Cómo Capsule ayudó a Rough House Media a gestionar su tiempo y las relaciones con los clientes

Ann Wright es la Cofundadora y propietaria de Rough House Media, una agencia de comunicaciones mediáticas que entrena a las personas en cómo gestionar relaciones con los medios. Como ex periodista, Ann utiliza sus habilidades para ayudar a los clientes con una variedad de habilidades comunicativas.

Durante los últimos 15 años, su empresa ha enseñado a los clientes sobre todo, desde cómo hablar con periodistas y organizaciones de medios, hasta la gestión de comunicación de crisis y entrenamiento en presentaciones.

Mantener un registro de las comunicaciones con los clientes es crucial para el negocio de Rough House Media. Por lo tanto, necesitaban invertir en un CRM que les ayudara a optimizar su enfoque y les ayudara a aumentar la productividad a través de una mejor gestión de contactos.

Identificar cuellos de botella

Como muchas otras pequeñas empresas, Ann utilizaba hojas de cálculo de Excel para gestionar sus interacciones con clientes. Pero a medida que su negocio crecía, se hizo evidente que este no era el mejor método.

Necesitaban una mejor manera de rastrear todos los registros de sus clientes para poder revisar todas sus comunicaciones anteriores. Con esta información, Ann quería fomentar mejores relaciones con sus clientes para construir relaciones comerciales más sólidas.

Ann dijo: “Las cosas se me pasaban por alto todo el tiempo. No tenía un método adecuado para llevar un seguimiento de a quién debía contactar y cuándo, así que perdía oportunidades.”

Capsule ayudó a Ann a tomar notas de exactamente cuándo debía contactar a los clientes, ya sea para dar seguimiento después de un curso de capacitación o para cultivar prospectos.

Encontrar una solución que funcionara para ellos

Ann conoció por primera vez Capsule mientras ayudaba a un cliente con su relaciones públicas. El cliente utilizaba Capsule para ayudar a gestionar sus proyectos y tareas. Ann se dio cuenta del potencial del CRM y comenzó a utilizar el software también.

“Siempre que buscaba algo, un miembro de su equipo me decía que estaba en Cápsula.

Desde que implementó Capsule, Ann ha notado una mejora en sus actividades diarias, desde el seguimiento de comunicaciones con clientes potenciales hasta el registro de su lista de tareas en las funciones del calendario.

Ella añade: “Capsule se ha convertido en una parte normal de nuestras actividades comerciales hasta el punto de que lo uso como verbo - capsular. Cuando hablo con un cliente o un posible cliente y me dicen ‘llámame en un mes’, puedo hacer una nota para no olvidar hacer seguimiento. Esos seguimientos están listados como ‘cápsulas’ en mi lista de tareas diarias.”

Ann se asegura de no perder nunca una oportunidad manteniendo un registro completo de todas las interacciones con los clientes. Puede seguir qué entrenamientos han realizado ya los clientes para ayudarles a avanzar en sus habilidades.

Ann dice: “Con Capsule tenemos un registro completo de nuestros cursos de capacitación, así sabemos a quién hemos entrenado, cuándo y cuánto han gastado, y con la aplicación móvil puedo acceder a esta información en cualquier lugar y momento.”

Explorando características e integraciones

Round House Media es un pequeño equipo compuesto únicamente por Ann y su esposo, por lo que la implementación del sistema fue sencilla. Ella encontró la interfaz fácil de usar y disfrutó descubriendo nuevas formas de utilizar el sistema para ayudar a simplificar sus procesos de negocio actuales.

Ann comenzó con el sistema gratuito y rápidamente encontró los beneficios de invertir en un paquete de pago. Ann explica: “Tener Capsule hizo mi vida mucho más fácil, empezamos con la versión gratuita y después de aproximadamente dos semanas, estaba claro que necesitábamos la versión de pago.”

“Hay tantas funciones que sé que no utilizo todas las que debería. Me llevó bastante tiempo empezar a usar el pipeline, pero lo he encontrado útil para recopilar y almacenar datos sobre clientes potenciales.

“Incluso he añadido mi identificación de Government Gateway y otros inicios de sesión a mi perfil para poder acceder a ello siempre que lo necesite.”

Funciones como la gestión de contactos, la organización de contactos y la integración con el calendario, son utilizadas extensamente por su equipo. Pero la característica más común que disfrutan es la integración perfecta entre Capsule y su sistema telefónico Circle Loop que ayuda a gestionar sus consultas telefónicas.

Ann busca constantemente nuevas formas de implementar las funciones de Capsule en su trabajo diario. Su próximo paso es explorar las características de proyectos de Capsule y cómo utilizar los proyectos para hacer seguimiento del progreso en el trabajo con clientes.

Puntos clave

• Almacenamiento de datos sin paralelo: A Ann le encanta que Capsule le permita ver todos sus archivos en un espacio fácil de acceder.
• Mejor gestión de oportunidades: Al establecer recordatorios para contactar a clientes y prospectos, se evita que algo se pase por alto, lo que significa un mejor potencial para cultivar oportunidades de negocio.
• Integración completa: Con Capsule, Ann puede integrar los servicios que necesita para nunca tener que preocuparse por transferir datos importantes.

Conclusión

Capsule ha ayudado a Rough House Media a transformar sus prácticas comerciales al servir como una herramienta integral para ayudar a gestionar el tiempo y las relaciones con los clientes de manera efectiva.

Con una integración perfecta y un soporte al cliente sin igual, ha sido de gran ayuda para Ann y su equipo. Capsule se ha convertido en un activo indispensable en sus operaciones diarias, ofreciendo almacenamiento de datos sin parangón, mejor gestión de oportunidades y capacidades de integración impecables.

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