Lynda Bailey est la directrice de Making Menopause Work, une organisation de formation fondée pour aider les entreprises à créer des lieux de travail plus inclusifs et soutenants pour les employés vivant la ménopause. Kelly Jenkins est la fondatrice de Millside Virtual Assistants, un service qui aide les propriétaires de petites entreprises à s'organiser, à rester à jour et à se concentrer sur ce qu'ils font de mieux. Kelly soutient le côté opérationnel de l'entreprise en tant que gestionnaire d'affaires en ligne.
Ensemble, ils ont établi un partenariat qui permet aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs de soutenir leurs employés. Avec tant de clients à gérer, ils avaient besoin d'un système pour ne pas perdre de vue les opportunités, afin que rien ne soit négligé - c'est là que Capsule intervient.
Lynda dit : « En tant que propriétaire d'une petite entreprise, je dirais que vous avez besoin de Kelly et de Capsule, et ensuite vous aurez tout compris. »
Construire des systèmes pour la croissance
Lynda was using Capsule before Kelly joined the team, but hadn’t explored the full range of tools. The business has been growing steadily, and with more clients, partners, and projects in motion, they needed a strong system to keep everything connected.
« Capsule était utilisé pour saisir les informations de base des clients. Nous avions besoin de processus pour que tout le monde puisse voir ce qui se passait et qui était responsable de quoi. » a expliqué Kelly.
Suivre l'augmentation du volume de demandes et de sessions personnalisées est devenu essentiel. Lynda voulait s'assurer que chaque organisation reçoive une expérience sur mesure et que rien ne soit négligé.
« Nous étions de plus en plus occupés et avions besoin de comprendre ce que chaque organisation souhaitait. Capsule nous a permis de capturer ces informations et d'adapter notre travail à leurs besoins », a déclaré Lynda.
En consignant tout au même endroit, Capsule leur a donné une vision claire de la position de chaque client dans son parcours. Cette visibilité a rendu plus facile la gestion administrative, l'offre d'une expérience client cohérente et le maintien du service personnalisé et prévenant qui définit l'entreprise.
Maintenir la clarté, la cohérence et le contrôle
L'équipe avait besoin d'une structure de travail claire, alors Kelly a aidé à concevoir un flux de travail complet en utilisant les fonctionnalités Tâches et Parcours de Capsule. Chaque demande suit un chemin clair depuis le premier contact jusqu'au suivi post-session.
Kelly a dit : « La manière dont les Pistes sont configurées signifie que nous ne manquons jamais rien. Tout le monde sait exactement qui doit faire quoi et quand. Vous recevez ces alertes et ces rappels, et ça fonctionne simplement. »
Cette approche axée sur les processus a transformé la manière dont l'équipe collabore. Capsule leur offre un espace partagé pour suivre les actions, les responsabilités et les détails des clients, éliminant le risque de perdre quelque chose dans une chaîne d'e-mails ou de l'oublier sur une liste de tâches. Pour Lynda, cette structure a apporté la tranquillité d'esprit et un nouveau niveau de professionnalisme à son organisation en pleine croissance.
Lynda a expliqué, « Cela nous a donné un sentiment d'ordre, d'engagement et de professionnalisme dans ce que nous faisons. Cela permet d'économiser de l'argent car il n'y a pas de répétition, et vous savez toujours exactement où vous en êtes avec les choses. »
Professionnalisation de l'entreprise
La conception intuitive de Capsule a également rendu l'intégration beaucoup plus simple. Lynda adore l'interface épurée qui la rend facile à gérer, même avec des compétences techniques limitées.
« C'est tellement simple que vous ne pouvez pas vous tromper, vraiment. Je ne suis pas technophile, mais c'est infaillible. Vous ne pouvez pas vous tromper avec ça. »
Au lieu de passer des heures à essayer de localiser les informations des clients ou à répéter des tâches administratives, Lynda peut désormais se concentrer sur la préparation et la réalisation de sessions percutantes. L'accès facile de Capsule aux notes et à l'historique des communications signifie que chaque conversation avec un client commence avec un contexte. Quelque chose qui non seulement économise du temps mais améliore également la qualité de leur service.
« Si Kelly organise un appel client, la demande initiale est enregistrée dans Capsule. Je peux voir exactement ce qu'ils recherchent et adapter ma réponse en cons équence. Tout est au même endroit. »
Personnaliser chaque interaction avec les clients a eu un impact concret sur leur réputation commerciale. Cela a rendu l'équipe plus réactive, plus cohérente et plus confiante, des qualités qui comptent lorsque vous travaillez sur des sujets sensibles comme la ménopause et le bien-être au travail.
Communication fluide avec Transpond
Lynda et Kelly utilisent la plateforme intégrée de marketing par courriel de Capsule, Transpond, pour renforcer leurs communications. Chaque mois, elles envoient une lettre d'information à leur réseau croissant de clients, les tenant informés des nouvelles opportunités de formation, des mises à jour et des événements.
Kelly a partagé que « Presque chaque newsletter que nous avons envoyée a généré une sorte de demande. J'adore pouvoir voir qui l'a reçue et si elle a été ouverte sans quitter Capsule. »
Cette visibilité en temps réel sur l'engagement a rendu leur marketing beaucoup plus efficace. Ils peuvent voir instantanément quelles organisations interagissent avec leur contenu, quels sujets ont de l'écho et où les suivis pourraient être les plus précieux.
Lynda ajoute, « Savoir qui a ouvert votre newsletter, combien de fois elle a été ouverte, et même où ils se trouvent dans le monde, c'est génial. Vous pouvez réellement voir l'impact de votre travail. »
En utilisant Transpond plutôt que des outils séparés, ils ont rationalisé leur flux de travail, réduit les coûts et acquis des connaissances qui les aident à prendre des décisions de communication plus stratégiques.
Pourquoi Capsule ?
Pour rendre la ménopause gérable, Capsule CRM est devenu le moteur invisible qui maintient tout en fonctionnement harmonieux. Cela aide Lynda et Kelly à gérer leur base de clients croissante, à offrir des expériences personnalisées et à rester en contrôle, le tout sans complexité inutile.
En collaboration avec Transpond, Capsule leur permet de renforcer les relations avec les clients, de générer de nouvelles demandes et de suivre chaque conversation et tâche. C'est une solution qui permet de gagner du temps, d'augmenter la productivité et donne aux petites équipes la clarté et la confiance nécessaires pour se développer.
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