Grofar is an award-winning EdTech startup with a mission to empower learners to reach their fullest potential through meaningful career and workplace experiences.
Lo hacen apoyando a su mercado principal de colegios de educación superior, proveedores de aprendizaje y escuelas para gestionar su actividad integral de compromiso con empleadores, carreras y prácticas laborales en todo el Reino Unido.
Hablamos con Abbie Pullman, Directora de Operaciones, y Donna Pockson, Jefa de Asociaciones, sobre su experiencia con Capsule.
Encontrar una solución
Antes de encontrar Capsule, Grofar dependía de hojas de cálculo complejas. Esto les dificultaba el seguimiento de las relaciones con los clientes y el impulso de las ventas y la eficiencia operativa.
A medida que la empresa crecía, el equipo de Grofar necesitaba una manera de asegurarse de que toda la información se registrara con precisión y estuviera accesible para todos los interesados relevantes. Capsule resolvió este problema al no solo almacenar la información de manera centralizada, sino también al permitir que el equipo accediera a estos datos desde cualquier lugar. Capsule también permitió a Grofar acelerar rápidamente sus esfuerzos de ventas: pudieron importar su lista de prospectos y construir un embudo de ventas extremadamente rápido.
Implementación instantánea
Las pequeñas empresas a menudo no tienen el tiempo ni los recursos para capacitar al personal en nuevas tecnologías o software. En cambio, necesitan soluciones que se integren perfectamente en sus roles diarios, lo que significa que los miembros del equipo pueden comenzar a usar rápidamente el nuevo software para mejorar su eficiencia y alcanzar los KPIs.
Abbie dijo: “Como una empresa emergente, queríamos encontrar una solución que ayudara a nuestro pequeño equipo a ponerse al día rápidamente.
“No teníamos tiempo para que el equipo se perdiera en funciones que no eran relevantes para sus roles, ni teníamos tiempo para curvas de aprendizaje pronunciadas.”
Grofar se dio cuenta de que no necesitaban un sistema complejo. No tenían necesidad de características innecesarias que eran costosas y no tenían uso práctico para su equipo en crecimiento.
Su enfoque estaba en encontrar software simple, eficiente y escalable que cerrara la brecha entre sus equipos de ventas y éxito del cliente de manera fluida, permitiendo el mejor soporte del mercado para sus clientes.
Manteniendo las cosas simples
Encontrar una solución de software que priorizara la simplicidad era clave. Grofar quería algo que presentara la información crucial de manera clara, para así evitar tener que filtrar datos innecesarios.
“Capsule se destacó frente a sus competidores. Fue fácil de implementar, haciendo que la gestión de tareas y procesos fuera sencilla. Ha ayudado a nuestro equipo a automatizar elementos de procesos como las entregas entre equipos y el seguimiento de renovaciones, así como la gestión de proyectos a largo plazo.”Abbie Pullman COO
Grofar quería una plataforma que fuera rápida de implementar y que todo el personal pudiera adoptar rápidamente. Desplegaron Capsule en todo su negocio y pronto todos los equipos estaban utilizando el software para resolver sus desafíos empresariales.
El equipo se dio cuenta rápidamente de que muchas de las funciones de Capsule podrían ayudarles a mantenerse al tanto de los flujos de trabajo concurrentes. Esto fue particularmente útil para Abbie al reestructurar procesos internos: las indicaciones de tareas automatizadas hicieron que los cambios fueran fáciles de adoptar por el equipo y aseguraron un enfoque consistente a través de los equipos. Esto liberó mucho tiempo y les permitió concentrarse en tareas más grandes y complejas.
Obteniendo el máximo provecho de tus datos
Las etiquetas personalizables y los campos personalizados de Capsule ayudan a equipos como Grofar a segmentar rápidamente y reportar datos para llegar al corazón de las necesidades de sus clientes.
Opciones como las etiquetas ayudan a mantener tus datos organizados para que puedas encontrar lo que necesitas de manera rápida y sencilla. Donna dice: “En empresas anteriores, si quería ver todas las oportunidades que tuvimos durante un período de un año, tenía que buscar manualmente los datos. Pero con etiquetas personalizables, es fácil filtrar y profundizar en mis datos para crear informes fáciles de interpretar.”
Al filtrar los datos innecesarios, el equipo pudo concentrarse en lo que realmente importaba, liberando tiempo para proporcionar una atención y apoyo mejorados a su creciente base de clientes.
Apoyo y orientación sin igual
Lo que resaltó para Donna y el resto del equipo es lo fácil que es obtener apoyo y orientación de Capsule. Ella dice: “Marca una gran diferencia tener respuestas realmente útiles y humanas de tu equipo de soporte.”
Las consultas se responden rápidamente y ella valora cómo el equipo de Capsule se toma el tiempo para proporcionar respuestas detalladas y pertinentes. Incluso cuando la ayuda no está disponible de inmediato, hay otras formas de obtener el soporte que necesitas.
“El equipo de soporte es realmente receptivo, pero sus guías también son excelentes cuando necesitas una respuesta rápida. Las guías simplemente tienen sentido, te llevan paso a paso a través de cada pantalla, y eso no es algo que encuentres en todas partes.”Donna Pockson Jefe de Asociaciones
Puntos clave
Automatización simplificada: Capsule hace que las tareas que consumen mucho tiempo sean simples y eficientes con su herramienta de automatización. Esto permite una gestión de tareas eficiente, incluyendo el intercambio de información entre equipos y los procesos de renovación.
Productividad mejorada: Casi todos los equipos de Grofar utilizan Capsule para apoyar algún aspecto de sus operaciones. Ya sea para mejorar la comunicación con los clientes o acelerar las tareas repetitivas, el resultado es un mayor nivel de eficiencia y productividad.
Escalabilidad y desarrollo: Capsule continuará optimizando las operaciones comerciales a medida que Grofar crece y expande sus servicios mediante la actualización y mejora constante de nuestras herramientas y características actuales.
Apoyo sin igual: El equipo de soporte de Capsule está listo para responder cualquier pregunta, consulta o sugerencia que tenga Grofar. Pero para una respuesta instantánea, nuestro equipo ha recopilado muchas guías de expertos para ayudar a los clientes a encontrar respuestas rápidamente.
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