Cómo enriquecer y personalizar tus contactos

Cómo registrar actividades en los contactos

Para registrar cualquier comunicación relacionada con un contacto, puedes utilizar la opción Registrar actividad. Esta opción te permite anotar, por ejemplo, los detalles de una reunión o llamada y guardar información importante que podrás consultar en cualquier momento. En todos los planes, puedes añadir tres tipos de actividades:

• Nota
• Reunión
• Llamar

En los planes Growth, Advanced y Ultimate, puedes configurar tus propios tipos de actividad personalizados para clasificar tus actividades con mayor precisión.

Estos tipos de actividad se utilizarán a su vez en los informes de tipos de actividad, que le permiten ver un desglose de las actividades por usuario y tipo. Encontrará más información al respecto en nuestro artículo sobre Business Insights.

Al registrar una actividad, también puede utilizar la opción de vincular la nota al proyecto/oportunidad; de este modo, la información se mostrará tanto en el propio contacto como en el proyecto o la oportunidad seleccionados. Esto resulta sumamente útil si trabaja en varios proyectos u oportunidades para un cliente concreto y necesita agrupar los datos en los registros correspondientes.

Cómo comentar una actividad

Los comentarios son una excelente forma de mantener una conversación interna con tus compañeros de trabajo sobre, por ejemplo, un correo electrónico o una nota. En los comentarios, puedes mencionar con @ a otros usuarios y equipos de Capsule para notificarles lo que has dicho y ayudar a que la conversación avance.

En cada entrada de Actividad verás un enlace para Añadir un comentario si aún no hay una conversación al respecto; si ya se ha iniciado, podrás ver cuántos comentarios tiene la entrada.

Cuando hayas hecho clic en Añadir comentario, se abrirá el panel de comentarios del lado derecho y podrás empezar a añadir tus comentarios. Usa el símbolo @ para mencionar a un usuario o equipo, o empieza a escribir @ seguido del nombre del usuario o equipo y verás cómo aparecen opciones en un menú desplegable.

Si seleccionas una parte del texto, puedes aplicarle un formato básico, como negrita, cursiva, etc.

Se pueden añadir comentarios a las entradas de Contactos, Oportunidades y Proyectos.

En la página de inicio de Capsule puedes ver los comentarios recientes en su propia pestaña.

Notificaciones de comentarios

Cuando se menciona a un usuario o equipo con @, recibirá una notificación por correo electrónico sobre el comentario, con un enlace para verlo directamente en Capsule. Capsule también cuenta con un centro de notificaciones al que puedes acceder mediante el icono @ de la barra de menú superior. Allí se mostrarán todos los comentarios en los que se te mencione a ti o a un equipo al que pertenezcas.

Cómo fijar una actividad

La función Fijar te permite destacar y acceder fácilmente a actividades registradas específicas en tus contactos, oportunidades o proyectos. Es una excelente manera de resaltar información importante para todos los usuarios que consulten el registro.

Para fijar la actividad:

1. Busca la actividad registrada que quieras fijar
2. Pasa el cursor sobre la esquina superior derecha de la entrada
3. Selecciona el icono de Fijar icon

Todas las actividades fijadas se encuentran en la pestaña Elementos fijados del contacto, la oportunidad o el proyecto. La actividad fijada más recientemente aparece destacada en la parte superior tanto del historial de actividades como de la pestaña Elementos fijados.

Cómo enriquecer contactos

Para sacar el máximo partido a Contactos, puede añadir información personalizada que se adapte a las necesidades específicas de su empresa. Puede añadir información mediante:

• Campos personalizados - son campos predefinidos que solicitan la introducción de información.
• Etiquetas - permiten asignar una categoría a un contacto. Pueden estar predefinidas o añadirse a nivel del contacto cuando sea necesario. Por ejemplo, puede añadir una etiqueta para proveedores, clientes y clientes potenciales. Se mostrarán en el registro del contacto y podrá utilizarlas para generar informes sobre los contactos con o sin una etiqueta determinada.
• DataTags - ofrecen la ventaja adicional de permitir la categorización mediante una etiqueta y complementarla con campos personalizados. Por ejemplo, puede etiquetar un registro de persona como «Cliente». Al aplicar esta etiqueta, se le pedirá que rellene campos personalizados predefinidos, como casillas de verificación para seleccionar los productos que ha comprado.

