Cómo enriquecer y personalizar tus contactos

Cómo registrar actividad en contactos

Para cualquier comunicación que quieras registrar en un Contacto, puedes usar la opción Registrar actividad. Esto te permite anotar detalles de una reunión o llamada, por ejemplo, capturando información importante a la que se puede recurrir en cualquier momento. En todos los planes, hay tres tipos de actividades que puedes añadir:

• Nota
• Reunión
• Llamar

En los planes Growth, Advanced y Ultimate tienes la posibilidad de configurar tus propios tipos de actividad personalizados para ayudarte a categorizar tus actividades con mayor detalle.

Estos tipos de actividad se utilizarán a su vez en los informes de Tipos de Actividad, que te ayudan a ver un desglose de las actividades por usuario y por tipo. Tenemos más detalles sobre esto en nuestro artículo de Business Insights.

Al registrar una Actividad, puedes usar la opción de también vincular la nota al Proyecto/Oportunidad - esto mostrará la información tanto en el propio contacto como en el Proyecto u Oportunidad seleccionados. Esto es extremadamente útil si trabajas en varios Proyectos u Oportunidades para un cliente en particular y necesitas que los datos se agrupen en los registros correspondientes.

Cómo comentar en una actividad

Los comentarios son una excelente manera de mantener una conversación interna con tus compañeros de trabajo sobre, por ejemplo, un correo electrónico o una nota. En los comentarios puedes mencionar con @ a otros usuarios y equipos de Capsule para avisarles de lo que has dicho y ayudar a que la conversación avance.

En cada entrada de Actividad verás un enlace para Agregar comentario si aún no hay una conversación sobre ella, o podrás ver cuántos comentarios tiene una entrada si ya se ha iniciado.

Cuando hayas hecho clic en Agregar comentario, se abrirá el panel de comentarios en el lado derecho y podrás empezar a añadir tus comentarios. Usa el símbolo @ para mencionar a un usuario o equipo, o empieza a escribir @ y el nombre del usuario/equipo y verás que aparece en un menú desplegable.

Si seleccionas parte de tu texto, puedes usar el formato básico para ponerlo en negrita, cursiva, etc.

Se pueden hacer comentarios en los registros de Contactos, Oportunidades y Proyectos.

En la página de inicio de Capsule puedes ver los comentarios recientes en su propia pestaña dedicada.

Notificaciones de comentarios

Cuando se menciona a un usuario o equipo con @, recibirán una notificación por correo electrónico sobre el comentario, con un enlace para verlo directamente en Capsule. Dentro de Capsule también hay un centro de notificaciones al que puedes acceder usando el ícono @ en la barra de menú superior. Allí se mostrarán todos los comentarios en los que tú, o un equipo al que pertenezcas, hayan sido mencionados.

Cómo fijar una actividad

La función Fijar te permite mostrar y acceder fácilmente a actividades registradas específicas en tus Contactos, Oportunidades o Proyectos. Es una excelente manera de resaltar información importante para todos los usuarios que visualizan el registro.

Para fijar la actividad:

1. Busca la actividad registrada que quieres fijar
2. Pasa el cursor sobre la esquina superior derecha de la entrada
3. Selecciona el icono de fijar icon

Todas las actividades fijadas se pueden encontrar en la pestaña Fijados del contacto, oportunidad o proyecto. La actividad fijada más reciente se resalta en la parte superior tanto del historial de actividades como de la pestaña Fijados.

Cómo enriquecer contactos

Para aprovechar al máximo Contactos, puedes añadir información personalizada para respaldar los requisitos específicos de tu negocio. La información se puede añadir mediante:

• Campos personalizados - estos son campos predefinidos que solicitan la captura de información.
• Etiquetas - estas te permiten añadir una categoría a un contacto. Pueden estar predefinidas o añadirse a nivel de contacto cuando sea necesario. Por ejemplo, podrías añadir una etiqueta para proveedores, clientes y prospectos. Se mostrarán en el registro del contacto y podrás utilizarlas para informar sobre contactos con o sin una etiqueta en particular.
• DataTags - estos tienen la ventaja adicional de clasificar usando una Etiqueta y complementar la Etiqueta con Campos Personalizados. Por ejemplo, es posible que quieras etiquetar un registro de Persona con «Cliente». Al aplicar esta Etiqueta, se te pedirá que completes Campos Personalizados predefinidos, como campos de casilla de verificación para seleccionar los productos que han comprado.

