Comprendre les contacts
Dans Capsule, les contacts sont bien plus qu’une simple page de votre carnet d’adresses. En plus de regrouper les adresses et les numéros de téléphone, ils permettent également de conserver et de gérer des informations telles que des notes, des e-mails, des fichiers et des tâches. Capsule distingue deux types de contacts : les personnes et les organisations.
- Les fiches « Personne » peuvent être autonomes ou liées à une organisation à laquelle la personne est associée. Dans ces fiches, vous pouvez enregistrer les informations personnelles de l’individu, telles que ses numéros de téléphone, ses adresses e-mail et ses intitulés de poste, à l’aide des champs standard de Capsule. Des champs personnalisés peuvent être configurés pour enregistrer des caractéristiques spécifiques. L’onglet Historique offre une vue chronologique de vos échanges avec le contact grâce aux notes et à l’enregistrement des e-mails que vous envoyez et recevez.
- Les fiches d’organisation peuvent constituer des entités autonomes ou être associées à une ou plusieurs fiches de personnes. Elles sont le plus souvent utilisées pour les entreprises, les groupes ou les clubs. Là encore, les informations standard, telles que les adresses et les numéros de téléphone, peuvent être complétées par des champs personnalisés afin de recueillir des informations spécifiques.
Une personne ne peut appartenir qu’à une seule organisation. En revanche, une organisation peut être associée à plusieurs fiches de personnes.
L’historique des fiches de contact est également affiché dans l’organisation à laquelle elles sont associées. Vous disposez ainsi, en un seul endroit, d’une vue d’ensemble de toutes les conversations qui ont eu lieu avec les différentes personnes et les différents services d’une entreprise.
Lorsque les contacts de type Personne et Organisation sont associés de cette manière, vous pouvez également créer des rapports sur les individus en fonction des propriétés de leur organisation.
Si vous ajoutez à votre compte une personne ainsi que l’organisation qui lui est associée, elles seront comptabilisées comme deux enregistrements distincts et prises en compte dans la limite de contacts fixée pour votre forfait.
Qui est responsable d’un contact ?
Par défaut, lorsque vous ajoutez une nouvelle fiche de contact dans Capsule, elle vous est attribuée. Si vous ne faites pas partie d’une équipe par défaut, la fiche vous est attribuée en tant que propriétaire du contact.
Lorsque vous ajoutez manuellement un nouveau contact, vous pouvez l’attribuer à un autre propriétaire de contact. Sélectionnez le menu déroulant en bas à droite de l’écran pour l’attribuer à un propriétaire. Si aucun propriétaire n’est sélectionné, la personne qui crée le contact est définie comme propriétaire par défaut.
Vous pouvez attribuer la propriété d’un contact à un utilisateur uniquement, à une équipe uniquement ou à un utilisateur au sein d’une équipe.
Lorsque vous utilisez « Attribuer à un propriétaire », si le propriétaire choisi appartient à plusieurs équipes, vous pouvez sélectionner celles que vous souhaitez inclure.
Mise à jour du propriétaire du contact
Comment changer le propriétaire d’un contact
Si vous devez modifier l’utilisateur ou l’équipe auquel un contact particulier est attribué :
- Accédez à la fiche du contact
- Sélectionnez « Modifier ».
- Dans le menu déroulant de Propriétaire et équipe, sélectionnez le nom du nouveau propriétaire.
Comment attribuer plusieurs contacts à un utilisateur ou à une équipe
Les administrateurs peuvent réaffecter plusieurs contacts à un autre utilisateur ou à une autre équipe depuis la page Personnes et organisations. Pour ce faire :
- Accédez à la page Personnes et organisations
- Filtrez ou utilisez les cases à cocher pour sélectionner les contacts que vous souhaitez réaffecter
- Une fois la sélection effectuée, cliquez sur le bouton « Assigner »
- Sélectionnez cette option pour attribuer le contact à un autre propriétaire ou à une autre équipe.
