Como gerar relatórios sobre contatos

Criando listas

O Capsule usa o termo Lista para relatórios de contatos. Esta seção explica como criar Listas e como elas podem ser usadas.

Há duas etapas para criar uma Lista de Contatos:

1. Filtrar para obter os contatos desejados na lista
2. Classificando e organizando as informações na sua Lista

Depois de criar a sua Lista, ela pode ser salva e o mesmo relatório pode ser executado posteriormente com os mesmos filtros e a mesma estrutura.

Filtrar para obter os Contatos que você deseja no seu Relatório

Para selecionar os Contatos que você deseja incluir no seu relatório, você pode adicionar vários filtros que reduzem seus contatos até a lista desejada:

1. Vá para People & Organizations

2. Clique em Tag ou Nome para filtrar pelas tags aplicadas aos seus contatos ou pelo nome deles

3. Para adicionar mais filtros, clique na opção Mais filtros. Continue adicionando quantos filtros forem necessários para chegar à Lista de Contatos desejada

Cada filtro adicionado tem um AND implícito entre si e qualquer outro filtro utilizado.

4. Cada condição de filtro tem seu próprio conjunto de “operadores”. Por exemplo, ao filtrar um campo de texto, você pode usar é ou contém; por exemplo, ao filtrar um campo de data, você pode usar é mais antigo que ou é depois de.

5. Clique em Aplicar e você verá todos os contatos que correspondem ao(s) seu(s) filtro(s).

Filtrando pessoas com base em suas organizações vinculadas

Para determinados campos como Nome, Tags e Campos Personalizados, você pode filtrar uma lista de pessoas com base nos detalhes que você registrou nas Organizações às quais elas estão vinculadas. Por exemplo, isso é útil quando você trabalha com empresas que categorizou por setor e deseja enviar um e‑mail ou exportar uma lista de todas as pessoas que trabalham para essas empresas.

Para usar estes filtros:

1. Clique em Mais filtros
2. Clique na seta ao lado das palavras 'Mais opções'.
3. Marque a caixa para filtrar com base nas propriedades da Organização vinculada

Filtrando Contatos com Tarefas, Projetos e Oportunidades vinculados

Quando você precisar encontrar todos os Contatos que tenham Tarefas em aberto vinculadas a eles ou que estejam vinculados a pelo menos uma Oportunidade, você pode fazer o seguinte:

1. Ir para People & Organizations
2. Clique em mais filtros e filtre por [Tem tarefas em aberto], [Tem projetos] ou [Tem oportunidades]

1. Se você selecionou [Has projects] ou [Has opportunities], poderá então restringir a seleção apenas a Aberto, Fechado e Ganhou ou Perdeu para Oportunidades.
2. Clique em Aplicar para ver todos os contatos que correspondem ao filtro selecionado.

Como sempre, você pode combinar este filtro com qualquer um dos outros filtros disponíveis.

Filtrar contatos usando vários valores

Às vezes, você precisa encontrar Contatos com base em um intervalo de valores – por exemplo, uma variedade de Tags diferentes. Você pode estar procurando Contatos que estejam marcados como Cliente OU Membro OU Fornecedor. Para fazer isso, você usaria as caixas de seleção ao lado de cada tag em um único filtro. Veja como isso funciona:

1. Ir para People & Organizations
2. Clique no Filtro de tags filter
3. Agora marque a caixa ao lado de cada Tag que você deseja usar no filtro e clique em Aplicar
4. Isso fornecerá uma lista de todos os Contatos que estão marcados com Cliente, Membro ou Fornecedor, ou qualquer combinação desses.
5. Você pode usar uma abordagem semelhante para outros campos.

Filtrar contatos por equipe

Funcionalidade disponível nos planos Growth, Advanced e Ultimate

Se você estiver usando o Capsule nos planos Growth, Advanced ou Ultimate, talvez queira filtrar sua lista de contatos por equipe.

1. Ir para People & Organizations
2. Clique em Mais filtros e selecione Equipe
3. Marque a caixa para os Times Contatos que você deseja visualizar e clique em Aplicar.

Classificando e reordenando colunas no seu relatório

Ordenação:

Ao visualizar uma lista de Contatos, você pode alterar a ordem em que eles são classificados. Para fazer isso:

1. Clique no Classificar por botão no topo da lista

2. Clique na opção pela qual deseja ordenar e pronto.

Depois que a lista é ordenada, clicar nos cabeçalhos das colunas altera a direção da ordenação; por exemplo, se você estiver ordenando por “Nome”, então clicar no cabeçalho dessa coluna mudará a ordem de A–Z para Z–A.

