Comprender los contactos
Los contactos de Capsule son mucho más que una simple página de tu libreta de direcciones. Además de guardar direcciones y números de teléfono, también almacenan y gestionan información como notas, correos electrónicos, archivos y tareas. Capsule divide los contactos en dos tipos: personas y organizaciones.
- Los registros de Persona pueden ser independientes o estar vinculados a una Organización con la que estén relacionados. En estos registros, puedes guardar la información personal del individuo, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y cargos, mediante los campos estándar de Capsule. Los campos personalizados se pueden configurar para registrar características específicas. La pestaña Historial ofrece una vista cronológica de tus comunicaciones con el contacto mediante notas y el almacenamiento de los correos electrónicos que envías y recibes.
- Organización Los registros pueden ser entidades independientes o tener vinculados uno o más registros de personas. Se utilizan principalmente para empresas, grupos o clubes. Asimismo, la información estándar, como las direcciones y los números de teléfono, puede ampliarse mediante la personalización para recopilar información específica.
Una persona solo puede pertenecer a una organización; sin embargo, una organización puede tener muchos registros de personas vinculados.
El historial de los registros de las personas también se muestra en la organización a la que están vinculadas. Esto permite consultar en un solo lugar una visión completa de todas las conversaciones que han tenido lugar entre distintas personas y departamentos de una empresa.
Cuando los contactos de personas y organizaciones están vinculados de esta manera, también podrás generar informes sobre personas en función de las propiedades de su organización.
Si añades a una persona y a la organización vinculada a ella a tu cuenta, se contabilizarán como dos registros independientes y ambos contarán para el límite de contactos establecido en tu plan.
¿Quién es responsable de un contacto?
De forma predeterminada, cuando añadas un nuevo registro de contacto a Capsule, se te asignará a ti. Si no perteneces a un equipo predeterminado, el registro se te asignará a ti como propietario del contacto.
Al añadir manualmente un nuevo contacto, verá la opción de asignarlo a otro propietario del contacto. Seleccione el menú desplegable situado en la parte inferior derecha de la pantalla para asignarlo a un propietario. Si no se selecciona ningún propietario, la persona que crea el contacto se establece como propietario predeterminado.
Puedes asignar la propiedad de un contacto únicamente a un usuario, únicamente a un equipo o a un usuario dentro de un equipo.
Al usar «Asignar a un propietario», si el propietario que eliges pertenece a varios equipos, puedes elegir cuál de sus equipos quieres incluir.
Actualizando el propietario del contacto
Cómo cambiar el propietario de un contacto
Si necesita cambiar el usuario o el equipo al que está asignado un contacto concreto:
- Ve al registro de contacto
- Selecciona Editar.
- En el menú desplegable de Propietario y equipo, selecciona el nombre del nuevo propietario.
Cómo asignar varios contactos a un usuario o equipo
Los administradores pueden reasignar varios contactos a otro usuario/equipo desde la página Personas y organizaciones. Para hacerlo:
- Ve a la página Personas y organizaciones
- Filtra o utiliza las casillas de verificación para seleccionar los contactos que deseas reasignar
- Cuando esté conforme con la selección, haga clic en el botón «Asignar»
- Seleccione esta opción para asignar el contacto a otro propietario o equipo.
- Al reasignar contactos, también tendrá la opción de reasignar las oportunidades y los proyectos relacionados mediante la casilla de verificación.
selecting contacts and assigning an owner
No es posible deshacer la asignación masiva de contactos. Es importante comprobar el número de contactos que se van a reasignar y realizar el cambio con cuidado.
Actualizar el estado de marketing de un contacto
Si tu cuenta de Capsule está integrada con Transpond, puedes actualizar el estado de marketing de tus contactos desde Capsule.
- Ve al registro de contacto
- Seleccionar Editar.
- En el menú desplegable de Estado de marketing, selecciona el estado al que quieres cambiarlo. Puedes elegir entre Activo, Inactivo, Dado de baja y En la lista de exclusión.
- Todos los usuarios pueden marcar un contacto como inactivo, dado de baja o incluido en la lista de exclusión.
- Solo los usuarios de Capsule que también sean usuarios de Transpond pueden cambiar el estado de un contacto de Inactivo a Activo.
- No puedes cambiar el estado de un contacto dado de baja o incluido en la lista de exclusión desde Capsule. Debes hacerlo desde Transpond.
Cómo previsualizar un contacto
La vista previa de contactos te permite consultar de un vistazo un resumen de cualquier contacto individual (y realizar acciones rápidas), sin tener que salir de la lista de Personas y organizaciones.
Para obtener una vista previa de un contacto, ve a la pestaña Personas y organizaciones y haz clic en la tarjeta de un contacto para verlo en el panel de vista previa.
Esto mostrará información como el nombre del contacto, la organización vinculada (en el caso de una persona), los correos electrónicos, los números de teléfono y las direcciones, además de las etiquetas aplicadas. También puedes ver la actividad más reciente registrada en el contacto, así como la próxima tarea pendiente.
Para ahorrar tiempo, el panel de vista previa también ofrece varias acciones rápidas para el contacto que estás viendo. Entre ellas se incluyen las siguientes opciones:
- Registrar actividad
- Añadir una nueva tarea
- Completa la siguiente tarea
- Copia la dirección de tu buzón de Capsule
- Abrir en una pestaña nueva
contact preview panel in capsule
Usa los botones de flecha situados en la parte superior del panel de vista previa, o el teclado, para desplazarte fácilmente por los contactos de tu lista.
Seguimientos de contactos
Puedes aplicar Tracks directamente a los contactos para gestionar relaciones continuas, seguimientos periódicos o cualquier proceso que requiera un seguimiento constante. Un Track estructura tu flujo de trabajo al aplicar automáticamente una serie de tareas con fechas de vencimiento y responsabilidades definidas, para que nada se pase por alto.
Los administradores pueden crear y gestionar secuencias en la sección Configuración de la cuenta, donde pueden definir el orden de las tareas, asignar responsables y establecer fechas de vencimiento relativas. Una vez configuradas, estas secuencias pueden aplicarse a los contactos cuando sea necesario.
Estos son algunos ejemplos de cómo puedes usar Tracks en Contactos:
- Calificación de clientes potenciales – Aplica un seguimiento a los nuevos clientes potenciales para garantizar que cada llamada de seguimiento, correo electrónico y etapa de revisión se realice a tiempo.
- Gestión continua de las relaciones – Configura un seguimiento que te recuerde contactar con tus clientes periódicamente, para que te tengan presente y puedas cultivar relaciones a largo plazo.
- Renovaciones de contratos – Usa un Track basado en la fecha de finalización del contrato para activar con antelación recordatorios de renovación o tareas de renegociación.
- Incorporación posventa – Una vez cerrado el trato, adjunta un Track para guiar al cliente por los pasos de incorporación, como las llamadas de bienvenida, la configuración y la capacitación.
- Campañas de reactivación – Para los contactos inactivos, utiliza un Track para programar acciones de seguimiento, como correos electrónicos, llamadas o el intercambio de contenido, con el fin de restablecer el contacto.