Box Factura es un proveedor de gestión de facturas electrónicas con sede en México. Se especializa en ayudar a las empresas a abordar las complejidades normativas de la emisión y el pago de facturas en el mercado mexicano.
Es una organización pequeña, pero en rápido crecimiento. Sus soluciones de almacenamiento seguro en la nube cuentan con la confianza de muchas empresas que buscan un proceso transparente y trazable para todos sus pagos digitales.
Para apoyar los planes de crecimiento de Box Factura, el equipo directivo se dio cuenta de que necesitaba un CRM que respaldara sus operaciones empresariales fundamentales.
El estancamiento del crecimiento frena a Box Factura
El equipo de Box Factura se enfrentó a retos fundamentales cuando empezó a crecer. Al tener cientos de clientes por atender, el equipo experimentó dificultades para gestionar sus comunicaciones con los clientes.
Rafael Soto, director general de Box Factura, detalló los problemas de comunicación de sus clientes: “Antes de empezar a trabajar con Capsule, era muy difícil hacer un seguimiento de todas las comunicaciones con nuestros clientes.
“No podíamos entender, de un vistazo, cuál era el estado de sus cuentas”.
Y añadió: “En su lugar, realizamos un seguimiento de las comunicaciones a través de sistemas electrónicos arbitrarios e impresos.
“Esto nos llevó a tener dificultades para cumplir las expectativas de los clientes y crear actividades de seguimiento; en general, esto hizo que no prestáramos el servicio de máxima calidad que nos exigimos a nosotros mismos.
”
Además de los problemas de comunicación con los clientes, Box Factura tenía dificultades con su proceso de ventas. Un proceso de venta típico debería durar entre tres y cuatro meses para Box Factura.
"Pero como este proceso se dividía entre tres personas y se hacía en Excel y otros sistemas, cerrar acuerdos llevaba mucho más tiempo."
Esto afectaba a la capacidad del proveedor de facturación electrónica para pronosticar sus ingresos y cerrar ventas con rapidez.
En busca del CRM adecuado
Rafael y su equipo sabían que necesitaban un CRM, pero elegir el adecuado era crucial para el especialista en facturación electrónica. Según Soto, cualquier CRM que eligieran debía ser “fácil de usar”, “rentable” y tener “un amplio conjunto de funciones para satisfacer las necesidades cambiantes de Box Factura”.
Soto se dio cuenta de que, sin un CRM, les costaba tomar decisiones basadas en datos sobre sus actividades de ventas, ya que les resultaba difícil prever con exactitud su flujo de ventas. Además, dada la complejidad multicanal de la comunicación con el cliente en la empresa moderna, su estrategia de entonces no conseguía centralizar estos detalles en un solo lugar.
En última instancia, Box Factura es una empresa de ámbito nacional en México, por lo que Rafael y su equipo tenían que poder realizar actividades empresariales clave en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Descubrimiento de Capsule
Después de algunas investigaciones y demostraciones de productos, Rafael y su equipo descubrieron Capsule, un CRM fácil de usar, con un precio competitivo y un amplio conjunto de funciones que encajan perfectamente con la estrategia de crecimiento de Box Factura.
Un gran atractivo para Soto fue lo fácil que resulta implantar y empezar a utilizar Capsule.
De ello, dijo lo siguiente: “Fue muy fácil empezar a trabajar con Capsule. Nosotros mismos nos encargamos de nuestra incorporación con la completísima sección de asistencia del sitio.
"A continuación, organicé una breve sesión de entrenamiento con el equipo y nos pusimos en marcha casi de inmediato."
“La interfaz fácil de usar facilitó al equipo la puesta en marcha.
”
Capsule se encarga ahora de muchas operaciones comerciales. Las ventas se manejan mediante la gestión del flujo de ventas, una de las muchas funciones de Capsule. Esto permite a Box Factura hacer un seguimiento del estado de los clientes potenciales a lo largo del ciclo de ventas, desde el momento en que un cliente potencial entra o sale de su proceso de ventas.
