Intégration du calendrier Microsoft Outlook

Comment fonctionne l'intégration du calendrier Outlook ?

Connecter le calendrier Outlook avec Capsule permet d'avoir une vision claire des événements à venir et passés de vos contacts, en un seul endroit.

Une fois la connexion établie, les détails des événements de votre calendrier Outlook s'afficheront dans les fiches de contact des participants, notamment :

• La programmation des événements à venir
• Les événements passés
• La description de l'événement
• Le lien direct pour rejoindre les appels Microsoft Teams
• Les informations sur les autres participants à l'événement et la possibilité de les ajouter en tant que nouveaux contacts dans Capsule
• La possibilité d'enregistrer l'événement en tant qu'activité Capsule

Vous verrez également vos événements du jour lorsque vous consulterez la tuile Outlook sur la page d'accueil. Tous les événements à venir et passés pour ce jour s’afficheront.

Comment configurer l'intégration du calendrier Outlook

Pour afficher les événements de votre calendrier Outlook dans Capsule :

1. Allez dans Mes préférences > Calendrier et flux
2. Cliquez sur le bouton Se connecter à Microsoft Outlook.
   
3. Lorsque votre page de connexion Outlook s'affiche, saisissez vos identifiants Outlook.
4. Vous serez redirigé vers votre compte Capsule où vous verrez une liste de vos calendriers à choisir à la deuxième étape. Utilisez l'option déroulante de cette étape pour choisir le calendrier spécifique que vous souhaitez voir dans Capsule.
   
5. Confirmez votre choix de calendrier.
6. Capsule va maintenant synchroniser vos événements. Cette opération peut prendre quelques minutes en fonction du nombre d'événements.
   

Une fois la synchronisation terminée, vous pourrez (ainsi que les autres utilisateurs de votre compte Capsule) accéder aux événements du calendrier choisi.

Comment afficher les événements du calendrier Outlook dans Capsule

Une fois votre calendrier Outlook connecté, lorsque vous affichez un contact, vous verrez les événements Outlook passés et à venir de vos contacts Capsule dans la barre latérale. La carte de calendrier Outlook synthétique vous donne un aperçu de votre prochain événement ou de trois des événements du jour maximum. Cliquez sur Afficher plus d'événements pour développer la carte et afficher les événements ponctuels et répétitifs à venir.

Passez votre curseur sur un événement pour afficher tous les détails, y compris l'heure, la description et les participants.

Lors de la sélection d'un événement à venir ou passé, l'option Enregistrer une activité s’affichera. Vous pourrez ainsi garder une trace du travail effectué avec un contact au cours de votre réunion et de tous les résultats de la réunion.

Vous pouvez également participer à des réunions Microsoft Teams directement à partir de l'événement affiché dans Capsule. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Rejoindre la réunion.

Où les événements Outlook seront-ils affichés ?

Les événements du calendrier Outlook s’afficheront dans la barre latérale pour les contacts Capsule associés à l'événement. Capsule associe les événements du calendrier Outlook à vos contacts en utilisant leur adresse e-mail. Si l'adresse e-mail d'un des participants à un événement correspond à un contact Capsule, les événements sont placés dans la fiche contact dans la barre latérale. Si ce contact fait partie d'une entreprise, l'événement s'affichera également dans la barre latérale de l'entreprise.

Les événements programmés pour une entreprise ne s'affichent que sur la fiche de l'entreprise et de l'utilisateur liée dans Capsule.

Comment les types d'événements du calendrier Outlook s’affichent-ils dans Capsule ?

Événements répétitifs : vous pouvez identifier les événements répétitifs dans la barre latérale en repérant l'icône de répétition. Jusqu'à deux ans d'événements répétitifs seront affichés.

Evénements privés : les événements privés ont un icône de cadenas. Seuls les utilisateurs ayant accès au contact, ajoutés en tant que participants à un événement privé dans Outlook et dont le calendrier est connecté verront cet événement dans la fiche du contact.

• Événement d'une journée : les événements d'une journée sont inclus dans la section des événements du contact et indiqués à gauche de l'événement par une ligne blanche au lieu d'une ligne bleue.

Modification ou suppression d'événements Outlook

Si vous devez apporter des modifications à vos événements, par exemple ajouter des participants ou modifier l'heure de début, vous devrez continuer à les modifier dans Outlook. L'intégration prendra en compte vos nouveaux changements et les transmettra à Capsule où ils seront mis à jour et affichés dans la fiche contact.

Enregistrer une activité avec l'intégration Outlook

La saisie d’informations sur vos événements Outlook dans Capsule est simple. Lorsque vous passez le curseur sur un événement, l'option Enregistrer une activité s’affiche. L'événement sera enregistré dans Capsule en utilisant par défaut le type d'activité de la réunion (vous pouvez l'adapter à votre type d'activité préféré).

Lors de l'enregistrement d'un événement, vous constaterez que tous les détails de l'événement ont été renseignés, notamment la date, l'heure et la description de l'événement. A partir de là, vous pouvez ajouter vos propres notes de réunion pour que vous et votre équipe puissiez disposer d'un compte rendu clair de la réunion.

Rapport sur les événements enregistrés

Si vous avez enregistré une activité pour votre événement Outlook, celle-ci sera ajoutée dans le rapport d'activité de Capsule. Tous les événements que vous enregistrez dans Capsule seront enregistrés pour vous en tant que réunion dans le rapport d'activité, à moins qu'un autre type d'activité n'ait été sélectionné.

Page des paramètres du compte

Les administrateurs du compte pourront voir la page d'intégration du calendrier Outlook à partir de la page Paramètres du compte. Cette section indique les utilisateurs qui ont connecté un calendrier à Capsule. Elle indique également le calendrier auquel ils sont actuellement connectés et la date de leur dernière connexion. Si l'utilisateur a des problèmes avec son calendrier, les administrateurs pourront déconnecter manuellement le calendrier de cet utilisateur afin qu'il puisse se reconnecter.