Establecer estas bases desde el principio garantiza que dispongas de toda la información que necesitas en el momento oportuno.

Cómo aplicar y eliminar etiquetas de tus contactos

Las etiquetas son palabras clave que puedes utilizar para clasificar tus contactos. Por ejemplo, puedes etiquetarlos según la relación que tengan con tus usuarios, como cliente potencial, cliente, proveedor, socio, etc. También puedes crear etiquetas basadas en el sector empresarial, las áreas de producto, las ubicaciones, etc. Las etiquetas son más versátiles que una categoría simple, ya que puedes aplicar varias a un mismo contacto, como «cliente potencial» y «principal».

Las etiquetas pueden aplicarse a un único registro de contacto o, mediante una sola acción, a una lista de contactos. Después, una etiqueta puede utilizarse, por ejemplo, para visualizar un grupo. Esto puede ayudarte a consultar rápidamente una lista de contactos o a enviar un correo electrónico a un grupo específico de contactos.

Añadir etiquetas a un contacto individual

Al añadir la primera etiqueta a un contacto:

1. Selecciona Añadir etiquetas (ubicado debajo de la foto de perfil).
2. Introduce el nombre de la etiqueta. Si la etiqueta ya existe, aparecerá la opción de seleccionarla.
3. Haz clic en el botón Añadir para aplicar la etiqueta al contacto.

Si ya hay algunas etiquetas registradas en el contacto, simplemente pasa el cursor sobre las etiquetas actuales. Aquí verás la opción de Editar etiquetas.

Añadir etiquetas a una lista de contactos

Puedes aplicar una etiqueta a varios contactos desde la página Personas y organizaciones. Para ello, filtra los contactos que quieras etiquetar o selecciónalos mediante las casillas de verificación. Cuando la lista esté lista, haz clic en el botón Añadir etiqueta para etiquetar todos los contactos de la lista.

Eliminar etiquetas aplicadas a los contactos

Hay varias formas de eliminar etiquetas de los contactos.

• Eliminar una sola etiqueta de un registro de contacto - Para ello, abre el contacto correspondiente y pasa el cursor sobre las etiquetas existentes. Selecciona Editar etiquetas y, a continuación, haz clic en la x situada junto al nombre de la etiqueta para eliminarla de ese contacto.
• Eliminar una etiqueta de todos los contactos- Los administradores pueden hacerlo desde la sección Configuración de la cuenta, en Etiquetas, y luego hacer clic en Eliminar la etiqueta correspondiente. Esta opción eliminará permanentemente la etiqueta de todos los contactos, por lo que conviene asegurarse de que ya no la necesita.
• Eliminar una etiqueta de una lista seleccionada de contactos - Capsule no ofrece ninguna opción para eliminar etiquetas de una lista de contactos de forma masiva. Sin embargo, si dispone de alguna forma de filtrar la lista de contactos cuyas etiquetas desea eliminar, puede utilizar este proceso:

Supongamos que quieres eliminar la etiqueta Etiqueta original de algunos de tus contactos:

1. Filtra los contactos a los que quieras quitar la etiqueta. A veces, esta puede ser la parte más difícil. Según tu situación, podría servirte filtrar por: [Etiqueta][es] [Etiqueta original] > haz clic en «Más filtros» y filtra por [Actualizado el][es] [fecha de hoy]. Con suerte, así solo aparecerán los contactos a los que quieras quitar la etiqueta.
2. Etiqueta estos elementos en bloque con una etiqueta completamente nueva: Etiqueta X.
3. Crea una nueva lista en la que filtres por [Etiqueta][es] [Etiqueta original] y añade otra condición: [Etiqueta][no es] [Etiqueta X]. Así obtendrás una lista de todos los contactos que quieres conservar.
4. Etiqueta en bloque estos elementos con Etiqueta original 2.
5. Ahora puedes ir a Account SettingsTags (for People & Organizations) y hacer clic en el enlace «eliminar» junto a Etiqueta original. Esto la eliminará de todos los contactos que la tenían anteriormente. Quedarán dos tipos de contactos: una lista con Etiqueta original 2 y otra con Etiqueta X. Puedes eliminarlas de la configuración de etiquetas de la misma manera, lo que dejará esos contactos sin etiquetar (el objetivo de este proceso).
6. Ahora puedes volver a cambiar el nombre de Etiqueta original 2 a simplemente Etiqueta original y todo volverá a la normalidad, pero los contactos a los que querías quitarles la etiqueta ya no la tendrán.

