Optimiser et personnaliser vos contacts

Comment enregistrer une activité sur les contacts

Pour toute communication que vous souhaitez enregistrer sur un contact, vous pouvez utiliser l’option Enregistrer une activité. Cela vous permet de noter, par exemple, les détails d’une réunion ou d’un appel, afin de conserver des informations importantes auxquelles vous pourrez vous référer à tout moment. Dans toutes les offres, il existe trois types d’activités que vous pouvez ajouter :

• Remarque
• Réunion
• Appel

Avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, vous avez la possibilité de configurer vos propres types d’activités personnalisés pour vous aider à mieux catégoriser vos activités.

Ces types d’activités seront ensuite utilisés dans le rapport sur les types d’activités, qui vous aide à voir une répartition des activités par utilisateur et par type. Nous donnons plus de détails à ce sujet dans notre article Business Insights.

Lorsque vous enregistrez une activité, vous pouvez utiliser l’option permettant également de lier la note au projet / à l’opportunité - cela affichera l’information à la fois sur le contact lui‑même et sur le projet ou l’opportunité sélectionné(e). C’est extrêmement utile si vous travaillez sur plusieurs projets ou opportunités pour un même client et que vous devez regrouper les données sur les enregistrements concernés.

Commentaire sur une activité

Les commentaires sont un excellent moyen d’avoir une discussion interne avec vos collègues à propos d’un e‑mail ou d’une note, par exemple. Dans les commentaires, vous pouvez mentionner d’autres utilisateurs Capsule et des équipes avec @ pour les avertir de ce que vous avez dit et ainsi faire avancer la conversation.

Sur chaque entrée d’Activité, vous verrez un lien Ajouter un commentaire s’il n’y a pas encore de discussion à son sujet, ou vous pourrez voir combien de commentaires une entrée a si une discussion est déjà commencée.

Lorsque vous avez cliqué sur Ajouter un commentaire, le panneau des commentaires sur le côté droit s’ouvrira et vous pourrez commencer à ajouter vos commentaires. Utilisez le symbole @ pour mentionner un utilisateur ou une équipe, ou commencez à taper @ suivi du nom de l’utilisateur/de l’équipe et vous le verrez apparaître dans une liste déroulante.

Si vous sélectionnez une partie de votre texte, vous pouvez utiliser la mise en forme de base pour le mettre en gras, en italique, etc.

Des commentaires peuvent être ajoutés aux fiches de Contacts, d’Opportunités et de Projets.

Sur la page d’accueil de Capsule, vous pouvez consulter les commentaires récents dans un onglet qui leur est dédié.

Notifications de commentaires

Lorsqu’un utilisateur ou une équipe est mentionné avec @, il reçoit une notification par e‑mail à propos du commentaire, avec un lien pour afficher ce commentaire directement dans Capsule. Dans Capsule, il existe également un centre de notifications accessible via l’icône @ dans la barre de menu supérieure. Il affiche tous les commentaires dans lesquels vous êtes mentionné, vous ou une équipe à laquelle vous appartenez.

Comment épingler une activité

La fonction Épingler vous permet de mettre facilement en avant et d’accéder à certaines activités enregistrées sur vos Contacts, Opportunités ou Projets. C’est un excellent moyen de mettre en évidence des informations importantes pour tous les utilisateurs qui consultent l’enregistrement.

Pour épingler une activité :

1. Trouvez l’activité enregistrée que vous souhaitez épingler
2. Survolez le coin supérieur droit de l’entrée
3. Sélectionnez l’icône Épingler icon

Toutes les activités épinglées se trouvent dans l’onglet Épingles du contact, de l’opportunité ou du projet. L’activité la plus récemment épinglée est mise en évidence en haut de l’historique des activités ainsi que de l’onglet Épingles.

Comment enrichir les contacts

Pour tirer le meilleur parti de Contacts, vous pouvez ajouter des informations personnalisées afin de répondre à vos besoins métier spécifiques. Les informations peuvent être ajoutées à l’aide de :

• Champs personnalisés - ce sont des champs prédéfinis qui servent à recueillir des informations.
• Tags - ceux-ci vous permettent d’ajouter une catégorie à un contact. Ils peuvent être prédéfinis ou ajoutés au niveau du contact si nécessaire. Par exemple, vous pouvez ajouter un tag pour les fournisseurs, les clients et les prospects. Ils seront affichés sur la fiche du contact et vous pourrez les utiliser pour faire des rapports sur les contacts avec ou sans un tag particulier.
• DataTags - ceux-ci ont l’avantage supplémentaire de permettre une catégorisation à l’aide d’un tag et de compléter ce tag avec des champs personnalisés. Par exemple, vous pouvez souhaiter taguer une fiche Personne avec « Client ». Lors de l’application de ce tag, il vous sera demandé de renseigner des champs personnalisés prédéfinis, comme des cases à cocher pour sélectionner les produits qu’ils ont achetés.