Si estableces estos cimientos desde el principio, te aseguras de tener toda la información que necesitas cuando la necesites.

Cómo aplicar y eliminar etiquetas a tus contactos

Las etiquetas son palabras clave que puedes usar para categorizar tus Contactos. Por ejemplo, puedes etiquetar tus Contactos según la relación que tengan con tus usuarios, como Prospecto, Cliente, Proveedor, Socio, etc. También puedes crear etiquetas basadas en el sector empresarial, las áreas de producto, las ubicaciones, etc. Las etiquetas son más versátiles que una simple categoría, ya que puedes aplicar varias etiquetas a un mismo Contacto, como Prospecto y Principal.

Las etiquetas se pueden aplicar a un solo registro de Contacto o se pueden aplicar de una sola vez a una lista de Contactos. Luego, una etiqueta se puede usar para cosas como visualizar un grupo. Esto puede ayudarte a ver rápidamente una lista de Contactos o a enviar correos electrónicos a un grupo específico de Contactos.

Agregar etiquetas a un contacto individual

Al agregar la primera etiqueta a un contacto:

1. Selecciona Agregar etiquetas (ubicado debajo de la foto de perfil).
2. Introduce el nombre de la etiqueta. Si la etiqueta ya existe, verás la opción para seleccionarla.
3. Haz clic en el botón Agregar para aplicar la etiqueta al contacto.

Si el contacto ya tiene algunas etiquetas registradas, simplemente pasa el cursor del ratón sobre las etiquetas actuales. Aquí verás la opción de Editar etiquetas.

Agregar etiquetas a una lista de contactos

Puedes aplicar una etiqueta a varios contactos desde la página Personas y organizaciones. Para hacerlo, filtra los contactos que quieras etiquetar o selecciónalos usando las casillas de verificación. Cuando estés conforme con la lista, haz clic en el botón Agregar etiqueta para etiquetar a todos los contactos de la lista.

Eliminar etiquetas aplicadas a contactos

Hay varias formas de eliminar etiquetas de los contactos.

• Eliminar una sola etiqueta de un registro de contacto - Esto se hace abriendo el contacto correspondiente y luego pasando el cursor sobre las etiquetas existentes. Selecciona Editar etiquetas, luego haz clic en la x junto al nombre de la etiqueta para eliminarla de ese contacto.
• Eliminar una etiqueta de todos los contactos- Los administradores pueden hacer esto desde la sección Configuración de la cuenta, Etiquetas, y luego hacer clic en Eliminar la etiqueta correspondiente. Esta opción eliminará permanentemente la etiqueta de todos los contactos, por lo que es mejor asegurarse de que ya no necesitas la etiqueta.
• Eliminar una etiqueta de una lista seleccionada de contactos - En Capsule no existe la opción de quitar etiquetas en bloque de una lista de contactos. Sin embargo, si puedes filtrar la lista de contactos a los que quieres quitar la etiqueta, puedes usar este proceso:

Supongamos que quieres eliminar la etiqueta Etiqueta original de algunos de tus contactos:

1. Filtra los contactos a los que quieres quitar la etiqueta. A veces esta puede ser la parte más difícil. Dependiendo de tu situación, lo que podría funcionar es filtrar por:[Tag][is] [Original Tag] > haz clic en ‘More filters’ y filtra por [Updated On][is] [today's date]. Con suerte, eso solo debería incluir los contactos a los que quieres quitar la etiqueta.
2. Etiquétalos todos con una etiqueta completamente nueva: Etiqueta X.
3. Crea una nueva lista en la que filtres por [Tag][is] [Original Tag] y añade otra condición para [Tag][isn't] [Tag X]. Esto te dará una lista de todos los contactos que quieres conservar.
4. Etiquetar en lote estos con Etiqueta original 2.
5. Ahora puedes ir a la Account SettingsTags (for People & Organizations) y hacer clic en el enlace "eliminar" junto a Original Tag. Eso lo quitará de todos los contactos que lo tenían anteriormente. Lo que queda son dos tipos de contactos. Una lista con Original Tag 2 y otra con Tag X. Puedes eliminarlos desde la configuración de tus etiquetas de la misma manera, lo que dejará a esos contactos sin etiqueta (el objetivo de este proceso).
6. Ahora puedes cambiar el nombre de la Etiqueta Original 2 de nuevo a simplemente Etiqueta Original y todo volverá a la normalidad, pero con la lista de contactos que querías des-etiquetar ya sin etiqueta.

