April O'Leary es la propietaria de O'Leary Publishing, una empresa editora de libros independiente ubicada en Naples, Florida.
Su organización ayuda a emprendedores, oradores y empresarios de alto rendimiento a escribir sus conocimientos, ideas e historias y a publicarlas.
O'Leary empezó a utilizar Capsule para gestionar actividades empresariales clave en su negocio editorial. Su equipo lo usa para capturar clientes potenciales por medio de la integración de Capsule con G-Suite, crear oportunidades en el flujo de ventas y cerrar tratos con los autores prospecto.
A partir de ese punto, su equipo lo utiliza para gestionar el proceso de publicación del proyecto de principio a fin, coordinarse con los trabajadores por contrato e impresores y centralizar la comunicación entre los miembros del equipo.
En este caso de estudio, demostraremos cómo Capsule se ha convertido en una parte indispensable de las ambiciones de crecimiento, operaciones de negocios y las prácticas laborales en general de O'Leary Publishing.
Escribiendo su propia historia
Cuando April inició su negocio, en 2019, necesitó una herramienta que le ayudara a dar seguimiento a los clientes potenciales, a guardar y gestionar su comunicación con sus clientes y crear un sistema de seguimiento para manejar fácilmente cada detalle de los proyectos de edición de los libros.
April afirmó que, cuando diriges una empresa editorial, tienes que ponerte muchos sombreros. Eres gerente de marketing y ventas, y a la vez gerente de proyectos y representante de servicio al cliente; son muchos detalles, no importa cómo los dividas.
Al utilizar Capsule como herramienta central para su equipo, ha logrado delegar estos roles a diferentes miembros de su equipo.
Explicó que “Mi trabajo del día a día siempre es muy variado. A veces hablo con prospectos y les aconsejo sobre diversas opciones de publicación disponibles actualmente; otras veces presento la revisión de un manuscrito o trabajo con nuestro gerente de proyectos para que cada libro avance dentro del sistema de seguimiento”.
“Después hablo con editores y diseñadores o atiendo consultas de los propios autores”.
Tener el control de la gestión de contactos fue una prioridad clave para April. Antes de Capsule, organizar y consolidar la información entre diferentes plataformas digitales que no se “comunicaban” entre sí se sentía como una tarea abrumadora.
“¡Tenía algunas tareas en mi aplicación de notas, otras en mi correo electrónico y algunas más en mi cabeza!”, agregó.
“Era como si mi cerebro estuviera siempre a toda velocidad tratando de recordar lo que había pensado u olvidaba o tenía que verificar dos veces que había hecho algo que ya había terminado.
““La forma en la que estaba trabajando era ineficiente y confusa para el pequeño equipo que teníamos en O'Leary Publishing cuando comenzamos en 2019. No pasó mucho tiempo para que nos diéramos cuenta de que necesitábamos un lugar central para todo nuestras actividades de trabajo diarias, tareas, clientes, vendedores y más”.
”
Quedó claro que necesitaba un CRM y una herramienta de gestión de proyectos que le ayudara a organizar estos procesos fundamentales. April no tuvo que pensar por mucho tiempo para elegir un CRM. ¡Capsule ya es un asunto de familia para los O'Leary!
“Mi esposo tiene su propia firma privada de abogados y ha utilizado Capsule en los últimos diez años, así que, cuando decidí fundar O'Leary Publishing, él me recomendó que empezara a usarlo para gestionar mis operaciones diarias”.
Cerrando el libro del purgatorio de la productividad
Capsule se ha convertido en una parte indispensable de O'Leary Publishing. April y su equipo utilizan la función de Gestión de contactos ampliamente.
Ella la utiliza para guardar los mensajes que intercambia con sus clientes y para registrar las actividades de los proyectos para consultas futuras. Como se integra tan perfectamente con G-Suite, es fácil hacer esto. Gracias a ello, han logrado evitar las largas listas de destinatarios en mensajes para “Responder a todos”.
O'Leary y su equipo pueden iniciar sesión en Capsule, ver las cuentas de los clientes y entender al instante quiénes son los clientes potenciales más viables del flujo de ventas o qué tareas son prioritarias para un autor cuyo libro está en producción.
Esta funcionalidad también ha sido útil cuando April asiste a reuniones, afirmó.
