Como entender os contatos
Os contatos no Capsule são mais do que apenas uma página na sua agenda. Além de capturar endereços e números de telefone, eles também armazenam e gerenciam informações como notas, e-mails, arquivos e tarefas. O Capsule separa os contatos em dois tipos: Pessoa e Organização.
- Os registros de Pessoas podem ser independentes ou ser vinculados a uma organização à qual estão associados. Nesses registros, é possível coletar as informações pessoais do indivíduo, como números de telefone, endereços de e-mail e cargos por meio dos campos-padrão do Capsule. Os Custom Fields podem ser configurados para coletar características exclusivas. A guia Histórico oferece uma visão cronológica da sua comunicação com o contato, usando notas e armazenando os e-mails enviados e recebidos.
- Os registros de Organização podem ser uma entidade independente, ou ter um ou mais registros de pessoa vinculados a eles. Eles são mais comumente usados por empresas, grupos ou clubes. Novamente, as informações-padrão, como endereços e números de telefone, podem ser estendidas para coletar informações exclusivas por meio da customização.
Uma pessoa pode pertencer a apenas uma organização; no entanto, uma organização pode ter muitos registros de pessoas vinculados a ela.
O histórico dos registros da pessoa também é exibido na organização vinculada. Isso fornece uma visão completa de todas as conversas que ocorreram entre diferentes pessoas e departamentos de uma empresa em um único lugar.
Quando os contatos de pessoa e organização são vinculados dessa forma, também é possível gerar relatórios sobre indivíduos based on the properties of their Organization.
Caso esteja adicionando uma pessoa e sua organização vinculada à sua conta, elas serão contadas como dois registros separados e, portanto, adicionadas ao limite de contatos definido para o plano em que você está.
Quem é responsável por um contato?
Por padrão, ao adicionar um novo registro de contato ao Capsule, ele é atribuído a você. Caso ainda não esteja em uma Default Team, o registro será atribuído a você, o responsável do contato.
Ao adicionar manualmente um novo contato, haverá a opção de atribuí-lo a um responsável de contato diferente. Para atribuí-lo a um responsável, selecione o menu suspenso na parte inferior direita da tela. Se nenhum responsável for selecionado, a pessoa que criou o contato será definida como o responsável-padrão.
É possível atribuir a responsabilidade de um contato somente a um usuário, uma equipe ou um usuário dentro de uma equipe.
Ao usar "Atribuir a um responsável", caso o responsável escolhido pertença a várias equipes, será necessário escolher quais delas deseja incluir.
Como atualizar o responsável do contato
Como alterar o responsável de um contato
Caso precise alterar o usuário ou a equipe à qual determinado contato está atribuído:
- Acesse o registro do contato.
- Selecione Editar.
- No menu suspenso Responsável e equipe, selecione o nome do novo responsável.
Como atribuir vários contatos a um usuário ou equipe
Os administradores podem reatribuir vários contatos a outro usuário/equipe na página Pessoas e organizações. Para fazer isso:
- Acesse a página Pessoas e organizações.
- Para selecionar os contatos que deseja reatribuir, filtre ou use as caixas de seleção.
- Quando estiver satisfeito com a seleção, clique no botão "Atribuir".
- Selecione para atribuir o contato a outro responsável ou equipe.
- Ao reatribuir contatos, também será possível reatribuir as oportunidades e os projetos relacionados usando a caixa de seleção.
Seleção de contatos e atribuição de um responsável
Não há como desfazer a atribuição de contatos em massa. É importante verificar o número de contatos que estão sendo reatribuídos e fazer a alteração com cuidado.