Campos personalizados en tus contactos

Los campos personalizados te permiten registrar información sobre tus contactos, proyectos u oportunidades de venta. Los campos personalizados ya habrán sido creados por tus administradores.

La ventaja de los Campos Personalizados frente a las Etiquetas es que te permiten estructurar la información que se recopila, especialmente en casos como selecciones de listas. Estos campos también pueden utilizarse para clasificar la información en los informes.

Es posible que se hayan configurado los siguientes tipos de campos personalizados:

• Textopermite la entrada en formato libre de cualquier información: palabras y/o números. Estos pueden marcarse como buscables para que puedas incluir este campo al buscar un registro.
• Las fechas permiten introducir o seleccionar una fecha y pueden utilizarse para registrar eventos especiales, como cumpleaños, fechas de inicio y similares. Más información sobre cómo registrar cumpleaños usando Campos personalizados.
• Casilla de verificación permite una selección de sí/no.
• Lista permite la selección de un listado de valores. Es útil cuando la entrada debe estar controlada para fines de informes, en comparación con los campos de texto libre.
• Númerote permite introducir un número que a su vez puede utilizarse para filtrar listas usando condiciones como «es mayor que» o «es menor que», por ejemplo.
• Enlace generadote permite enlazar a otra URL fuera de tu cuenta de Capsule.

Cómo registrar cumpleaños

Si bien puedes configurar un campo de fecha personalizado para tus contactos para registrar su cumpleaños, no hay forma de que esa fecha se muestre en el calendario. Además, todos los campos de fecha personalizados incluyen un año. Esto es importante tenerlo en cuenta porque, si en algún momento quisieras filtrar una lista de contactos según sus cumpleaños, también tendrías que especificar el año. Normalmente eso no es algo de lo que te preocuparías con los cumpleaños; solo querrías saber, por ejemplo, quién cumple años en julio o en la próxima semana, sin importar qué edad tengan.

Teniendo esto en cuenta, te recomendamos que configures un campo de lista personalizado adicional, por ejemplo para el «Mes de cumpleaños». De este modo podrás filtrar todos los contactos que cumplen años en un mes concreto y, si lo necesitas, entrar en el contacto para ver la fecha exacta.

Para configurar tus campos personalizados de cumpleaños, ve a Account SettingsCustom FieldsAdd New. Luego crea dos campos: un campo de fecha para la 'Fecha de cumpleaños' y un campo de lista para el 'Mes de cumpleaños'. Una vez que se agreguen a un contacto, se verá así:

DataTags en tus contactos

Los DataTags son etiquetas que permiten añadir información adicional mediante Campos Personalizados. Cuando agregas una etiqueta, se te solicita que añadas la información adicional del Campo Personalizado. El DataTag vincula toda la información de los Campos Personalizados. Tu administrador agrega estos DataTags, y una etiqueta puede convertirse en un DataTag en cualquier momento.

Por ejemplo, tu administrador podría haber configurado una DataTag para registrar el número de socio y el nivel de membresía cuando etiquetas a alguien como Miembro. Capsule te pedirá que añadas la información adicional cuando apliques la etiqueta a un contacto.

Añade una Datatag a un contacto del mismo modo que añadirías una etiqueta. En cuanto se aplique la etiqueta, aparecerá una ventana emergente con los campos personalizados relacionados.

Agregar títulos personalizados a tus contactos

Capsule ya incluye algunos de los títulos estándar que usarías para tus contactos, pero es posible que también quieras añadir tus propios títulos. Puedes hacerlo usando Títulos personalizados.

Cómo ver la información de facturas en tus contactos

Si tu cuenta de Capsule está integrada con tu paquete de contabilidad, la integración mantendrá sincronizados los datos de tus clientes y te dará una vista instantánea de sus facturas y presupuestos sin necesidad de salir de Capsule.

Esto te permite identificar fácilmente si la cuenta de un contacto está al día o si se requiere alguna acción adicional por pagos pendientes.