Ha hecho que las ventas sean más eficientes para el equipo. Todos los miembros del departamento de ventas pueden ver ahora el estado de los clientes potenciales activos en un panel de control de fácil acceso. Box Factura también ha aumentado la eficiencia operativa, ya que todo el equipo sabe en qué punto se encuentra cada cliente potencial y los distintos representantes pueden entrar y salir sin problemas de cualquier proceso de venta.
Por último, este proceso de ventas mejorado ha dado a Box Factura el control y la visibilidad de su flujo de ventas, lo que ha sido crucial para Soto y su equipo a la hora de trazar su trayectoria de crecimiento.
Gestión inmediata de tareas
Si bien el flujo de ventas ha sido importante para ayudar a trazar los planes de crecimiento de Box Factura, la función de Tareas ha contribuido a su ejecución.
Rafael detalló su uso de la función de Tareas de Capsule como sigue:
“Aunque la función de Flujo de ventas nos ha ayudado a visualizar y pronosticar mejor nuestro flujo de ventas, la función de Tareas nos ha ayudado a dar un mejor servicio a nuestros clientes.
”
“Nuestro equipo programa el trabajo en Tareas, tanto durante como después del proceso de venta. Por ejemplo, si necesitamos que alguien dé seguimiento después de no tener noticias del cliente potencial por un par de semanas, programamos un recordatorio en Tareas para que se haga.
“Lo mismo ocurre con el envío y la recepción de contratos: programamos la tarea de enviar un contrato y se lo asignamos al empleado correspondiente para que lo ejecute”.
Rápida aplicación y rentabilización
Darse cuenta del tiempo que se tarda en obtener valor es esencial a la hora de comprar e implantar cualquier nueva herramienta empresarial, y lo mismo ocurre con la implantación de un CRM. Afortunadamente, Box Factura no sólo implantó Capsule rápidamente, sino que también vio superados sus objetivos de crecimiento, gracias a la ventaja que les ha proporcionado nuestra tecnología.
En 2022, Box Factura se fijó el objetivo de aumentar sus ingresos un 48%. No sólo cumplieron ese objetivo, sino que lo superaron. Soto cree que esto se debe a varias cosas. En primer lugar, el equipo trabaja con más eficiencia que nunca, gracias a que es “más receptivo” a las consultas de clientes potenciales y clientes actuales.
También considera que, en general, el hecho de que Capsule sea fácil de usar y de implantar ha dado a Box Factura una ventaja competitiva en sus operaciones cotidianas. Las actividades de venta y postventa se llevan a cabo más pronto que antes de Capsule.
Por qué elegir a Capsule en vez de a la competencia
Cuando le preguntamos por qué Box Factura había elegido a Capsule y no a sus competidores, Rafael respondió lo siguiente: “Me sorprendió gratamente descubrir que su organización, incluso entre competidores muy conocidos, se dedica específicamente a ayudar a pequeñas empresas con presupuestos limitados”.
“Sus competidores se centran en organizaciones más grandes. Y su acercamiento a los clientes es mucho más práctico y personalizado que el de otros proveedores de CRM. Esto diferencia a Capsule y fue un gran atractivo para el equipo y para mí.
”
Conclusión
Con la adopción de Capsule, Box Factura no sólo ha mejorado su eficiencia operativa, sino que también ha experimentado un importante crecimiento de sus ingresos año tras año.
- Retos de comunicación: Box Factura tenía problemas para gestionar las comunicaciones con los clientes y los procesos de venta, lo que provocaba - ineficiencias y ciclos de venta prolongados.
- Solución de CRM: Rafael Soto, director general de la empresa, buscaba un CRM fácil de usar, rentable y con amplias funciones, lo que le llevó a - elegir Capsule.
- Implantación eficiente: Capsule se implantó rápidamente, mejorando la eficiencia de las ventas y la gestión de tareas, y proporcionando un mayor - control y visibilidad.
- Crecimiento superado: La adopción de Capsule permitió superar en un 48% el objetivo de crecimiento para 2022, gracias a la mejora de la eficiencia - de los equipos y a la facilidad de uso del CRM.
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