- Lors de la réattribution de contacts, vous aurez également la possibilité de réattribuer les opportunités et les projets qui leur sont associés en cochant la case correspondante.
selecting contacts and assigning an owner
Il est impossible d’annuler l’attribution groupée de contacts. Il est important de vérifier le nombre de contacts qui seront réattribués et d’effectuer cette modification avec précaution.
Mise à jour du statut marketing d’un contact
Si votre compte Capsule est intégré à Transpond, vous pouvez mettre à jour le statut marketing de vos contacts directement depuis Capsule.
- Accédez à la fiche du contact
- Sélectionnez « Modifier ».
- Dans le menu déroulant « Statut marketing », sélectionnez le statut souhaité. Vous avez le choix entre Actif, Inactif, Désabonné et Sur liste d’exclusion.
- Tous les utilisateurs peuvent définir le statut d’un contact sur Inactif, Désabonné ou sur Liste de blocage.
- Seuls les utilisateurs de Capsule qui utilisent également Transpond peuvent faire repasser un contact du statut Inactif au statut Actif.
- Vous ne pouvez pas modifier le statut d’un contact désabonné ou placé sur liste de blocage depuis Capsule. Cette opération doit être effectuée depuis Transpond.
Comment prévisualiser un contact
L’aperçu du contact vous permet de consulter en un coup d’œil un résumé de n’importe quel contact (et d’effectuer des actions rapides), sans avoir à quitter la liste des personnes et des organisations.
Pour prévisualiser un contact, accédez à l’onglet Personnes et organisations, puis cliquez sur la vignette d’un contact pour l’afficher dans le volet de prévisualisation.
Cela affichera des informations telles que le nom du contact, l’organisation associée (s’il s’agit d’une personne), ses adresses e-mail, numéros de téléphone et adresses postales, ainsi que les éventuelles étiquettes appliquées. Vous pouvez également consulter la dernière activité enregistrée pour ce contact, ainsi que la prochaine tâche à venir.
Pour gagner du temps, le volet d’aperçu propose également plusieurs actions rapides pour le contact que vous consultez. Vous pouvez notamment :
- Journal d’activité
- Ajouter une nouvelle tâche
- Effectuez la tâche suivante
- Copiez l’adresse de votre Capsule Drop Box
- Ouvrir dans un nouvel onglet
contact preview panel in capsule
Utilisez les boutons fléchés en haut du volet d’aperçu, ou les touches fléchées de votre clavier, pour parcourir facilement les contacts de votre liste.
Pistes sur les contacts
Vous pouvez appliquer des parcours directement aux contacts afin de gérer plus facilement les relations à long terme, les points de suivi réguliers ou tout processus nécessitant un suivi constant. Un parcours structure votre flux de travail en appliquant automatiquement une série de tâches assorties d’échéances et de responsabilités définies, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
Les administrateurs peuvent créer et gérer des parcours dans les Paramètres du compte, où vous pouvez définir l’ordre des tâches, désigner des responsables et fixer des échéances relatives. Une fois configurés, ces parcours peuvent être appliqués aux contacts selon les besoins.
Voici quelques exemples d’utilisation des parcours pour les contacts :
- Qualification des prospects – Appliquez un parcours aux nouveaux prospects pour vous assurer que chaque appel de suivi, chaque e-mail et chaque étape de vérification ont lieu dans les délais.
- Gestion continue de la relation client – Configurez un Track pour vous rappeler de prendre régulièrement des nouvelles de vos clients, afin de rester présent à leur esprit et d’entretenir des relations à long terme.
- Renouvellements de contrats – Utilisez un parcours basé sur la date de fin du contrat pour déclencher à l’avance des rappels de renouvellement ou des tâches de renégociation.
- Intégration après-vente – Une fois la vente conclue, associez un parcours pour guider le client à travers les étapes d’intégration, telles que les appels de bienvenue, la configuration et la formation.
- Campagnes de réengagement – Pour les contacts inactifs, utilisez un parcours afin de planifier des actions de suivi, telles que l’envoi d’e-mails, des appels ou le partage de contenu, pour reprendre contact.