Mettre en place ces bases dès le départ vous garantit de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin.

Comment appliquer et supprimer des tags à vos contacts

Les tags sont des mots-clés que vous pouvez utiliser pour catégoriser vos contacts. Par exemple, vous pouvez taguer vos contacts en fonction de la relation qu’ils ont avec vos utilisateurs, comme Prospect, Client, Fournisseur, Partenaire, etc. Vous pouvez également créer des tags en fonction du secteur d’activité, des gammes de produits, des emplacements, etc. Les tags sont plus polyvalents qu’une simple catégorie, car vous pouvez appliquer plusieurs tags à un même contact, comme Prospect & Principal.

Les tags peuvent être appliqués soit à un seul enregistrement de contact, soit en une seule action à une liste de contacts. Un tag peut ensuite être utilisé, par exemple, pour visualiser un groupe. Cela peut vous aider à voir rapidement une liste de contacts, ou à envoyer un e‑mail à un groupe spécifique de contacts.

Ajouter des tags à un contact individuel

Lors de l’ajout du premier tag à un contact :

1. Sélectionnez Ajouter des tags (situé sous la photo de profil).
2. Saisissez le nom du tag. Si le tag existe déjà, vous verrez l’option pour le sélectionner.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter pour appliquer le tag au contact.

Si des tags sont déjà enregistrés sur le contact, survolez simplement les tags actuels avec votre souris. Vous verrez alors l’option Modifier les tags.

Ajout de tags à une liste de contacts

Vous pouvez appliquer une étiquette à plusieurs contacts depuis la page Personnes et organisations. Pour ce faire, filtrez les contacts que vous souhaitez étiqueter ou utilisez les cases à cocher pour les sélectionner. Une fois la liste prête, cliquez sur le bouton Ajouter une étiquette pour étiqueter tous les contacts de la liste.

Suppression des tags appliqués aux contacts

Il existe plusieurs façons différentes de supprimer des tags des contacts.

• Supprimer une seule étiquette d’un enregistrement de contact - Pour ce faire, ouvrez le contact concerné, puis survolez les étiquettes existantes. Sélectionnez Modifier les étiquettes, puis cliquez sur le x à côté du nom de l’étiquette pour la supprimer de ce contact.
• Supprimer une étiquette de tous les contacts- Les administrateurs peuvent le faire depuis la section Paramètres du compte, puis Étiquettes, puis cliquer sur Supprimer l’étiquette concernée. Cette option supprimera définitivement l’étiquette de tous les contacts, il est donc préférable de s’assurer que vous n’en avez plus besoin.
• Supprimer une étiquette d’une liste sélectionnée de contacts - Avec Capsule, il n’existe pas d’option pour retirer en masse une étiquette d’une liste de contacts. Cependant, si vous avez un moyen de filtrer la liste des contacts que vous souhaitez désétiqueter, vous pouvez utiliser le processus suivant :

Supposons que vous vouliez supprimer le tag Tag d’origine de certains de vos contacts :

1. Filtrez les contacts que vous souhaitez retirer de cette étiquette. C’est parfois la partie la plus difficile. Selon votre situation, ce qui peut fonctionner est de filtrer : [Tag][is] [Original Tag] > cliquez sur « Plus de filtres » et filtrez par [Updated On][is] [today's date]. Cela devrait, espérons-le, ne contenir que les contacts que vous voulez désétiqueter.
2. Attribuez à tous ces éléments une toute nouvelle étiquette - Étiquette X.
3. Créez une nouvelle liste dans laquelle vous filtrez par [Tag][est] [Tag d’origine] et ajoutez une autre condition pour [Tag][n’est pas] [Tag X]. Cela vous donnera une liste de tous les contacts que vous souhaitez conserver.
4. Attribuer ces éléments en masse avec Tag d’origine 2.
5. Vous pouvez maintenant aller dans le Account SettingsTags (for People & Organizations) et cliquer sur le lien « supprimer » à côté de Original Tag. Cela le retirera de tous les contacts qui l’avaient auparavant. Il restera alors deux types de contacts : une liste avec Original Tag 2 et une autre avec Tag X. Vous pouvez les supprimer depuis les paramètres de vos tags de la même manière, ce qui laissera ces contacts sans tag (le but de ce processus).
6. Vous pouvez maintenant renommer le Tag d’origine 2 pour qu’il redevienne simplement Tag d’origine et tout reviendra à la normale, mais avec la liste de contacts que vous vouliez détager désormais détachée de cette étiquette.

