Lynda Bailey é a Diretora da Making Menopause Work, uma organização de treinamento fundada para ajudar empresas a criar ambientes de trabalho mais inclusivos e de apoio para funcionários que estão passando pela menopausa. Kelly Jenkins é a fundadora da Millside Virtual Assistants, um serviço que ajuda proprietários de pequenas empresas a se organizarem, manterem tudo em ordem e focarem no que fazem de melhor. Kelly apoia o lado operacional do negócio como Gerente de Negócios Online.
Juntos, eles construíram uma parceria que capacita empresas de todos os tamanhos e setores a apoiar seus funcionários. Com tantos clientes para gerenciar, eles precisavam de um sistema para evitar que perdessem o rastro de oportunidades, para que nada fosse esquecido - é aí que a Capsule entra.
Lynda diz: “Como proprietária de uma pequena empresa, eu diria que você precisa da Kelly e precisa da Capsule, e aí você terá tudo sob controle.”
Construindo sistemas para crescimento
Lynda já utilizava o Capsule antes de Kelly entrar para a equipe, mas não havia explorado completamente a gama de ferramentas disponíveis. O negócio tem crescido de forma constante e, com mais clientes, parceiros e projetos em andamento, eles precisavam de um sistema robusto para manter tudo conectado.
“A Capsule estava sendo usada para capturar informações básicas dos clientes. Precisávamos de processos estabelecidos para que todos pudessem ver o que estava acontecendo e quem era responsável por cada coisa.” Kelly explicou.
Acompanhar o crescente volume de consultas e sessões personalizadas tornou-se essencial. Lynda queria garantir que cada organização recebesse uma experiência sob medida e que nada fosse negligenciado.
“Estávamos ficando mais ocupados e precisávamos entender o que cada organização queria. Capsule tornou possível capturar essa informação e adaptar nosso trabalho às necessidades deles,” disse Lynda.
Ao registrar tudo em um único local, o Capsule proporcionou a eles uma visão clara de onde cada cliente estava em sua jornada. Essa visibilidade tornou mais fácil manter o controle administrativo, oferecer uma experiência consistente ao cliente e manter o serviço pessoal e atencioso que define o negócio.
Mantendo a clareza, consistência e controle
A equipe precisava de uma estrutura de trabalho clara, então Kelly ajudou a projetar um fluxo de trabalho completo usando as funcionalidades de Tarefas e Trilhas do Capsule. Cada consulta segue um caminho claro desde o contato inicial até o acompanhamento pós-sessão.
Kelly disse, “A maneira como as Trilhas estão configuradas significa que nunca perdemos nada. Todos sabem exatamente quem precisa fazer o quê e quando. Você recebe esses alertas e avisos, e simplesmente funciona.”
Esta abordagem orientada por processos transformou a forma como a equipe colabora. Capsule oferece um espaço compartilhado para acompanhar ações, responsabilidades e detalhes dos clientes, eliminando o risco de algo se perder em uma cadeia de e-mails ou ser esquecido em uma lista de tarefas. Para Lynda, essa estrutura trouxe tranquilidade e um novo nível de profissionalismo para sua organização em crescimento.
Lynda explicou, “Isso nos deu uma sensação de ordem, comprometimento e profissionalismo em relação ao que fazemos. Economiza dinheiro porque não há repetição, e você sempre sabe exatamente onde está com as coisas.”
Profissionalizando o negócio
O design intuitivo do Capsule também tornou o processo de integração muito mais simples. Lynda adora a interface limpa que facilita o gerenciamento, mesmo com habilidades técnicas limitadas.
“É tão simples que você não pode errar, de verdade. Não sou técnico, mas é à prova de falhas. Você não pode se enganar com isso.”
Em vez de passar horas tentando localizar informações do cliente ou repetir tarefas administrativas, Lynda agora pode se concentrar em preparar e realizar sessões impactantes. O fácil acesso do Capsule a notas e histórico de comunicação significa que toda conversa com o cliente começa com contexto. Algo que não apenas economiza tempo, mas também melhora a qualidade do serviço.
“Se Kelly marcar uma chamada com o cliente, o pedido original é inserido no Capsule. Eu consigo ver exatamente o que eles estão procurando e personalizar minha resposta. Tudo fica em um só lugar.”
Personalizar cada interação com o cliente teve um impacto tangível na reputação do negócio. Isso tornou a equipe mais ágil, mais consistente e mais confiante, qualidades que importam quando se trabalha com assuntos delicados como menopausa e bem-estar no trabalho.
Comunicação sem barreiras com a Transpond
Lynda e Kelly usam a plataforma integrada de marketing por e-mail da Capsule, Transpond, para fortalecer suas comunicações. Todo mês, elas enviam um boletim informativo para sua crescente rede de clientes, mantendo-os informados sobre novas oportunidades de treinamento, atualizações e eventos.
Kelly compartilhou que “Quase todos os boletins que enviamos geraram algum tipo de consulta. Adoro poder ver quem os recebeu e se eles foram abertos, tudo isso sem sair do Capsule.”
Esta visibilidade em tempo real do envolvimento tornou o marketing deles muito mais eficaz. Eles podem ver instantaneamente quais organizações estão interagindo com o conteúdo deles, quais tópicos têm mais ressonância e onde os acompanhamentos podem ser mais valiosos.
Lynda acrescenta, “Saber quem abriu sua newsletter, quantas vezes a abriram e até onde estão no mundo, é brilhante. Você pode realmente ver o seu trabalho tendo impacto.”
Ao utilizar o Transpond em vez de ferramentas separadas, eles otimizaram o fluxo de trabalho, reduziram custos e obtiveram insights que os ajudam a tomar decisões de comunicação mais estratégicas.
Por que Capsule?
Para tornar a menopausa uma fase produtiva, o Capsule CRM tornou-se o motor invisível que mantém tudo funcionando de maneira eficiente. Ele ajuda a Lynda e a Kelly a gerenciar sua crescente base de clientes, oferecer experiências personalizadas e manter o controle, tudo isso sem complexidade desnecessária.
Junto com a Transpond, a Capsule permite que eles construam relacionamentos mais fortes com os clientes, gerem novas consultas e mantenham o controle de cada conversa e tarefa. É uma solução que economiza tempo, aumenta a produtividade e dá às pequenas equipes a clareza e a confiança para crescer.
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