Campos personalizados de tus contactos

Los campos personalizados le permiten registrar información sobre sus contactos, proyectos u oportunidades de venta. Sus administradores ya habrán creado los campos personalizados.

La ventaja de los campos personalizados frente a las etiquetas radica en que permiten estructurar la información recopilada, especialmente en casos como la selección de opciones de una lista. Estos campos también pueden utilizarse para establecer categorías en los informes.

Es posible que se hayan configurado los siguientes tipos de campos personalizados:

• Texto permite introducir libremente cualquier información, ya sean palabras o números. Se puede marcar como campo de búsqueda para incluirlo al buscar un registro.
• Las fechas permiten introducir o seleccionar una fecha y pueden utilizarse para registrar eventos especiales, como cumpleaños, fechas de inicio y similares. Más información sobre cómo registrar cumpleaños mediante campos personalizados.
• La casilla de verificación permite seleccionar entre sí y no.
• Lista permite seleccionar un valor de una lista. Es una buena opción cuando se necesita controlar la entrada de datos para generar informes, en comparación con los campos de texto libre.
• Número te permite introducir un número que, a su vez, puede utilizarse para filtrar listas mediante condiciones como «es mayor que» o «es menor que», por ejemplo.
• Enlace generado te permite enlazar con otra URL fuera de tu cuenta de Capsule.

Cómo registrar cumpleaños

Aunque puedes configurar un campo de fecha personalizado para registrar el cumpleaños de tus contactos, no hay forma de mostrar esa fecha en el calendario. Además, todos los campos de fecha personalizados incluyen un año. Es importante tenerlo en cuenta porque, si alguna vez quieres filtrar una lista de contactos según sus cumpleaños, también tendrás que especificar el año. Normalmente, eso no es algo de lo que te preocuparías con los cumpleaños; simplemente querrías saber quién cumple años en julio, por ejemplo, o durante la próxima semana, independientemente de su edad.

Teniendo esto en cuenta, le recomendamos que configure un campo de lista personalizado adicional, por ejemplo, «Mes de cumpleaños». De este modo, podrá filtrar todos los contactos que cumplan años en un mes concreto y, si es necesario, consultar la ficha del contacto para ver la fecha exacta.

Para configurar tus campos de cumpleaños personalizados, ve a Account SettingsCustom FieldsAdd New. A continuación, crea dos campos: un campo de fecha para «Fecha de cumpleaños» y un campo de lista de selección única para «Mes de cumpleaños». Una vez añadidos a un contacto, se verán así:

DataTags en tus contactos

Las DataTags son etiquetas que ofrecen la ventaja de permitir añadir información adicional en campos personalizados. Al añadir una etiqueta, se le solicita que introduzca la información adicional de los campos personalizados. La DataTag vincula toda la información de los campos personalizados. Su administrador añade estas DataTags, y una etiqueta puede convertirse en una DataTag en cualquier momento.

Por ejemplo, es posible que tu administrador haya configurado una DataTag para registrar el número y el nivel de afiliación cuando etiquetas a alguien como miembro. Capsule te pide que añadas la información adicional al aplicar la etiqueta a un contacto.

Añade una etiqueta de datos a un contacto del mismo modo que añadirías una etiqueta. En cuanto se aplica la etiqueta, aparece una ventana emergente con los campos personalizados relacionados.

Añadir títulos personalizados a tus contactos

Capsule ya incluye algunos de los tratamientos habituales que usarías para tus contactos, pero quizá también quieras añadir los tuyos propios. Puedes hacerlo mediante Tratamientos personalizados.

Cómo ver la información de las facturas en tus contactos

Si tu cuenta de Capsule está integrada con tu programa de contabilidad, la integración mantendrá sincronizados los datos de tus clientes y te ofrecerá una visión general instantánea de sus facturas y presupuestos sin que tengas que salir de Capsule.

Esto le permite identificar fácilmente si la cuenta de un contacto está al día o si es necesario tomar medidas adicionales con respecto a los pagos pendientes.