Champs personnalisés sur vos contacts

Les champs personnalisés vous permettent d’enregistrer des informations sur vos contacts, projets ou opportunités de vente. Les champs personnalisés auront déjà été créés par vos administrateurs.

L’avantage des champs personnalisés par rapport aux tags est qu’ils permettent de structurer les informations collectées, en particulier pour des éléments comme les sélections dans des listes. Ces champs peuvent également être utilisés pour la catégorisation dans les rapports.

Les types de champs personnalisés suivants ont peut‑être été configurés :

• Texte permet la saisie libre de toute information – mots et/ou chiffres. Ces informations peuvent être marquées comme recherchables afin que vous puissiez inclure ce champ lors de la recherche d’un enregistrement.
• Les dates permettent de saisir ou de sélectionner une date et peuvent être utilisées pour enregistrer des événements spéciaux, comme les anniversaires, les dates de début, etc.En savoir plus sur l’enregistrement des anniversaires à l’aide des champs personnalisés.
• Case à cocher permet de faire une sélection oui/non.
• Liste permet de sélectionner une valeur dans une liste. Idéal lorsque la saisie doit être contrôlée pour les besoins de reporting, par opposition aux champs de texte libre.
• Nombre vous permet de saisir un nombre qui peut ensuite être utilisé pour filtrer des listes à l’aide de conditions comme « est supérieur à » ou « est inférieur à », par exemple.
• Lien générévous permet de créer un lien vers une autre URL en dehors de votre compte Capsule.

Comment enregistrer les anniversaires

Bien que vous puissiez configurer un champ de date personnalisé pour vos contacts afin d’enregistrer leur date de naissance, il n’existe aucun moyen d’afficher cette date dans le calendrier. De plus, tous les champs de date personnalisés incluent une année. C’est un point important à prendre en compte, car si vous souhaitez un jour filtrer une liste de contacts en fonction de leur anniversaire, vous devrez également préciser l’année. Normalement, ce n’est pas quelque chose dont on se préoccupe pour les anniversaires : vous voudriez simplement savoir, par exemple, qui a un anniversaire en juillet ou au cours de la semaine prochaine, indépendamment de leur âge.

En gardant cela à l’esprit, nous vous recommandons de configurer un champ de liste personnalisé supplémentaire, par exemple « Mois de naissance ». De cette façon, vous pouvez filtrer tous les contacts dont l’anniversaire tombe un certain mois et, si nécessaire, ouvrir ensuite la fiche du contact pour voir la date exacte.

Pour configurer vos champs d’anniversaire personnalisés, allez dans le Account SettingsCustom FieldsAdd New. Ensuite, créez deux champs : un champ de type date pour la « Date d’anniversaire » et un champ de type liste pour le « Mois d’anniversaire ». Une fois ajoutés à un contact, ils apparaîtront comme ceci :

DataTags sur vos contacts

Les DataTags sont des tags qui offrent l’avantage de pouvoir ajouter des informations supplémentaires dans les Champs personnalisés. Lorsque vous ajoutez un tag, vous êtes invité à renseigner ces informations supplémentaires de Champ personnalisé. Le DataTag relie ensemble toutes les informations de Champs personnalisés. Votre administrateur ajoute ces DataTags, et un tag peut être converti en DataTag à tout moment.

Par exemple, votre administrateur a peut‑être configuré un DataTag pour enregistrer le numéro de membre et le niveau d’adhésion lorsque vous marquez quelqu’un comme Membre. Capsule vous invite alors à ajouter ces informations supplémentaires au moment où vous appliquez le tag à un contact.

Ajoutez un Datatag à un contact de la même manière que vous ajouteriez un tag. Dès que le tag est appliqué, une fenêtre contextuelle affiche les champs personnalisés associés.

Ajouter des titres personnalisés à vos contacts

Capsule inclut déjà certains des titres standard que vous utiliseriez pour vos contacts, mais vous pouvez aussi ajouter vos propres titres. Pour cela, utilisez Titres personnalisés.

Comment afficher les informations de facture sur vos contacts

Si votre compte Capsule est intégré à votre logiciel de comptabilité, l’intégration maintiendra vos données client synchronisées et vous offrira un aperçu instantané de leurs factures et devis, sans jamais avoir besoin de quitter Capsule.

Cela vous permet d’identifier facilement si le compte d’un contact est à jour ou si d’autres actions sont nécessaires pour régler les paiements en attente.