Adicionando e Removendo Colunas

Ao visualizar seus Contatos na lista, você pode escolher quais detalhes exibir ou não:

1. Clique no botão Editar colunas no canto superior direito

2. Agora marque ou desmarque as caixas ao lado das colunas que você quer exibir ou ocultar.

Reordenar colunas

Para alterar a ordem das colunas, clique e segure o cabeçalho da coluna e arraste-o para a posição desejada.

Usando uma lista de contatos

Há várias ações em massa que você pode aplicar a uma lista de Contatos:

• Exportando uma lista de contatos
• Enviar um e-mail para uma lista de contatos
• Adicionando uma tag a uma lista de contatos
• Adicionando atividade a uma lista de contatos
• Excluindo uma lista de contatos

Você pode marcar a caixa ao lado de cada Contato para se preparar para uma ação em massa. Ou, se quiser executar uma ação em toda a lista, selecione a caixa de seleção “marcar todos” no topo, assim qualquer ação em massa que você fizer será aplicada à lista inteira.

Enviar emails para uma lista de contatos

Quando você precisar enviar um e-mail para uma lista de contatos, poderá filtrar os contatos no Capsule e então usar o botão Email no topo da lista e escolher a opção Enviar e-mail para esta lista.

O Capsule em si não envia emails, porém ele gera uma lista de destinatários com os seus contatos para ser usada no seu próprio cliente de email. Você pode clicar no link no Capsule para ir diretamente para o seu cliente de email padrão.

Para obter resultados mais profissionais, recomendamos usar um serviço de email marketing. Esse tipo de serviço geralmente inclui:

• Um editor de e-mails para criar newsletters profissionais
• Uma ferramenta para verificar se a sua newsletter fica com boa aparência em diversos sistemas de e‑mail, como Outlook, Gmail etc.
• Gestão de assinantes para que os destinatários possam optar por cancelar a subscrição (um requisito legal na maioria dos lugares)
• Ferramentas de relatórios sobre aberturas de e-mail, cliques etc.

O Capsule se integra perfeitamente com Transpond, que é um dos serviços de email marketing mais populares.

Se você usa outro serviço de email marketing, então pode exportar seus contatos para um arquivo CSV e importá-lo nesse serviço ou considerar o uso do Zapier para automatizar o processo de adicionar contatos do Capsule ao serviço de email marketing de sua preferência.

Atribuir contatos em massa a uma equipe

Funcionalidade disponível nos planos Growth, Advanced e Ultimate

Além das ações em massa descritas acima, os clientes nos planos Growth, Advanced e Ultimate têm a possibilidade de atribuir em massa Contatos a um Responsável e/ou Equipe.

Ao atribuir Contatos a um Responsável e/ou Equipe, será solicitado que você escolha se deseja ou não atribuir também os registros relacionados a esses Contatos. Registros relacionados são quaisquer Oportunidades em aberto ou Projetos vinculados aos Contatos.

Salvando um Relatório de Contato

Se você criou uma lista à qual gostaria de voltar depois, pode salvá-la facilmente. Após aplicar os filtros:

1. Escolha o Salvar lista botão
2. Dê um nome à lista e escolha se deseja compartilhá-la com outros usuários do Capsule ou mantê-la apenas para você.

Para visualizar uma Lista Salva- volte para Pessoas e Organizações e, a partir daí, use o menu suspenso Listas salvas para encontrá-la.

Modificando um Relatório de Contato

Se você já tem uma lista salva que gostaria de alterar:

1. Vá para a People & Organizations aba
2. No menu suspenso Listas salvas, selecione a sua lista salva
3. Ao visualizar a lista, ajuste os filtros conforme necessário.
4. Quando estiver pronto, selecione a opção para Salvar Alterações

Desfazer atualizações nos filtros da lista

Se você cometeu um erro ao atualizar a lista:

1. Selecione o menu Mais ações
2. Escolha o botão Desfazer alterações para reverter as edições que você fez

Renomear uma lista

No momento, não há uma maneira direta de renomear uma Lista. Em vez disso, você precisa:

1. Selecione o menu Mais ações
2. Selecione a opção Salvar como uma cópia, com o novo nome
3. Exclua a Lista antiga seguindo as etapas para excluir um Relatório de Contato

Excluindo um Relatório de Contato

Se você tiver uma lista salva que não precisa mais, basta excluí-la.

1. Vá para People & Organizations selecione sua lista salva no menu suspenso
2. Selecione o menu Mais ações
3. Use o botão para Excluir esta lista
4. Confirmar a exclusão