puede tardar unos minutos en aparecer todos los eventos, ya que se muestran de manera gradual.
Cada usuario de Capsule necesitará completar los pasos anteriores para poder ver sus propios eventos en Capsule. A medida que más usuarios conecten su Calendario de Google, obtendrás una visión más amplia de todos los eventos que tienen lugar dentro de tu organización para un contacto.
Cómo ver eventos de Google Calendar en Capsule
Una vez que hayas conectado un calendario de Google, verás los eventos de Google futuros y pasados de tus contactos de Capsule en la barra lateral al visualizar un Contacto. Con la tarjeta del calendario de Google contraída, verás una vista previa de tu próximo evento, o hasta 3 eventos de hoy. Haz clic en Ver Más Eventos para expandir la tarjeta y mostrar eventos futuros únicos y repetitivos.
Simplemente pasa el cursor sobre un evento para ver todos los detalles del mismo, incluyendo la hora del evento, descripción y asistentes.
Los próximos eventos se mostrarán hasta dos años en el futuro, comenzando con el primer evento próximo. Los eventos pasados se remontarán hasta octubre de 2020.
Al seleccionar un evento próximo o pasado, verás la opción de Registrar Actividad. Podrás llevar un registro de todo el trabajo que se ha realizado con un Contacto durante tu reunión y cualquier resultado de la misma.
También puedes unirte a las reuniones de Google Meet directamente desde el evento que se muestra en Capsule. Esto se hace haciendo clic en el botón de Unirse a la reunión.
Ver eventos de Google en tu calendario Capsule
Después de conectar tu calendario de Google, tus eventos de Google ahora aparecerán en la vista de Calendario de Capsule. Esto incluye todos tus eventos del Calendario de Google conectados.
Para ver estos eventos, ve a Calendar en el menú superior y cambia el filtro de tipo de evento a Mis Eventos. Esto mostrará eventos de tu Cápsula y calendarios de Google conectados.
Cosas a tener en cuenta:
- Puedes ver, pero no editar, eventos de Google en Capsule. Para realizar cambios, necesitarás actualizar el evento en Google.
- Tus eventos de Google son visibles solo para ti en la vista de calendario de Capsule.
- Otros usuarios aún pueden ver tus eventos de Google en los registros de contacto.
- Puedes unirte a las reuniones de Google Meet directamente desde la vista de Calendario, lo cual se realiza haciendo clic en el botón Unirse a la reunión.
- Puedes ver tus eventos de Google junto a tus tareas de Capsule cambiando el filtro de tipo de evento a Mis Tareas y Eventos
¿Dónde se mostrarán los eventos de Google?
Los eventos de Google Calendar se mostrarán en la barra lateral para cualquier contacto de Capsule asociado con el evento. Capsule empareja los eventos de Google Calendar con tus Contactos utilizando su dirección de correo electrónico, si la dirección de correo electrónico de uno de los asistentes al evento coincide con un Contacto de Capsule, entonces los eventos se colocan en el registro del Contacto en la barra lateral. Si ese Contacto es miembro de una Organización, entonces ese evento también se mostrará en la barra lateral de la Organización.
Los eventos programados para una Organización solo se muestran en el registro vinculado de la Organización y el Usuario en Capsule.
Cómo se muestran los tipos de eventos de Google Calendar en Capsule
Eventos Repetitivos - Puede identificar eventos repetitivos en la barra lateral buscando el ícono de repetición. Se mostrarán hasta dos años de eventos repetitivos.
Private Events - Private events are highlighted using the padlock icon. Only Users with access to the Contact, who are added as an attendee to a private event in Outlook and have their calendar connected will see that event on the Contact’s record.
- Eventos de Todo el Día - Los eventos de todo el día se incluyen en la sección de eventos del Contacto, indicados por una línea blanca en lugar de una azul, a la izquierda del evento.
Editar o Eliminar Eventos de Google
Si descubre que necesita hacer ajustes a sus eventos, como agregar asistentes o cambiar la hora de inicio, deberá continuar editándolos en Google. La integración detectará sus nuevos cambios y los trasladará a Capsule, donde se actualizarán y se mostrarán en el registro del Contacto.
Registro de Actividad con la Integración de Google
Registrar los detalles de tus eventos de Google en Capsule es sencillo. Al pasar el cursor sobre un evento verás la opción de Registrar Actividad. El evento se registrará en Capsule utilizando el Tipo de Actividad de Reunión por defecto (esto se puede ajustar a tu Tipo de Actividad preferido).
Al registrar un evento, encontrarás que todos los detalles del evento se insertan automáticamente, incluyendo la fecha y la hora, junto con la descripción del evento. Desde aquí puedes añadir tus propias notas de la reunión, ayudando a proporcionar a ti y a tu equipo un registro claro de lo que exactamente ocurrió durante la reunión.
Informe de tus Eventos Registrados
Si has registrado una actividad para tu evento de Google, esto se integrará en el reporte de actividades de Capsule Informe de Actividades. Cualquier evento que registres en Capsule se grabará como una Reunión en el Informe de Actividades, a menos que se haya seleccionado un Tipo de Actividad diferente.
La fecha del evento Capsule en el informe se basará en la fecha en que se registró la actividad, no en la fecha en que ocurrió el evento.
Página de Configuración de la Cuenta
Los administradores de la cuenta podrán ver la página de integración de Google Calendar desde la Configuración de la Cuenta. Esta sección muestra qué usuarios han conectado un calendario a Capsule. También indicará a qué calendario están conectados actualmente y cuándo se conectaron por última vez. Si el Usuario tiene problemas con su calendario, los Administradores podrán Desconectar manualmente su calendario para que el Usuario pueda reconectarlo.