““Poder llevar a Capsule a cualquier reunión, en cualquier lugar, es extremadamente poderoso. ¡Hasta tengo la aplicación en mi iPhone! Esto significa que puedo llevar a mi negocio a cualquier lugar donde necesite estar y tener acceso a mis contactos y proyectos con facilidad”.
”
“Nunca me he sentido desprotegida y mi equipo puede trabajar con más autonomía porque todos podemos revisar Capsule y ver qué tareas están asignadas a qué personas, lo que ya se hizo y en qué etapa está cualquier proyecto sin llamar o enviar mensajes unos a otros”.
“Como trabajamos a distancia a diferentes horas del día y en distintas zonas horarias, es genial poder tener un sistema que nos mantiene en la misma página al mismo tiempo”.
Publicar un libro es un proceso complejo de varios pasos que involucra a muchas personas que trabajan en el proyecto en diversas etapas.
Por ejemplo, al principio, puede ser que April se encargue de abordar y negociar con los autores. Después, el gerente del proyecto asuma la responsabilidad y asigne un editor.
Puede agregar fácilmente a cada persona al proyecto como contacto para que el equipo sepa quién está trabajando en cada libro. A medida que avanzan en el seguimiento del proyecto, agregan diseñadores, ilustradores, correctores y hasta diseñadores de sitios web para que ayuden a realizar el proyecto.
Esta información siempre está disponible para que todos, en cualquier momento futuro del proyecto, puedan volver a verlo y sepan quién trabajó en él.
Este nivel de complejidad requiere amplias capacidades de gestión de proyectos y una herramienta para gestionar el proceso que hay detrás. Por eso es que las funciones de Proyectos e Hilos han sido tan útiles para O'Leary, explicó.
“Proyectos” les ayuda a organizar cada libro e “Hilos” contiene el conjunto de tareas repetibles y predecibles de la producción de cada libro.
“Hemos creado siete hilos que usamos en cada proyecto y hemos programado algunas automatizaciones para que el sistema avance con fluidez.
“Proyectos e Hilos hacen el trabajo pesado de la parte administrativa de mi negocio”, señaló.
“Cuando un nuevo cliente potencial llama a nuestra puerta, se le agrega al flujo de ventas. Si lo aceptamos como aspirante a autor, mi gerente del proyecto le envía un contrato y convierte la oportunidad de ventas en un proyecto y lo agrega a nuestros hilos personalizados de proyectos para organizar nuestro flujo de trabajo para el cliente”.
“Yo puedo agregar ciertas metas parciales clave, establecer fechas límite y programar recordatorios para mantenernos enfocados”.
Apoyo agradable cuando se necesita
Cuando le preguntan qué hace destacar a Capsule, la respuesta de April es muy empática: “Es el toque humano que las personas que crearon Capsule han dado a cada paso del camino. Normalmente me da pavor pedir un ticket de asistencia técnica, pero eso no ocurre con Capsule”.
““Cada persona con la que he hablado ha sido realmente amable, agradable, y sobre todo, ¡muy útil! Hasta me han dado ideas sobre cómo utilizar Capsule para dirigir mi negocio de una forma más eficiente y eficaz. No sé qué haría sin él en este punto”.
”
En conclusión: Capsule brinda estabilidad y escalabilidad
Al adoptar Capsule, O'Leary Publishing no sólo agilizó su proceso de publicación de libros, sino que también sentó las bases para su futura escalabilidad y adaptabilidad.
Información clave:
Operaciones centralizadas: Capsule ofrece una solución unificada para O'Leary Publishing y le permite una gestión eficiente de las tareas, desde la comunicación con los clientes hasta los procesos del equipo y calendarios de producción.
Mayor productividad: Las funciones de Proyectos e Hilos aseguran que cada parte de los proyectos de April se planifiquen meticulosamente, lo que garantiza la entrega oportuna y la satisfacción de los autores.
Escalabilidad y evolución: A medida que O'Leary Publishing crece, el uso del flujo de ventas de Capsule promete mejorar aún más las operaciones del negocio y ayudar al crecimiento del organigrama del equipo.
Asistencia sin igual: El toque humano en la asistencia al cliente distingue a Capsule de otras soluciones tecnológicas al ofrecer, no sólo un producto, sino una asociación genuina.
¿Estás listo para asumir el control de tu negocio como lo hizo April? Comienza hoy mismo tu prueba gratuita de 14 días.