Exporter et supprimer des contacts

Exportation de fiches de contact individuelles

Si vous souhaitez partager un contact avec une personne qui n’utilise pas Capsule, ou créer une étiquette pour ce contact dans un système tiers, vous pouvez exporter ce contact individuellement en suivant ces étapes :

1. Commencez par accéder à People & Organizations
2. Cliquez sur le nom du contact que vous souhaitez exporter
3. Sélectionnez l’ à côté du bouton Modifier
4. Choisissez l’option pour Exporter au format vCard

Exporter un groupe de contacts

Lors de l’exportation d’une liste de contacts, vous pouvez choisir de l’exporter au format CSV, Excel ou vCard. Veuillez noter que cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs dont l’autorisation « Autorisé à exporter des enregistrements au format CSV, Excel ou vCard » est cochée dans leur profil.

Pour exporter une liste de contacts depuis Capsule, procédez comme suit :

1. Accédez à People & Organizations

2. Choisissez une liste existante ou créez-en une nouvelle à l’aide de vos propres filtres

3. Utilisez la case à cocher globale en haut à gauche pour sélectionner tous les contacts. S’il y a plus de 50 résultats, sélectionnez une page spécifique ou tous les contacts de la liste.

4. Sélectionnez le bouton [Exporter] situé en haut à droite de la liste

5. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez votre modèle de colonnes et votre type de fichier :

• CSV- Les fichiers CSV sont utiles si vous souhaitez utiliser le fichier pour effectuer un publipostage ou l’importer dans un autre outil.
• Excel - Les fichiers Excel sont plus adaptés si vous souhaitez uniquement consulter, modifier ou partager le fichier avec d’autres personnes.
• vCard - Un fichier vCard peut être utile si vous souhaitez importer les contacts dans l’app Contacts sur Mac.

6. Enfin, sélectionnez Exporter

Suppression d’un contact individuel

Pour supprimer un seul contact :

1. Commencez par accéder à People & Organizations
2. Cliquez sur le nom du contact que vous souhaitez supprimer
3. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Modifier
4. Choisissez l’option Supprimer

Lorsqu’un contact est supprimé, ses informations, son historique ainsi que les opportunités et projets qui lui sont associés sont également supprimés. Les contacts supprimés peuvent être restaurés dans un délai de 30 jours par le super-administrateur. Si vous souhaitez conserver les opportunités ou projets associés, veillez à les transférer vers un nouveau contact avant de procéder à la suppression.

Suppression d’une liste de contacts

Les administrateurs peuvent supprimer plusieurs contacts à la fois. Pour ce faire :

1. Commencez par vous rendre sur People & Organizations
2. Filtrez les contacts que vous souhaitez supprimer
3. Utilisez la case à cocher globale en haut à gauche pour sélectionner tous les contacts. S’il y a plus de 50 résultats, sélectionnez une page spécifique ou tous les contacts de la liste
4. Utilisez l’icône de la corbeille située à droite pour supprimer tous les contacts de cette liste

Restaurer un contact supprimé accidentellement

Si vous ou un autre utilisateur avez supprimé accidentellement un enregistrement, demandez à votre super-administrateur de le restaurer dans les 30 jours suivant sa suppression.