Esta útil plantilla de Zap es una manera excelente de crear oportunidades de venta en Capsule cuando se reserva un nuevo evento en Calendly. Cuando un invitado reserva el evento relevante, podrás desencadenar un nuevo registro de ventas y asegurarte de que se añada a la etapa correspondiente de tu Pipeline. Si la persona que reserva la reunión no existe en Capsule, también se añadirá como un nuevo registro de Contacto.
Primeros pasos: Lo que necesitarás
Para construir esta automatización, necesitarás:
- Una cuenta de Calendly: Una suscripción activa a Calendly.
- Una cuenta de Capsule CRM: Una cuenta activa de Capsule CRM.
- Una cuenta de Zapier: Una cuenta de Zapier que permita múltiples pasos es necesaria para utilizar esta plantilla.
Cómo configurar el Zap de Calendly a Capsule
1. Hemos creado una plantilla para hacer el proceso lo más sencillo posible. Haz clic en el siguiente enlace de plantilla de Zapier para cargar la Plantilla de Calendly:
Se le solicitará iniciar sesión en su cuenta de Zapier. Si no tiene una cuenta, puede registrarse aquí - Zapier.
2. In the Zap template, click on the Invitee Created step and select Sign In, as shown below:
Se abrirá una nueva ventana que te permitirá iniciar sesión en tu cuenta de Calendly.
3. Una vez que tu cuenta esté conectada, necesitarás seleccionar el Tipo de Evento relevante de tus eventos pre-configurados de Calendly. La plantilla se establecerá por defecto en usuario como el alcance de suscripción elegido, sin embargo, esto puede actualizarse si es necesario.
4. Una vez que hayas seleccionado el Tipo de Evento relevante, haz clic en Continuar y ahora podrás probar tu disparador. Calendly te proporcionará registros históricos de este evento como una forma de asegurar que la conexión funcione correctamente.
Continúa con el registro seleccionado, y ahora has conectado exitosamente la primera parte del Zap.
5. La siguiente etapa del proceso es configurar el paso de Buscar Contacto y conectar con Capsule CRM. Este paso encuentra el contacto, de modo que se pueda asociar una Oportunidad con ellos. Si el contacto no se encuentra en Capsule, se creará un nuevo registro de contacto. Haz clic en Continuar y serás llevado a la página de configuración.
6. La plantilla buscará utilizando la Dirección de Correo Electrónico del invitado y ya debería haber un mapeo básico de campos establecido para ti. La opción de Crear contacto en Capsule CRM si aún no existe también estará preseleccionada.
Se recomienda que al menos tenga mapeados el Nombre, Apellido y Dirección de Correo Electrónico, sin embargo, también puede traer información adicional de su formulario de reserva de eventos que podría mapearse a los campos relevantes dentro de Capsule.
Una vez que estés satisfecho con la asignación, haz clic en el botón de Continuar, entonces podrás probar el paso de buscar contacto. Se debería añadir un nuevo registro en Capsule, si el Contacto no existe ya. A continuación puedes ver un ejemplo básico:
7. La parte final del proceso es completar la etapa de Create Opportunity. El evento de acción y la cuenta ya deberían estar seleccionados. Haz clic en Continuar y revisa la configuración, para esta plantilla encontraremos al Contacto mediante su ID.
Es importante asegurarse de seleccionar la Pipeline y el Hito relevantes - también podrás definir los nombres de las Oportunidades (la plantilla lo establecerá por defecto al nombre del evento programado). Puedes encontrar un ejemplo del mapeo a continuación:
Paso opcional - Añadir una etiqueta puede ser una forma útil de segmentar Oportunidades que se generan desde diferentes lugares, por ejemplo aquí podría ser útil etiquetar estos registros de ventas con una etiqueta de Calendly.
8. Una vez que estés satisfecho con la configuración, haz clic en Probar Paso, y se debería añadir una nueva Oportunidad en Capsule para el registro de Contacto relevante. A continuación se muestra un ejemplo de un nuevo registro de Ventas que se activa una vez que se ha procesado el Zap
9. Una vez que la prueba sea exitosa, active el Zap utilizando el interruptor de palanca en la parte superior izquierda de la pantalla. Esto activa la integración, y a partir de este momento, cualquier nuevo evento de Calendly creará automáticamente un Contacto (si aún no existe en Capsule) y una Oportunidad en Capsule CRM.
Monitorea regularmente el rendimiento del Zap en tu panel de Zapier para asegurarte de que funciona como se espera. Realiza los ajustes necesarios según las necesidades de tu flujo de trabajo.
Beneficios de esta integración
- Reducir la entrada manual de datos: Automatizar tareas administrativas ahorra tiempo, reduce errores e incrementa los ingresos.
- Concéntrese en los prospectos comprometidos: Esto garantiza que tenga una visibilidad clara de cuáles prospectos están interactuando con su equipo de ventas.
- Reducir el desorden: Solo crea Oportunidades cuando haya un compromiso claro de tus prospectos